04 Ene Cierre contable: qué es, cómo se realiza y todo lo que debes saber

Sabemos lo importante que resulta para tu empresa y para ti realizar un cierre contable de forma exitosa, por eso con el fin de que despejes tus dudas, hemos preparado este artículo en el que encontrarás todo lo que necesitas saber acerca de este proceso. ¿Lo vemos?

Cierre contable: ¿qué es y en qué consiste?

El cierre contable consiste en cuantificar y reportar las utilidades y pérdidas de una empresa una vez finalizado el ejercicio contable. Se trata de una de las herramientas contables más valiosa para la planificación, gestión y toma de decisiones.

En otras palabras, con el cierre contable se busca hacer un análisis de las cuentas del negocio para cuantificar ganancias y pérdidas, y así conocer los resultados de la gestión empresarial durante el año.

En el resultado del cierre se deben cerrar o cancelar las cuentas de resultados (ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y trasladar ese resultado a las cuentas de balance (activo, pasivo y patrimonio).

Empieza a llevar un control riguroso de las operaciones de tu empresa, no dejes de acceder a este artículo en el que te contamos todo sobre los registros contables.

¿Cuándo se realiza el cierre contable?

Es un proceso que debes hacer al final del año. Aunque puede variar conforme a la función de tu empresa. Regularmente el año contable de las organizaciones concuerda con el año natural, así que si tu empresa sigue este calendario deberás hacer el cierre contable el 31 de diciembre.

Recuerda que, al hacer dicho cierre, es necesario que elabores los asientos contables para la respectiva cancelación de todas las cuentas de resultado como pérdidas y ganancias, estas, tendrán que quedar en cero.

A continuación, mencionamos las cuentas de resultados que debes revisar cuando elabores tu cierre contable:

• Ingresos
• Gastos
• Costos de venta
• Costos de producción
• Cuentas de activo, pasivo y patrimonio en el balance general

Paso a paso para hacer el cierre contable

Para elaborar el cierre contable es necesario que revises y compruebes que la contabilidad de tu empresa y los documentos estén al día y que correspondan a lo estipulado en los Libros de la misma.

De igual manera, resulta fundamental que verifiques los ajustes que se requieren para realizar el Asiento de cierre; una vez evidencies que todo funciona correctamente y que los documentos están en orden, ya estarás listo para cerrar tu año contable siguiendo los pasos descritos a continuación:

1. Balance de comprobación de sumas y saldos

Este instrumento contable refleja los saldos del DEBE y del HABER de todas las cuentas con las que operamos; además sirve como base para la posterior preparación de las cuentas anuales. Por eso, si tu balance de comprobación no cuadra, seguramente exista un error en alguno de los asientos del Libro Diario. Asegúrate de que todos los datos de la contabilidad de tu empresa corresponden y pertenecen a lo expuesto.

Con el balance de comprobación podrás conciliar el Libro Mayor con la estructura económica y financiera de tu empresa y puedes elaborarlo de dos formas: por totales o por saldos. 

En ambos casos, asegúrate de que tu balance de comprobación contenga los siguientes elementos:

• Nombre del negocio
• Período o fecha 
• Código de cada cuenta
• Nombre de la cuenta
• Suma del DEBE y el HABER
• Saldo

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2. Revisión del cuadro de cuentas del Plan General Contable

Para que llegues a buen término con el cierre contable, revisa, confronta y comprueba que no haya errores en las cuentas. Los elementos contables de una empresa incluyen:

• Financiación básica
• Activo no corriente
• Existencias
• Acreedores y deudores por operaciones comerciales
• Cuentas financieras
• Compras y gastos
• Ventas e ingresos
• Gastos imputados al patrimonio neto
• Ingresos imputados al patrimonio neto

3. Contabilidad de existencias

Responde al inventario, es decir, debes dar cuenta de a la totalidad de las unidades de producto que aún no han sido vendidas.

4. Pago de deudas y créditos

Considera las deudas y/o compromisos que quedan pendientes en el año, así como los créditos que no se alcanzaron a cobrar.

5. Ajustes por periodificación

Ten en cuenta todos los conceptos por gatos e ingresos que se anticipan al beneficio como, por ejemplo, la inversión en nuevos espacios de trabajo y variedad de herramientas.

6. Regulación de pérdidas y ganancias

Debes tener en cuenta la diferencia entre los ingresos y gastos de la empresa durante el año.

7. Amortizaciones e inmovilizado material de la empresa

Considera las cifras de las liquidaciones y del inmovilizado material que se presentaron durante el año.

8. Libros contables

Es necesario que verifiques y cierres los libros de inventarios y cuentas anuales.

9. Asientos contables para el cierre

Por último, debes realizar los asientos de regularización, de cierre y de apertura (en breve te explicaremos en qué consiste cada uno).

¿Cómo se define el periodo contable para hacer el cierre anual?

La mayoría de veces el cierre anual contable se efectúa en los últimos meses del año al cierre del ejercicio y en él se exponen: la regularización de las cuentas de los gastos e ingresos, así como las cuentas de patrimonio y la elaboración de cada uno de los asientos contables de cierre. Habitualmente, las empresas lo hacen cada 31 de diciembre y, a partir de allí, tienen:

• 3 meses (31 de marzo) para formular y determinar todas las cuentas.
• 4 meses (30 de abril) para legalizar y soportar sus libros.
• 6 meses (30 de junio) para hacer la Junta General donde se aprobarán todas las cuentas anuales.

Dicho lo anterior, cabe aclarar que, aunque es cierto que habitualmente el período contable corresponde al año natural, cada empresa tiene la libertad de escoger el lapso de tiempo a 12 meses que más se acomode a su gestión y necesidades.

Y como en todo existen excepciones, hay empresas donde el ejercicio contable es inferior al año; en este caso, la exoneración en el cierre se da cuando:

• Nace una sociedad o empresa: su año contable iniciará en ese instante y el cierre se realizará según el plazo establecido.

• Cuando la sociedad se disuelve sin culminar sus proyectos o si se presentara algún cambio jurídico dentro de la misma, su ejercicio terminaría de inmediato.

En cualquiera que sea la situación, el cierre contable anual se hará cada 12 meses; una vez se aprueben todas las cuentas, habrá que depositarlas en el Registro Mercantil durante el mes siguiente a la Junta que aproximadamente se hace el 30 de junio. Pasados 15 días calendario se certifica en el Boletín Oficial de Registro todas aquellas sociedades que cumplen con las obligaciones y soportes exigidos por la ley.

Ten en cuenta que para que haya un cierre anual deben existir doce cierres mensuales, lo que significa que este proceso debe llevarse a cabo cada mes y preferiblemente en los mismos días para que al finalizar se tenga una mejor lectura de los datos obtenidos y la comparación que se realice sea óptima y con poca probabilidad de error.

Por ende, resulta de gran importancia tener al día la gestión de tu empresa para que al momento de hacer el cierre no se generen errores ni dolores de cabeza.

Te recomendamos, entonces, para facilitar este proceso y potencializar tu gestión, uses el Sistema Contable Online que Siigo|contífico tiene para ti.

¿Quieres saber más sobre el sistema contable y por qué deberías implementarlo en tu empresa? Preparamos este artículo que seguro será de gran utilidad para ti. Accede y no te lo pierdas.

¿Cuáles son los asientos de cierre contable?

El asiento de cierre es cuando una empresa cierra su contabilidad, bien sea mensual o anualmente, si en algún momento se dejara de registrar actividad, aunque sea solo de forma momentánea, se finalizará el ejercicio contable y habrá que iniciar otro. Los asientos contables son:

• Asiento de regularización: proceso que consiste en liquidar todas las cuentas de ingresos y gastos, de esta manera se obtendrá el resultado del ejercicio.

• Asiento de cierre: permite el cierre definitivo del ejercicio contable y se presenta al final del Libro diario, además, se cancelan los saldos de las cuentas patrimoniales.

• Asiento de apertura: da conocer el estado contable de la empresa al comenzar cada ejercicio económico; adicionalmente, refleja el inventario inicial que tiene.

¿Cómo hacer los asientos de cierre contable?

Para realizar los asientos contables debes:

1. Verificar y comprobar que la operatividad general de la empresa esté totalmente contabilizada.
2. Liquidar las cuentas de ingresos y gastos; pérdidas y ganancias para obtener el resultado final del ejercicio contable.
3. Es indispensable terminar siempre con el asiento de cierre, así no se escapará ningún detalle.

Los beneficios tributarios que tendrá tu empresa al realizar el cierre contable

Realizar un cierre contable a tiempo y de manera cuidadosa traerá grandes beneficios a tu empresa:

• Disponer de información clave y trascendental que permita la toma de decisiones relacionadas con la aplicación del resultado del ejercicio (distribución de las utilidades, dotación de reservas, ampliaciones de capital, reserva legal y especial).}

• Aplicación idónea de las disposiciones legales y reglamentarias, cotizando lo justo conforme se den los resultados obtenidos en el ejercicio.

• Favorece las asociaciones y nuevos negocios entre empresas.
• Aprovechamiento de los incentivos tributarios que constan en las normas pertinentes.

¿Existen programas o software para realizar el cierre contable más fácil?

Hoy existen gran número de software contables que hacen de la contabilidad de tu empresa una tarea rápida, entretenida y segura.

La tecnología se ha convertido en la mano derecha de casi toda la población mundial, ahora es posible que incluso tu empresa se beneficie de la misma; que gestiones y rectifiques tus gastos con solo hacer clic.

Por ello queremos presentarte lo fácil que es, hacer tus cierres contables con las soluciones tecnológicas de Siigo|contífico:

Para iniciar tu actividad contable deberás crear un ejercicio, este proceso lo puedes hacer en la ruta Contabilidad/Ejercicio Contable, en la pantalla Ejercicio Contable tienes 3 botones en la parte superior derecha, mismos que te permitirán crear un nuevo ejercicio contable, descargar un pequeño reporte en formato Excel y en PDF.

Al seleccionar Nuevo, se desplegará la ventana Agregar período contable en la cual deberás completar los siguientes campos para la creación de tu ejercicio contable:

• Fecha Inicio: En la fecha de inicio generalmente se coloca el primer día del año.

• Fecha Fin: En la fecha de fin generalmente se coloca el último día del año.

• Cierre Mensual: Al marcar este casillero, podrás colocar un día del mes en el cual desees realizar el cierre contable.

Al activar el Cierre Mensual se bloquearán las actividades contables de generar, modificar y eliminar de meses anteriores. Si quieres que sea al final del mes puedes indicar como día de cierre el día uno.

Ahora que ya sabes cómo hacer el cierre contable de tu empresa, es momento de que empieces a implementar una herramienta que haga más sencillo este proceso. Aprovecha todas las soluciones tecnológicas que te ofrece Siigo|contífico para una adecuada gestión del inventario. Conoce aquí nuestros planes.