Implementa el método japonés para administrar tu negocio de manera eficiente

administra tu negocio con el método japonés

Implementa el método japonés para administrar tu negocio de manera eficiente

La organización y la disciplina son dos cualidades que caracterizan a los japoneses y que han contribuido a que los empresarios de ese país construyan negocios sólidos y exitosos. Sabemos que como emprendedor también quieres obtener los mejores resultados, por eso te contamos cómo administrar tu negocio con los 2 métodos japoneses más populares: el Kanban y el de las 5s.

Los métodos japoneses de gestión empresarial son practicados en todo el mundo, pues funcionan perfectamente sin importar el contexto en que se apliquen. Así que toma nota y prepárate para revolucionar las tareas diarias en tu empresa con los tips que vas a conocer a continuación.

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Administra tu negocio con el método Kanban

Este sistema se divide en 6 principios, que fueron pensados para combatir dos problemas significativos que enfrenta toda empresa: la procrastinación y la desorganización. Estos dos inconvenientes impiden que se reconozca cuál es el flujo del trabajo y se identifiquen adecuadamente las prioridades diarias, por eso los debes evitar a toda costa.

A continuación, te describimos los 6 principios que forman parte del método Kanban para una adecuada administración de tu negocio:

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1. El mejor momento para empezar es ahora

Este primer principio se relaciona directamente con el mal hábito de la procrastinación. Puede que tengas buenas ideas y muchos proyectos en tu emprendimiento, pero si no empiezas a trabajar en ellos y dejas todo para última hora, no vas a obtener los resultados deseados.

Por eso lo más sabio es comenzar a trabajar ahora mismo. Aunque avances poco, es un paso importante que estás dando para llegar a la meta que te propusiste. Cuando veas el progreso te sentirás aliviado de haberlo hecho y te será más fácil continuar con el proceso.

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2. Cambia progresivamente

No puedes cambiar a tu empresa de un día para otro. Por eso debes adoptar pequeñas prácticas que sean fáciles de asimilar en la cotidianidad y que puedas continuar aplicando hasta visualizar la transformación deseada.

Ten en cuenta que, cuando se habla de la administración de un negocio, los cambios radicales no son tan favorables como a veces se piensa y son mucho más difíciles de implementar; intervenir las costumbres de los seres humanos, en cualquier ámbito, es un proceso lento que solo es exitoso si se hace paulatina y correctamente.

3. Promueve el liderazgo y la autonomía

Cuando le das confianza a tus empleados y ellos tienen la independencia para tomar ciertas decisiones, tienden a ser más productivos y a contribuir efectivamente con el crecimiento de la empresa. Por esta razón, es importante brindarles la oportunidad de ser propositivos y explotar su creatividad.

Ahora bien, esta autonomía debe ser supervisada por los líderes de la organización, quienes también pueden sacar provecho de esta práctica al no tener que enfocarse en responder preguntas sencillas o autorizar cada actividad que se lleve a cabo.

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4. Monitorea el flujo de trabajo

Este es uno de los fundamentos más importantes del método japonés Kanban para la administración de un negocio; al tener claridad en las tareas que se deben realizar, se pueden organizar y diseñar estrategias para ejecutarlas metódicamente.

Identifica cuáles son las acciones concretas que debes llevar a cabo para materializar un proyecto y luego ordena las tareas en un cuadro dividido por las siguientes columnas:

  • Backlog: es el listado completo de todas las tareas pendientes.
  • To do: se refiere a lo que se debe hacer de forma más inmediata.
  • Doing: se señalan las labores que se están ejecutando en el momento.
  • Done: se escribe lo que ya se finalizó.
administra tu negocio con el método japonés

Esta administración de tus tareas la puedes hacer de forma manual o utilizando una aplicación, como por ejemplo el planner de Office 365 de Microsoft. 

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5. Sé realista en la forma de administrar tu negocio

Calcula cuántas tareas tienen tú y tu equipo, y en cuánto tiempo pueden ejecutarlas. De nada sirve comenzar muchos proyectos y no terminar ninguno, o finalizarlos con un margen de calidad intermedio. Ten presente que trabajar con ansiedad no es la mejor forma de alcanzar metas y siempre intenta preguntar a tus colaboradores qué necesitan para ser más eficientes antes de exigirles resultados.

6. Divulga el modelo de trabajo

Todos dentro de tu empresa deben conocer el modelo de trabajo, por eso la labor del líder es explicar cuáles son sus funciones y cómo se mueve el negocio. Si una sola persona no tiene claro el proceso, esto va a generar tropiezos en el flujo de trabajo y en la comunicación entre las diferentes áreas.

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El método japonés de las “5s” para administrar tu negocio

El segundo método que te recomendamos para gestionar de manera eficiente tu empresa, hace referencia a 5 principios que en el idioma japonés empiezan con la letra s:

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  • Clasificar: consiste en identificar los objetos que son absolutamente necesarios para ejecutar el trabajo diario y eliminar los que, aunque se utilizan, no son tan indispensables.

 

  • Ordenar: todas las cosas deben tener un lugar y las personas deben procurar mantenerlas allí luego de usarlas. Además, como parte del proceso de organización, se deben determinar los límites en los espacios de trabajo y etiquetar lo que sea necesario para que cualquier persona pueda entenderlos.

 

  • Limpiar: muchas veces las personas creen que limpiar no es una actividad que les compete dentro de sus funciones, por lo que es importante concientizar a todos los colaboradores de que son dueños de su espacio de trabajo y responsables por el estado en el que se encuentra.

 

  • Estandarizar: esta parte se refiere a desarrollar un método para cumplir con los pasos anteriores, de modo que todos sepan qué deben hacer y cómo.

 

  • Disciplina: sin rigor no importa qué tan bien se diseñen estrategias para optimizar la administración de un negocio, ya que al final todo depende de la actitud que las personas toman frente a estos mecanismos y en qué medida los adoptan como un hábito; entonces, aunque al principio puede resultar complicado, con el tiempo todas las prácticas se pueden asimilar con naturalidad.

 

Hasta aquí nuestros consejos para administrar tu negocio siguiendo el ejemplo japonés. Pon en práctica todas las sugerencias y verás cómo, de forma progresiva, tu empresa se irá transformando en un modelo de organización, armonía y productividad.

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