04 Ene Cierre contable: qué es, cómo se realiza y todo lo que debes saber

Sabemos lo importante que resulta, para tu organización y para ti, realizar el cierre contable, por eso con el fin de que te informes y despejes tus dudas, hemos preparado este artículo; aquí encontrarás todo lo que necesitas saber acerca de este proceso.

¿Qué es? 

El cierre contable es el proceso que una empresa realiza donde cuantifica y reporta sus utilidades y pérdidas. Un balance anual y mensual del ejercicio; una herramienta fundamental de la planificación, gestión y toma de decisiones. En el resultado del cierre se debe incluir la cuenta de  patrimonio, es decir, entre mayor N° de ganancias tengas, aumenta tu patrimonio y si el resultado es, más perdidas que utilidades, entonces, este disminuye. 

En el resultado del cierre se debe incluir la cuenta de patrimonio, es decir, entre mayor N° de ganancias tengas, aumenta tu patrimonio y si el resultado es, más perdidas que utilidades, entonces, este disminuye.  

¿Cuándo se realiza el cierre contable? 

Es un proceso que debes realizar al finalizar el año, este varía conforme a la función de tu empresa. Regularmente el año contable de las organizaciones concuerda con el año natural, así que si tu empresa sigue este calendario deberás hacer el cierre contable el 31 de diciembre de 2020.  

Recuerda que, al hacer dicho cierre, es necesario que elabores los asientos contables para la respectiva cancelación de todas las cuentas de resultado como pérdidas y ganancias, estas, tendrán que quedar en cero. 

A continuación, mencionamos las cuentas de resultados que debes revisar cuando elabores tu cierre contable:  

• Ingresos. 
• Gastos.
• Costos de venta .
• Costos de producción.
• Cuentas de activo, pasivo y
• Patrimonio en el balance general.

Paso a paso  

  Para realizar el cierre contable es necesario que revises y compruebes que la contabilidad de tu empresa y los documentos estén al día y respondan a lo estipulado en los Libros de la misma; de igual manera, resulta fundamental verifiques qué ajustes se requieren para realizar el Asiento de cierre; una vez evidencies que todo funciona correctamente y que los documentos están en orden ya estarás listo para cerrar tu año contable siguiendo los pasos descritos a continuación: 

1. Balance de comprobación de sumas y saldos: rectifica que los datos de contabilidad de tu empresa responden y pertenecen a lo expuesto en el Libro Diario. 
2. Revisión del cuadro de cuentas del Plan General Contable: para que llegues a buen término con el cierre contable revisa, confronta y comprueba que no haya errores en las cuentas: 1. Financiación básica; 2. Activo no corriente; 3. Existencias; 4. Acreedores y deudores por operaciones comerciales; 5. Cuentas financieras; 6. Compras y gastos 7.  Ventas e ingresos; 8. Gastos imputados al patrimonio neto 9. Ingresos imputados al patrimonio neto. Estas responden a los elementos contables de una empresa.  
3. Contabilidad de existencias: responde al inventario, es decir, debes dar cuenta de a la totalidad de las unidades de producto que aún no han sido vendidas. 
4. Pago de deudas y créditos: considera las deudas y/o compromisos que quedan pendientes en el año, así como los créditos que no se alcanzaron a cobrar.  
5. Ajustes por periodificación:  ten en cuenta todos los conceptos por gatos e ingresos que se anticipan al beneficio como, por ejemplo, la inversión en nuevos espacios de trabajo y variedad de herramientas. 
6. Regulación de pérdidas y ganancias: debes tener en cuenta la diferencia entre los ingresos y gastos de la empresa durante el año. 
7. Amortizaciones e inmovilizado material de la empresa: considera las cifras de las liquidaciones y del inmovilizado material que se presentaron durante el año. 
8. Libros contables: es necesario que revises y cierres los libros de inventarios y cuentas anuales. 
9. Asientos contables para el cierre: por último, debes realizar los asientos deregularización, de cierre y de apertura (en breve te explicaremos en qué consiste cada uno). 

¿Cómo se define el periodo contable para realizar el cierre anual? 

La mayoría de veces el cierre anual contable se realiza en los últimos meses del año y en él se exponen: la regularización de las cuentas de los gastos e ingresos, así como las cuentas de patrimonio y la elaboración de cada uno de los asientos contables de cierre. Habitualmente las empresas lo hacen cada 31 de diciembre y, a partir de allí tienen: 

• 3 meses (31 de marzo) para formular y determinar todas las cuentas. 
• 4 meses (30 de abril) para legalizar y soportar sus libros. 
• 6 meses (30 de junio) para realizar la Junta General donde se aprobarán todas las cuentas anuales. 

Dicho lo anterior, cabe aclarar que, aunque es cierto que habitualmente el período contable corresponde al año natural cada empresa tiene la libertad de escoger el lapso de tiempo a 12 meses que más se acomode a su gestión y necesidades.    

Y como en todo existen excepciones, hay empresas donde el ejercicio contable es inferior al año; en este caso, la exoneración en el cierre de da cuando:  

• Nace una sociedad o empresa: su año contable iniciará en ese instante y el cierre se realizará según el plazo establecido. 

• Cuando la sociedad se disuelve sin culminar sus proyectos o si se presentara algún cambio jurídico dentro de la misma, su ejercicio terminaría de inmediato. 

En cualquiera que sea la situación, el cierre contable anual se hará cada 12 meses; una vez se aprueben todas las cuentas, habrá que depositarlas en el Registro Mercantil durante el mes siguiente a la Junta que aproximadamente se realiza el 30 de junio. Pasados 15 días calendario se certifica en el Boletín Oficial de Registro todas aquellas sociedades que cumplen con las obligaciones y soportes exigidos por la ley.  

Es indispensable tener en cuenta que para que haya un cierre anual deben existir doce cierres mensuales, lo que significa que este proceso debe llevarse a cabo cada mes y preferiblemente en los mismos días para que al finalizar se tenga una mejor lectura de los datos obtenidos y la comparación que se realice sea óptima y con poca probabilidad de error.  

Por ende, resulta de gran importancia tener al día la gestión de tu empresa para que al momento de hacer el cierre no se generen errores ni dolores de cabeza. Te recomendamos, entonces, para facilitar este proceso y potencializar tu gestión, uses el software contable y de Facturación Electrónica que Contífico tiene para ti. 

¿Cuáles son los asientos de cierre contable? 

El asiento de cierre es cuando una empresa cierra su contabilidad bien sea mensual o anualmente, si en algún momento se dejara de registrar actividad, aunque sea sólo de forma momentánea, se finalizará el ejercicio contable y habrá que iniciar otro. Los asientos contables son: 

• Asiento de regularización: proceso que consiste en liquidar todas las cuentas de ingresos y gastos, de esta manera de obtendrá el resultado del ejercicio. 

• Asiento de cierre: permite el cierre definitivo del ejercicio contable y se presenta al final del Libro diario, además, se cancelan los saldos de las cuentas patrimoniales. 

• Asiento de apertura: da conocer el estado contable de la empresa al iniciar cada ejercicio económico; adicionalmente, refleja el inventario inicial que tiene.  

¿Cómo hacer los asientos de cierre contable? 

Para realizar los asientos contables debes: 

1. Verificar y comprobar que la operatividad general de la empresa esté totalmente contabilizada. 
2. Liquidar las cuentas de ingresos y gastos; pérdidas y ganancias para obtener el resultado final del ejercicio contable.  
3. Es indispensable terminar siempre con el asiento de cierre así no se escapará ningún detalle. 

Los beneficios tributarios que tendrá tu empresa al realizar el cierre contable 

Realizar un cierre contable a tiempo y de manera cuidadosa traerá grandes beneficios a tu empresa: 

• Disponer de información clave y trascendental que permita la toma de decisiones relacionadas con la aplicación del resultado del ejercicio (distribución de las utilidades, dotación de reservas, ampliaciones de capital, reserva legal y especial).} 

• Aplicación idónea de las disposiciones legales y reglamentarias, cotizando lo justo conforme se den los resultados obtenidos en el ejercicio. 

• Favorece las asociaciones y nuevos negocios entre empresas. 

• Aprovechamiento de los incentivos tributarios que constan en las normas pertinentes. 

¿Existen programas o software para realizar el cierre contable más fácil? 

Hoy existen gran número de programas de software que hacen de la contabilidad de tu empresa una tarea rápida, entretenida y segura.  

La tecnología se ha convertido en la mano derecha de casi toda la población mundial, ahora es posible que incluso tu empresa se beneficie de la misma; que gestiones y rectifiques tus gastos con solo hacer clic. 

Por ello queremos presentarte lo fácil que es, hacer tus cierres contables con el software de Contífico, grupo Siigo: 

Para iniciar tu actividad contable deberás crear un ejercicio, este proceso lo puedes hacer en la ruta Contabilidad/Ejercicio Contable, en la pantalla Ejercicio Contable tienes 3 botones en la parte superior derecha, mismos que te permitirán crear un nuevo ejercicio contable, descargar un pequeño reporte en formato excel y en PDF.  

Al seleccionar Nuevo, se desplegará la ventana Agregar período contable en la cual deberás completar los siguientes campos para la creación de tu ejercicio contable: 

• Fecha Inicio: En la fecha de inicio generalmente se coloca el primer día del año. 

• Fecha Fin: En la fecha de fin generalmente se coloca el último día del año. 

• Cierre Mensual: Al marcar este casillero, podrás colocar un día del mes en el cual desees realizar el cierre contable. 

Al activar el Cierre Mensual se bloquearán las actividades contables de crear, modificar y eliminar de meses anteriores. Si quieres que sea al final del mes puedes indicar como día de cierre el día uno. 

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