17 Sep Paso a paso para llevar la contabilidad de tu negocio

Iniciar un negocio es una verdadera aventura, pues se asumen retos diferentes todos los días. La contabilidad es uno de ellos, y es que es un aspecto fundamental para todo negocio. Ya sea un pequeño emprendimiento o mediana empresa; llevar las finanzas es clave para el éxito.

Así que, si estás en proceso de consolidar tu empresa, o ya te encuentras en marcha, y aún no sabes cómo empezar a llevar la contabilidad de tu negocio, has llegado al lugar correcto. En este artículo, te guiaremos a través de los pasos esenciales para mantener tus finanzas en orden y cumplir con todas las obligaciones.

¿Qué necesitas para empezar con la contabilidad de tu negocio?

Antes de dar lugar al paso a paso, es crucial conocer los requisitos legales que deben asumir las personas obligadas a llevar contabilidad en Ecuador. Puesto que para llevar la contabilidad de tu negocio deberás asumir deberes tributarios y fiscales.

A continuación, te mencionamos algunos de los elementos fundamentales con los que debes cumplir:

– Registro único de Contribuyentes (RUC).

– Realizar el registro en el libro diario de contabilidad.

– Presentar los respectivos estados financieros.

– Emitir comprobantes de ventas y facturas electrónicas, si aplica.

– Declarar y pagar los correspondientes impuestos.

– Llevar la contabilidad como lo dicta el SRI, algo obligatorio para quienes superan ciertos montos de ingresos totales.

Ten en cuenta que:

En caso de que incumplas estas obligaciones, las autoridades fiscales estarán en facultad de imponer multas y sanciones.

8 pasos para llevar la contabilidad de tu negocio de manera eficaz y sencilla

Ahora sí, alista lápiz y papel y toma nota de los pasos que debes seguir para poder llevar la contabilidad de tu negocio. ¡Empecemos!

 1. Registra cada movimiento

La base de todo proceso contable es el registro de absolutamente cada movimiento financiero. Esto incluye todas las entradas y salidas de dinero, sin importar la cantidad, así que por más pequeña que sea, debe ser anotada.

Es ideal que trabajes un registro detallado, para ello, debes incluir los datos de quien envía el dinero o quién lo recibe; como contacto, dirección etc. En cuanto al concepto de la transacción, es vital anotar las referencias, valor unitario, cantidades y total. Por último, te recomendamos anotar el medio de pago.

Al trabajar un registro riguroso, podrás asegurar el control preciso de tus finanzas; lo que va a facilitar la toma de decisiones. A futuro, la proyección económica de tu negocio será más acertada y con mejores resultados.

Si tu empresa hasta ahora está comenzando, puedes optar por la alternativa más práctica y popular: Excel. ¿Y cómo llevar la contabilidad de un negocio en Excel? Es muy sencillo, este programa es accesible y fácil de usar, lo que te permitirá hacer tus registros de forma manual y práctica.

2. Establece un plan de cuentas acorde a tus necesidades

Contar con un plan de cuentas permitirá un mejor orden en los procesos contables de tu negocio; pero, ¿qué es? Se trata de la lista donde se anexan todas las cuentas contables que tu negocio utiliza para registrar sus transacciones financieras.

Debes tener en cuenta que el plan que desarrolles se debe adaptar a las necesidades específicas de tu negocio. Este factor determinará la efectividad del mismo.

Las categorías que puedes adoptar para un negocio en crecimiento para un plan de cuentas básico, son:

– Activos: en esta categoría se puede incluir el efectivo, cuentas por cobrar e inventario.

– Pasivos: incluye las cuentas por pagar y de préstamos.

– Patrimonio: todo lo que tiene tu negocio, como estructura, máquinas, equipos, etc.

– Ingresos: ingresos, inversión, etc.

– Gastos: costos de producción, mantenimiento y similares.

3. Registra los ingresos y gastos

Una vez hayas estructurado tu plan de cuentas, podrás empezar a registrar tus ingresos y gastos. Ten en cuenta que tienes que categorizar cada transacción según lo especificaste en el punto anterior.

Si deseas garantizar un registro 100% efectivo, te recomendamos incluir los siguientes datos:

– Fecha de la venta

– Descripción del producto o servicio vendido

– Monto recibido

– Método de pago

En cuanto a los gastos, los datos que debes incluir son:

– Fecha del gasto

– Descripción del gasto

– Monto pagado

– Método de pago

– Tipo de gasto

4. Realiza las correspondientes conciliaciones contables

Esta parte del proceso es fundamental para detectar errores, omisiones o discrepancias en los registros contables. Las conciliaciones consisten en comparar los registros que has realizado internamente con externos. El objetivo es asegurarse de que los datos coincidan entre ambas.

Lo ideal es que realices conciliaciones bancarias de forma regular, ya sea semanal o mensualmente. Al hacerlo, garantizas que tus registros sean precisos y permanezcan actualizados.

Además, podrás identificar problemas potenciales a tiempo, evitando complicaciones mayores a mediano y largo plazo.

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5. Trabaja un registro de los activos

Partamos del hecho de que los activos tienen un valor económico, lo que significa que son parte importante de tu patrimonio. Esto significa, que impactan directamente en el estado financiero de tu negocio.

Partiendo de lo anterior, se hace necesario realizar un registro de los activos, así tendrás la información actualizada y confiable.

¿Y cómo hacer un registro de activos adecuado? Ya te contamos. Lo más importante para este proceso es ser específicos con los datos y la frecuencia. Procura hacer tu registro trimestral o semestralmente; todo acorde a tus necesidades.

En cuento a los datos, te recomendamos incluir los siguientes:

– Descripción del activo

– Fecha de adquisición

– Costo original

– Vida útil estimada

– Depreciación acumulada

6. Registra el control de tus inventarios

Este paso aplica si tu negocio ofrece productos físicos, lo que haría del control de inventarios un factor crucial de la gestión administrativa. ¿Sabes por qué? Esencialmente porque te permite:

– Saber exactamente qué y cuántas existencias tienes en stock.

– Evita que te quedes sin productos por desabastecimiento.

– Puedes identificar productos de baja rotación, así reduces la cantidad de su stock para evitar pérdidas.

– Te permite calcular correctamente el costo de los bienes vendidos.

Procura implementar un control de inventarios que se ajuste a las necesidades de tu negocio. También, debes garantizar que se realice el registro para siempre tener la información actualizada.

Puedes trabajar en Excel si manejas pequeñas cantidades de mercancía, pero al ir aumentando las existencias, lo ideal es evaluar una herramienta especializada. Por ejemplo, un software de control de inventarios.

7. Elabora los estados financieros

Uno de los pasos más importantes es elaborar los estados financieros. Estos son reportes que resumen la situación financiera de tu negocio. Algunos de los principales estados financieros que debes preparar son:

– Balance general: es el principal de los estados financieros. En él se exponen los activos, pasivos y patrimonio de la empresa en el marco de un periodo fiscal.

– Estado de resultados: su objetivo es resumir los ingresos, gastos, ganancias y pérdidas. Al igual que el balance general, el estado de resultados también expone datos de un periodo fiscal.

– Estado de flujo de efectivo: en este documento se detallan las entradas y salidas de efectivo de la empresa.

Realiza tus estados financieros regularmente dentro de los diferentes periodos. Por ejemplo, mensual, trimestral y anualmente, así tendrás una visión clara de la salud financiera de tu negocio.

8. Mantén tus libros en regla

Los libros contables son documentos obligatorios que se deben llevar acorde a las normativas legales. En esencia, se trabajan dos: el libro diario y el libro mayor.

Como su nombre indica, el libro diario es para consignar transacciones diariamente. Por su parte, el libro mayor contiene un registro más detallado y organizado de la contabilidad en general.

Lo más importante de este paso es asegurar que los libros estén actualizados y cumplan con las exigencias del SRI.

Cómo llevar la contabilidad de tu negocio con facilidad

Sabemos que todo inicio trae sus riesgos y desafíos, por eso, entendemos que dar forma a tu negocio no es sencillo. Aun menos cuando hablamos de la gestión contable, una tarea compleja que demanda atención y tiempo.

Por suerte, actualmente cuentas con múltiples herramientas que simplifican la gestión administrativa de las empresas. Al implementarlas, no solo optimizas los procesos, también aseguras eficiencia en cada tarea, lo que permitirá que obtengas mejores resultados.

En Siigo Contífico encuentras herramientas altamente competitivas que ayudan a llevar la contabilidad de negocios pequeños. Por ejemplo, su sistema contable te ofrece las siguientes soluciones:

– Creación y emisión de facturas electrónicas bajo cumplimiento normativo; y de forma ilimitada.

– Creación y transmisión de comprobantes de venta.

– Emitir informes al SRI de forma automatizada.

– Control de cuentas por cobrar y pagar.

– Módulo conciliaciones bancarias.

– Aplicación App Contífico, que te permite llevar la información de tu negocio en smartphone.

– Soporte ilimitado y capacitaciones constantes.

Otra parte importante al momento de llevar tu contabilidad son las buenas prácticas y la gestión estratégica. Para ello, te compartimos algunos consejos fundamentales que deberías aplicar:

– Separa tus finanzas personales de las de tu negocio, esto implica tener una cuenta bancaria personal y una para tu negocio. Esto ayudará a mantener unas finanzas organizadas y facilitará tu gestión contable.

– Establece una rutina para actualizar tus registros contables, procura fijar un horario diario o semanal en donde consignes los datos.

– Establece un sistema para organizar y archivar los documentos financieros. Así ahorrarás tiempo y evitará inconvenientes cuando necesites encontrar información específica.

– Si tu negocio empieza a crecer, o sientes que es demasiado trabajo y te abrumas, no tienes por qué sentir que es tu obligación asumir toda la responsabilidad. En estas situaciones, te recomendamos buscar la ayuda de un profesional, su experiencia será un gran apoyo.

– Mantente actualizado respecto a las leyes y regulaciones contables, ya que estas pueden cambiar. Incumplirlas puede afectar tu negocio de forma significativa, como imposición de multas o sanciones que podrían incluir cierres temporales o permanentes.

Ahora ya sabes cómo llevar la contabilidad de un negocio pequeño, por lo que podrás empezar a trabajar en la gestión de tu empresa. Esperamos que te haya sido de gran ayuda y enriquezca tu plan de crecimiento.

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