28 Ago ¿Cómo conseguir tu firma electrónica y facturar con Siigo|contífico?

Si antes era importante contar con la firma electrónica, ahora lo es más con la obligatoriedad de la facturación electrónica. Como ya sabes, desde el 30 de noviembre de 2022 todas las personas naturales y sociedades deben emitir comprobantes electrónicos en todas sus transacciones.

Esta herramienta garantiza que las facturas emitidas son auténticas y que la información contenida no ha sido modificada ni manipulada.

¿Aún no sabes cómo conseguir tu firma electrónica? Entonces, te invitamos a invertir algunos minutos leyendo este post. Encontrarás el paso a paso para solicitarla, para qué sirve y cómo puedes empezar a facturar electrónicamente con Siigo|contífico. ¡Quédate y aprende!

¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica es un archivo digital que contiene los datos necesarios para certificar la identidad del titular y que tiene los mismos efectos jurídicos y validez legal de la firma manuscrita.

Está amparada en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos y puede ser utilizada por personas naturales, jurídicas, ya sea el representante legal y/o miembros pertenecientes a empresas, funcionarios o servidores públicos, conforme a su actividad y convivencia.

Si tienes un negocio, esta herramienta resulta particularmente útil para agilizar todos tus trámites online: desde compras públicas y gestión documental hasta la emisión de facturas y envío de correo electrónico.

No debe confundirse con el Certificado de Firma Electrónica, un documento digital que contiene las claves criptográficas y demás elementos necesarios para firmar electrónicamente. Este debe ser expedido por una de las entidades de certificación autorizada como el Banco Central del Ecuador (BCE), Security Data Seguridad en Datos y Firma Digital S.A., Consejo de la Judicatura y ANF AC.

Si lo simplificamos, la firma electrónica es el equivalente jurídico de tu firma manuscrita, y el certificado digital permite el uso de la firma electrónica en documentos. La firma solo identifica al firmante del documento, pero no su identidad.

¿Cuáles son los elementos de un certificado digital de firma electrónica?

Esta herramienta comprende varios puntos que garantizan su utilización. A continuación, detallamos cuáles son

• Identificación de la Entidad de Certificación de Información
• Domicilio legal de la Entidad de Certificación de Información
• Datos del titular del certificado que permitan su ubicación e identificación
• Fechas de emisión y expiración del certificado
• Método de verificación de la firma del titular del certificado
• El número único de serie que identifica el certificado
• Clave privada del titular del certificado
• Puntos de distribución para verificación de la Lista de Certificados Revocados CRL

Firma electrónica en archivo vs. firma electrónica en token

En Ecuador existen dos medios de almacenamiento o contenedores criptográficos para las firmas electrónicas: token y archivo.

• Token. Se entrega en un dispositivo físico (USB) que deberá estar conectado al computador cuando desees firmar cualquier documento digital. La firma electrónica en token genera una clave de 6 dígitos, tiene una vida útil de 10 años y sirve principalmente para trámites aduaneros de importación y exportación.
• Archivo. Son descargables, el usuario puede hacer las copias que desee y es ideal para realizar transacciones de forma masiva. Tiene validez de 1 a 5 años.

Si quieres saber más sobre cómo comprobar la validez de tus comprobantes físicos ante el SRI te recomendamos leer este post.

Requisitos para obtener tu firma electrónica

Antes de hacer el trámite para solicitar la firma electrónica, es indispensable que reúnas estos requisitos:

Persona Natural

• Cédula anverso y reverso del titular de la firma (JPG, PNG)
• Registro Único de Contribuyente (RUC) en formato PDF
• Foto tipo selfi con cédula en mano. Sin lentes ni mascarilla, en formato JPG o PNG

Persona Jurídica

• RUC del negocio en formato PDF
• Constitución o estatutos de la empresa (PDF)
• Nombramiento del Representante Legal (PDF)
• Cédula del Representante Legal al anverso y reverso (JPG, PNG)
• Foto tipo selfi del Representante Legal con cédula en mano. Sin lentes ni mascarilla, en formato JPG o PNG

Miembro de empresa

• RUC de la empresa en formato PDF
• Constitución o estatutos de la empresa (PDF)
• Nombramiento del Representante Legal (PDF)
• Cédula del Representante Legal al anverso y reverso (JPG, PNG)
• Foto tipo selfi del miembro de la empresa con cédula en mano. Sin lentes ni mascarilla, en formato JPG o PNG
  Carta de autorización firmada por Representante Legal (PDF)

Paso a paso para conseguir tu firma electrónica y comenzar a facturar con Siigo|contífico

Solicitar tu firma electrónica con Siigo|contífico es un proceso sencillo y no te tomará demasiado tiempo, aquí te indicamos los pasos para hacerlo.

Paso #1

Contáctanos haciendo clic aquí, completa todos los campos de información del formulario y un asesor te contactará para guiarte en el proceso.

Paso #2

Una vez tengas todos los requisitos mencionados, envíalos al correo [email protected]. Cuando la solicitud para la emisión haya sido aprobada, desde Siigo|contífico te enviaremos tu firma electrónica al correo para que puedas descargarla.

Paso #3

Ahora solo necesitas elegir el plan que mejor se ajuste a tus necesidades para comenzar a facturar electrónicamente. En Siigo|contífico contamos con Soluciones para autónomos, profesionales contables y empresas de todos los tamaños que quieran facturar electrónicamente cumpliendo con todos las disposiciones legales del Servicio de Rentas Internas (SRI). Además, nuestro Sistema de Facturación Electrónica te ayuda a:

• Generar y enviar directamente facturas al correo electrónico de tus clientes en formato PDF y XML
• Emitir comprobantes electrónicos automáticamente con toda la información que necesitas
• Obtener reportes detallados sobre tus ventas
• Simplificar los procesos de cobro en tu negocio

¡Cuenta con nosotros para tu transición hacia la facturación electrónica! Puedes contactarnos aquí y enterarte de más beneficios que tenemos para ti.

Para conocer más sobre el Sistema de Facturación Electrónica en Ecuador y los requisitos para empezar a implementarlo en tu negocio, te invitamos a profundizar con este artículo.

4 ventajas de las firmas electrónicas

Este método de autenticación presenta muchas ventajas entre las que destacan.

1. Optimiza tiempo y recursos, automatizando todos tus procesos. Simplifica la gestión de documentos y disminuyen las tareas engorrosas que no te permiten enfocarte en hacer crecer tu negocio.
2. Firma desde cualquier lugar y en cualquier momento. Utiliza tu celular o tableta para firmar tus documentos sin importar dónde estés. Puedes guardar tus papeles en la Nube, eliminando así los desplazamientos físicos.
3. Tienes mayor seguridad e integridad en tus documentos. La firma electrónica cumple con estándares de seguridad estrictos, por lo que el contenido del comprobante electrónico firmado no se puede modificar. Esto garantiza su autenticación y la identidad del firmante.
4. Evita las falsificaciones y fraudes. Firmando electrónicamente la preocupación por los trámites fraudulentos o alteraciones en las facturas ya no existe más porque con este mecanismo se certifica su legalidad y autenticidad.

Cómo ves, la firma electrónica es una de las herramientas más importantes para mejorar tus procesos, por no decir la que más. Por eso, no olvides mantenerte informado con el contenido de nuestro blog y, por supuesto, también asegúrate de que el proveedor tecnológico que elijas cumpla con los requisitos legales exigidos por el SRI.