08 Oct Crea el presupuesto para tu emprendimiento desde cero

Planear el presupuesto de tu negocio es un factor clave para unas finanzas exitosas, ya que, al trazar gastos de forma realista, proyectas un crecimiento acertado. Independientemente de que estés iniciando con tu empresa o ya lleves un tiempo, saber cómo hacer un presupuesto es fundamental.

Así que, si deseas aprender cómo hacer un presupuesto de una empresa en Ecuador ganador, solamente debes seguir el práctico paso a paso que te compartimos aquí:

1. Define los objetivos financieros de tu empresa

El primer paso para crear un presupuesto efectivo es establecer objetivos financieros claros y medibles. Estos, servirán como guía para todas tus decisiones financieras, lo que te ayudará a mantenerte enfocado en tus metas.

Algunos aspectos que debes considerar al momento de definir tus objetivos financieros son:

• Establece metas a corto, mediano y largo plazo, en donde consideres puntos como el margen de ventas, tope de costos, alcance de clientes y expansión.

• Alinea tus objetivos con la visión general de tu empresa, así todos los esfuerzos se encaminarán en la misma dirección.

• Asegúrate de que tus objetivos sean SMART, es decir:

– Específicos: Define claramente qué quieres lograr.

– Medibles: Establece criterios concretos para medir el progreso.

– Alcanzables: Asegúrate de que sean realistas dado tu contexto y recursos.

– Relevantes: Deben ser importantes para el crecimiento y éxito de tu negocio.

– Temporales: Establece plazos claros para cada objetivo.

2. Identifica y clasifica los ingresos

El segundo paso para tu plan, y clave para saber cómo hacer un presupuesto, es identificar y clasificar todas tus fuentes de ingresos. Esta es una etapa fundamental para entender de dónde viene tu dinero y cómo podrías aumentar esos ingresos.

Para identificar las fuentes de ingresos te recomendamos seguir estos pasos:

I. Realiza una lista exhaustiva de todas las formas en que tu negocio genera dinero. Como, por ejemplo, venta de productos, prestación de servicios, suscripciones, licencias, comisiones, etc.

II. Después, sigue la clasificación de tus ingresos, algunas opciones pueden ser:

– Ingresos principales y secundarios.

– Ingresos recurrentes y esporádicos.

– Clasifica los ingresos.

– Ingresos por línea de producto o servicios

– Ingresos por canal de venta (digital, tienda, mayoreo, etc.).

III. Por último, te recomendamos utilizar herramientas para el seguimiento, así podrás rastrear y analizar tus ingresos constantemente. Puedes utilizar programas como Excel, u optar por herramientas especializadas, como el sistema contable y administrativo de Siigo Contífico.

3. Identifica y clasifica los gastos

Ahora, haremos lo mismo que trabajamos en el punto anterior, pero con los gastos, un punto crucial en las finanzas de toda empresa. En esencia, porque al clasificar los tipos de gastos mantienes mayor control de tu dinero, asegurando el crecimiento de tu negocio.

Algunos de los tipos de gastos que puedes considerar son:

• Gastos fijos: aquellos que son constantes, independientemente de la producción y las ventas. Algunos de ellos pueden ser:

– Alquiler de oficina o local comercial

– Salarios de empleados a tiempo completo

– Servicios

– Seguros

Suscripciones a software o servicios recurrentes

• Gastos variables: estos cambian con el nivel de producción o ventas, los más comunes son:

– Costos de materias primas.

– Comisiones de ventas.

– Gastos de envío.

• Gastos semivariables: son gastos que pueden identificarse como fijos o variables, es decir, los que siempre se asumen, pero pueden aumentar o reducirse. Algunos ejemplos son:

– Facturas de teléfono con cargo base más cargos extras.

– Salarios con comisiones.

– Gastos de capital, como inversiones a largo plazo.

– Compra de equipos o maquinaria.

– Renovaciones o mejoras.

• Gastos de marketing y ventas: dinero destinado a publicidad, materiales promocionales y eventos.

• Gastos administrativos: son los que se generan por suministros de oficina, servicios profesionales y similares.

Si estás empezando a trabajar en la clasificación de tus gastos o deseas mejorar la gestión, estas ideas te podrían ser de gran ayuda:

• Implementa un sistema de contabilidad: un software especializado en contabilidad es una herramienta perfecta para rastrear y categorizar automáticamente tus gastos.

• Traza un presupuesto para gastos inesperados: reservar una parte del presupuesto para contingencias y gastos imprevistos te ayudará a afrontar situaciones que pueden afectar tus finanzas.

• Establece un sistema de códigos: si asignas códigos a las categorías de tus gastos, puedes facilitar el análisis y la generación de informes.

• Identifica los gastos que son prioridad: al tener claro cuáles son los gastos esenciales para el funcionamiento de tu negocio, podrás trabajar en reducir o eliminar aquellos que no son indispensables.

• Realiza un seguimiento continuo: procura revisar y analizar tus gastos mensualmente para identificar gastos innecesarios o posibles formas de ahorro.

4. Calcula el flujo de caja proyectado

Antes que nada, aclaremos qué es el flujo de caja proyectado:

El flujo de caja proyectado es una herramienta que permite entender cómo el dinero puede entrar y salir de un negocio a futuro. Su función principal es anticiparse a problemas de liquidez, permitiendo a planificar las finanzas para afrontar períodos de abundancia o escasez.

¿Y cómo puedes calcular el flujo de caja proyectado? Acá te damos el paso a paso que puedes seguir:

• Establece el período: proyecta tu plan para cierto periodo de tiempo; generalmente, se trabaja de forma mensual.

• Evalúa tus ingresos: recurre a las proyecciones de tus ventas y trabaja en buscar otras fuentes de ingresos.

• Proyecta los cálculos para los gastos futuros: prepárate para los gastos que debes asumir, así podrás hacer un presupuesto más certero.

• Considera las diferentes épocas del año: no dejes de lado las estacionalidades del año, ya que estas pueden determinar los ingresos y gastos.

• Calcula el flujo de caja neto: asegúrate de restar todos los gastos de los ingresos totales en cada período, así mantienes un dato actualizado y con información confiable.

• Establece cuál será el saldo de caja acumulado: para ello, debes sumar el flujo de caja neto al saldo inicial para cada período.

Consejos para mejorar tu flujo de caja

Trabajar el flujo de caja de tu negocio puede ser todo un reto, aún más cuando estás iniciando tu proyecto. Por eso, a continuación, te compartimos algunos consejos que pueden ayudarte:

– Negocia los términos de pago, por ejemplo, puedes hablar con los proveedores para expandir los plazos de pago cada vez que sea posible.

– Utiliza líneas de crédito para cubrir déficits temporales de efectivo.

– Acelera el cobro implementado políticas de pago más rápidas. También puedes ofrecer precios especiales por pago anticipado.

– Cuenta con un colchón de efectivo con un saldo mínimo para cubrir gastos inesperados.

– Optimiza el inventario, esto te permitirá evitar tener dinero estancado en inventario que no se mueve.

5. Crea un fondo de reserva

Al contar con un fondo de reserva aseguras un salvavidas financiero para tu negocio en caso de que presenten problemas económicos. Como, por ejemplo, gastos inesperados; asimismo, podrás aprovechar oportunidades imprevistas de inversión y crecimiento.

La importancia del fondo de reserva recae en múltiples aspectos, algunos de los principales son:

– Tendrás mayor tranquilidad, ya que tienes un respaldo financiero.

– Proporcionará seguridad financiera frente a fluctuaciones inesperadas.

– Tendrás flexibilidad operativa, lo que te permitirá aprovechar oportunidades de negocio sin tener que recurrir a otras fuentes de financiamiento.

Para establecer tu fondo de reserva solo debes seguir estos sencillos pasos:

I. Establece cuál es la cantidad que deseas para tu fondo

Determinar la cantidad adecuada para el fondo de tu negocio es más sencillo de lo que parece, de hecho, existen varios referentes para ello. En la mayoría de casos, se recomienda tener una cantidad que cubra de 3 a 6 meses de gastos operativos.

Recuerda que los gastos pueden variar mes a mes, por lo que es clave tener en cuenta factores como la estacionalidad y volatilidad de la industria.

II. Tómate tu tiempo para ir creando el fondo

Si tu necio está empezando, es ideal que establezcas una meta inicial modesta, por ejemplo, un mes de gastos operativos.

La cifra puede aumentar gradualmente a medida que tu negocio crece.

III. Establece la regularidad y cantidades para sumar al fondo

La manera más efectiva de garantizar que tu fondo crezca es fijar un gasto fijo en el presupuesto. Por ejemplo, cada mes vas a destinar una cantidad de USD 200 como abono al fondo, así ya sabes que no cuentas con ese dinero para otros fines.

Si buscas establecer una tarifa más acorde a tu capacidad financiera, puedes optar por fijar un porcentaje de tus ingresos. Así la cantidad no tendrá un impacto significativo en caso de fluctuaciones en las ganancias.

IV. Establece reglas claras sobre el fondo

Las reglas deben incluir una definición clara de qué situaciones justifican el uso del fondo, un plan que guíe cómo se debe usar y cómo reponerlo en caso de que se use.

6. Revisa y ajusta tu presupuesto mes a mes

El presupuesto de una empresa es una herramienta dinámica que puede evolucionar, para ello, es clave la revisión constante. Pues al hacer seguimiento, aseguras la salud financiera de tu negocio; al tiempo que te mantienes alineado con tus objetivos.

La revisión regular de tu presupuesto impacta puntos relevantes de la empresa, convirtiéndolo en un procedimiento relevante. Además, al hacerlo, puedes disfrutar de varios beneficios como:

– Detectar riesgos y puntos de mejora antes de que sean un problema mayor.

– Adaptarte a los cambios que se puedan presentar en el mercado o situaciones que aparezcan en tu negocio.

– Al tener datos reales de tu presupuesto podrás estudiarlos y así hacer previsiones precisas.

– Tus decisiones serán más inteligentes, ya que tendrán como base datos actualizados.

Si deseas implementar un sistema de revisión efectiva del presupuesto de tu negocio te recomendamos seguir estas recomendaciones:

– Estudia los registros de los ingresos y gastos que tuviste en tu negocio y compáralos con tus proyecciones.

– Enfócate en las variaciones significativas de tu presupuesto e investiga las posibles causas. No olvides identificar tendencias.

– Actualiza tus estimaciones periódicamente, siempre basándote en los datos recolectados y las tendencias identificadas.

– Es indispensable que consideres factores externos que puedan afectar tu negocio a futuro.

– Evalúa constantemente tus objetivos para determinar si continúan siendo realistas y alcanzables. En caso de ser necesario, no dudes en ajustar tus metas para asegurar el rendimiento de tu negocio.

– Busca de forma constate oportunidades de mejora, para ello, puedes considerar nuevas estrategias para optimizar tu flujo de caja. También, puedes enfocarte en reducir gastos o aumentar ingresos.

– Un punto clave es comunicar los cambios y ajustes al presupuesto a tu equipo, así podrán estar todos en la misma sintonía.

7. Establece metas de ahorro e inversión

Si deseas proyectar el crecimiento de tu negocio a largo plazo es clave establecer metas de ahorro e inversión. Estos elementos son fundamentales porque ayudan a tener una base financiera sólida. Además, serán una palanca para aprovechar oportunidades de crecimiento.

Tener metas de ahorro e inversión para tu negocio también es de gran importancia por las siguientes razones:

– Te proporciona recursos para expandir tu línea de productos y de operaciones.

– Te da estabilidad financiera para asumir dificultades que se puedan presentar a futuro.

– Será más factible aprovechar oportunidades que se presentan sin aviso previo.

– Será de gran ayuda para mejorar equipos e infraestructura, facilitando la actualización y optimización de tus procesos.

– Te ayuda a cumplir los objetivos que has trazado para tu negocio.

Estrategias para cumplir tus metas de ahorro e inversión

Sabemos que cumplir con las metas de ahorro e inversión para tu negocio puede ser un gran desafío, aún más cuando estás iniciando tu proyecto. Desde Siigo Contífico lo sabemos, por eso, te traemos algunas de las estrategias más efectivas que puedes implementar:

• Implementa tecnologías de automatización que te permitan ahorrar: estas, te permitirá, configurar transferencias automáticas tus a cuentas de ahorro o inversión.

• Reinvierte las ganancias: una de las claves para el éxito de tu negocio está en reinvertir parte de las ganancias en el negocio. No todo debe venir de tus ingresos personales.

• Educa a tu equipo: involucra a tus empleados en los objetivos de ahorro e inversión del negocio.

• Procura diversificar tus inversiones: no es un secreto que depender de un solo ingreso no es una buena práctica en términos financieros. Busca formas de diversificar tus ingresos y así no correr riesgo en caso de riesgos.

• Revisa y ajusta tu plan regularmente: es indispensable que avalúes contantemente el progreso de tus metas. Los resultados de los seguimientos, te permitirán identificar mejoras y hacer ajustes necesarios.

¿Por qué es esencial crear un presupuesto para tu negocio?

Saber cómo sacar el presupuesto para un negocio es una necesidad para todo empresario, no solo porque es una buena práctica financiera. También, porque es una herramienta esencial para el éxito y la sostenibilidad de tu emprendimiento.

Pero, ¿por qué es tan importante? Ya te contamos.

• Permite controlar los gastos: puesto que tienes una visión clara y completa de los mismos, en parte porque permite puedes identificar en qué se estás gastando de más. Esto te facilita tomar medidas para reducir costos innecesarios.

• Te anticipas a problemas financieros: al tener una adecuada gestión de tu presupuesto, podrás tener alertas tempranas de posibles déficits o problemas financieros.

• Aumentas la probabilidad de obtener financiamiento: será más factible acceder a préstamos o inversiones, pues al tener un presupuesto detallado demuestras estabilidad financiera.

• Trazas una de ruta financiera: al planificar un presupuesto, trazas un mapa que guiará las finanzas de tu negocio.

• Permite un seguimiento más efectivo del rendimiento: al tener una gestión rigurosa, obtienes datos confiables que puedes comparar y evaluar los resultados que obtienes en tu negocio.

• Promueve la disciplina financiera: al crear y seguir un presupuesto promueve hábitos financieros saludables.

• Ayuda a priorizar los gastos e inversiones: ya que facilita el asignar recursos a las áreas más importantes de tu negocio, asegurando un uso estratégico del dinero.

Herramientas para optimizar el presupuesto empresarial

Trabajar contantemente en la mejora de los procesos de tu negocio debe ser una de tus principales prioridades. Esto incluye la optimización de tu presupuesto, un punto clave para maximizar la eficiencia financiera de tu emprendimiento.

Empezar a implementar mejoras en los procesos no es sencilla, ya que puede ser abrumador y tedioso. Por eso, en Siigo Contífico, te mencionaremos algunas de las herramientas que te ayudaran en este camino.

• Software de contabilidad

Son herramientas eficientes que automatizan tareas de registro y entregan datos puntuales que enriquecen la gestión contable de una empresa. Algunas opciones por las que te puedes inclinarte son:

– Siigo Contífico: una solución integral y a la vanguardia para las pymes en Ecuador. Ofrece funciones como facturación electrónica y gestión financiera.

– QuickBooks: es un proveedor conocido a nivel mundial; y es una gran opción para diferentes tipos de negocio.

– Xero: es un software contable ideal para pequeñas empresas.

• Hojas de cálculo avanzadas

Son una práctica opción, principalmente porque son gratuitas; sin embargo, son se deben trabajar de manera manual. Algunas de las principales son:

– Google Sheets: es una herramienta colaborativa, online y con plantillas prediseñadas para presupuestos.

– Microsoft Excel: una de las herramientas más conocidas y se caracteriza por ofrecer funciones avanzadas de análisis financiero.

• Aplicaciones de gestión de gastos

Se trata de herramientas prácticas que puedes trabajar desde tu celular. Puedes probar con las siguientes:

– Expensify: es útil para rastrear y reportar gastos de negocio.

– Mint: aunque se usa para finanzas personales, puede ser útil para pequeños emprendimientos.

– Dashboards financieros

Estas herramientas son ideales para monitorear y analizar el rendimiento financiero de las empresas. Algunos de los más conocidos son:

– Tableau: es ideal para visualizar y analizar datos.

– Power BI: ofrece insights detallados y visualizaciones interactivas.

De esta manera finalizamos este artículo, esperamos que sea muy enriquecedor para tu negocio. Recuerda que en el blog de Siigo Contífico encuentras temas relacionados que ayudarán a impulsar el crecimiento de tu negocio.