15 Nov ¿Qué es la auditoría administrativa? 5 pasos para que puedas realizarla

Administrar una empresa es una gestión demandante que requiere de múltiples tareas y procesos para garantizar los buenos resultados. Debido a su importante papel, se hace necesario evaluar los procesos y asegurar el cumplimiento de los controles internos.

La auditoría administrativa entra a jugar un rol indispensable en este sentido, ya que permite asegurar que los procesos internos sean eficientes. Al mismo tiempo, ayuda a que toda la gestión esté alineada con los objetivos de las empresas y conforme con las regulaciones.

Quédate hasta el final de este artículo y descubre qué es una auditoría administrativa, su importancia, cómo llevarla a cabo paso a paso, y más.

Lo que todo contador debe saber antes de empezar una auditoría administrativa

Lo primero que debes tener en cuenta, es la relación de la auditoría administrativa y los profesionales en contabilidad. Este punto es de fundamental, ya que tener entero conocimiento sobre este proceso es crucial.

Además de ser importante para contadores, la auditoría administrativa es un recurso que todo empresario debe conocer a profundidad. Es decir que, es imprescindible tanto para contadores como para emprendedores y empresarios.

Partiendo de lo anterior, se hace necesario entender los fundamentos de la auditoría administrativa y así aprovecharla al máximo. Por eso, acá te contamos todo lo que debes tener en cuenta de este proceso.

¿Qué es exactamente una auditoría administrativa y por qué es importante?

La auditoría administrativa es un proceso sistemático que evalúa el funcionamiento de las áreas administrativas de una organización. A diferencia de otras auditorías, que se centran en la precisión de los estados contables; la auditoría administrativa examina otros aspectos.

Algunos de ellos son:

– Estructura organizativa.

– Eficiencia de los procesos.

– Cumplimiento de políticas.

– Toma de decisiones dentro de las áreas administrativas.

Este tipo de auditoría es fundamental porque permite garantizar que las empresas estén operando de manera eficiente. En consecuencia, se maximizan los recursos y se minimizan los errores y riesgos.

Además, ofrece una visión detallada del funcionamiento interno, facilitando la identificación de áreas de mejora. Lo que ayuda a promover mayores niveles de productividad y reducción de costos.

• ¿Cuáles son sus objetivos y alcance?

El alcance de una auditoría administrativa depende en gran medida de los objetivos que se plantean al inicio. Generalmente, se evalúan la eficiencia y efectividad de los procedimientos administrativos, así como el grado de cumplimiento de las políticas y normativas internas.

Los principales objetivos de una auditoría administrativa son los siguientes:

– Evaluar el cumplimiento de políticas y procedimientos internos.

– Verificar la eficiencia de los procesos administrativos.

– Identificar cuellos de botella y redundancias.

– Analizar la estructura organizacional y su efectividad.

– Evaluar el uso de recursos humanos y materiales.

– Proponer mejoras en los sistemas de control.

En cuanto a su alcance, si bien puede variar, los puntos que normalmente se abarcan son los mismos. En esencia, son:

– Procesos administrativos.

– Estructuras organizacionales.

– Sistemas de control interno.

– Políticas y procedimientos.

– Gestión de recursos humanos.

– Sistemas de información administrativa.

¿Cómo realizar una auditoría administrativa paso a paso?

Conocer cada una de las fases del proceso de auditoria administrativa te asegura un mejor resultado. No solo al final, también durante el ejercicio, ya que tienes claro el camino a seguir y los aspectos a considerar.

Para que puedas garantizar una auditoría administrativa efectiva, te compartimos los pasos clave para desarrollarla sin problemas. ¡Empecemos!

Paso 1: define el alcance y arma tu equipo auditor

El primer paso es definir de forma específica el alcance de la auditoría administrativa. En esta parte, debes determinar los siguientes factores:

– Qué áreas o departamentos serán auditados.

– Qué procesos específicos se evaluarán.

– Tiempo destinado para llevar a cabo la auditoría.

– Recursos necesarios.

Al tener claros los aspectos mencionados anteriormente, podrás tener el enfoque que deseas para la auditoría y podrás avanzar a otro punto crucial: armar un equipo de auditoría competente. Este equipo debe estar compuesto por profesionales con experiencia y conocimientos en las áreas a evaluar.

En algunos casos, puede ser útil incluir un auditor externo para garantizar la imparcialidad.

Paso 2: recolecta y organiza toda la información relevante

El paso a seguir es la recolección de información, un proceso que depende del equipo auditor. Este, consiste en reunir todos los datos y documentación relacionada con los procesos administrativos a auditar.

Para ello, el equipo se centra en investigar en los siguientes elementos:

– Manuales de procedimientos

– Organigramas y descripciones de puestos

– Políticas internas

– Reportes de gestión anteriores

– Indicadores de desempeño

– Documentación de procesos

– Registros administrativos relevantes

Una vez se cuenta con toda la información necesaria, es imprescindible organizarla. Así será más sencillo analizar y comparar con los estándares establecidos por la empresa y las regulaciones vigentes.

Paso 3: haz un análisis detallado de las áreas administrativas

Ahora que ya tienes toda la información a la mano, es momento de realizar un análisis exhaustivo de las áreas administrativas involucradas. Para ello, es necesario realizar los siguientes puntos:

– Revisar la estructura organizacional.

– Evaluar la eficiencia de los procesos.

– Analizar los flujos de trabajo.

– Examinar los sistemas de control.

– Verificar el cumplimiento de políticas.

– Evaluar la efectividad de la comunicación interna.

Al momento de trabajar en esta fase, puedes utilizar herramientas de apoyo, como diagramas de flujo o cuadros comparativos. Estas, permiten visualizar los procesos y detectar oportunidades de mejora.

Paso 4: detecta áreas de mejora y riesgos administrativos

Una vez completado el análisis, el equipo debe identificar las áreas que presentan ineficiencias o riesgos administrativos. Estos, pueden incluir desde procesos redundantes o mal ejecutados hasta la falta de control en ciertas operaciones.

Además de identificar los problemas, es fundamental proponer soluciones concretas para mejorar la gestión administrativa. Aquí es donde la auditoría debe tomar un papel proactivo, en donde su finalidad sea apoyar a la empresa a tomar medidas correctivas.

La finalidad debe ser actuar antes de que los problemas escalen y afecten los procesos y resultados de la empresa. También, puedes sugerir herramientas que optimicen la gestión, como la implementación de un software contable online.

Paso 5: prepara un informe de auditoría que sea claro y accionable

El paso final es la elaboración del informe de auditoría, el cual debe ser claro, conciso y accionable. El informe debe incluir algunos aspectos claves, como un resumen de los hallazgos, áreas de mejora, riesgos detectado, entre otros.

Ahora hablemos sobre la estructura del informe de auditoría administrativa, el cual puede variar, pero generalmente incluye:

– Introducción: breve descripción del alcance y los objetivos de la auditoría.

– Metodología: explicación de cómo se llevó a cabo la auditoría y qué herramientas se utilizaron.

– Resultados: descripción detallada de los hallazgos, incluyendo las áreas de mejora y los riesgos identificados.

– Acciones sugeridas: sugerencias concretas para optimizar los procesos administrativos y mitigar los riesgos.

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Tipos de auditoría administrativa

Es importante conocer cuáles son los tipos de auditoría administrativa, de esta manera, podrás elegir la que deseas llevar a cabo. Para ello, es necesario tener claros tus objetivos y necesidades.

A continuación, mencionamos los tipos más comunes para que puedas elegir el indicado para tu empresa:

• Auditoría administrativa funcional

La auditoría tributaría funcional se enfoca en evaluar áreas específicas dentro de una empresa. Su objetivo es analizar cómo funciona cada unidad administrativa y verificar si sus procesos están alineados con los objetivos organizacionales.

Por ejemplo, una auditoría funcional puede centrarse en el departamento de recursos humanos. En este caso, el enfoque sería la evaluación de las prácticas de contratación, capacitación y retención de empleados.

• Auditoría administrativa analítica

Por su parte, la auditoría tributaría analítica, se concentra en el análisis de datos y estadísticas para identificar tendencias que puedan revelar riesgos e ineficiencias. De esta manera se garantizan mejores resultados en las operaciones administrativas.

Este tipo de auditoría resulta útil en grandes empresas donde se manejan grandes volúmenes de información. Para elaborarla, el proceso se basa en el uso de herramientas analíticas.

Estas herramientas permiten detectar áreas donde los recursos no están siendo utilizados de manera eficiente. También, permite identificar aquellos procesos que se están ralentizando, dando oportunidades de optimización y mejora.

No olvides ningún detalle: Checklist completo para tu auditoría

Asegurar que el proceso de auditoría resulte efectivo requiere de tener en cuenta cada aspecto fundamental. Por eso, te dejamos un checklist completo que puedes seguir:

1. Define el alcance de la auditoría: identificar qué áreas serán auditadas y qué procesos se evaluarán.

2. Conforma un equipo auditor: selecciona a los miembros del equipo, asegurándote de incluir tanto auditores internos como externos si es necesario.

3. Recolectar la documentación necesaria: utiliza organigramas, manuales de procedimientos, políticas internas y cualquier otro documento relevante.

4. Analizar los procesos administrativos: evaluar la eficiencia de cada proceso y detecta posibles cuellos de botella.

5. Identificar áreas de mejora: es importante que propongas soluciones concretas para optimizar la gestión administrativa.

6. Detectar riesgos: identifica cualquier riesgo que pueda afectar la operación administrativa.

7. Elaborar el informe de auditoría: redacta un informe detallado que incluya hallazgos, recomendaciones y un plan de acción.

Has llegado al final, esperamos que esta introducción a la auditoria administrativa​ te haya resultado enriquecedora. Sobre todo, que te permita ejecutar este proceso de manera efectiva para que puedas obtener los resultados esperados.