09 Abr Nota crédito: qué es, cómo se hace y cuándo debes utilizarla

Tener claro qué es una nota de crédito y saber elaborarlas, es de suma importancia en la gestión contable de todo. Es por esto que hemos creado un artículo donde te contamos cómo se hace este comprobante y cuándo debes emitirlo. ¡No te los pierdas!

¿Qué es una nota de crédito y cómo funciona?

La nota crédito en contabilidad es un documento que se utiliza en medio de un proceso de venta, con el fin de anular operaciones. Asimismo, se debe aplicar al momento de aceptar devoluciones y brindar descuentos o bonificaciones.

Es decir que la nota de crédito es un soporte que emite el vendedor o proveedor al cliente con el objetivo de acreditar la devolución de una cantidad o valor determinado. Es importante no confundirla con las notas de débito, pues estas se usan para notificar un ingreso a favor de las empresas.

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Las notas de crédito son necesarias porque la ley establece que, una vez elaboradas, las facturas no se pueden eliminar bajo ninguna circunstancia. De este modo, cuando una factura de venta necesita ser modificada, se crea este tipo de comprobante por el valor de la factura en negativo.

Actualmente, muchas empresas eligen enviar las notas de crédito a sus clientes de manera electrónica. Esto permite mayor trazabilidad en sus procesos y un mejor control contable.

Asimismo, se reducen los tiempos invertidos en los procesos manuales, los errores e inconsistencias en cada operación.

¿Quién debe emitir una nota crédito?

La creación y emisión de las notas de crédito se debe realizar, principalmente, por parte de los vendedores. También, aplica para las empresas que prestan servicios o comercializan productos. Estas, debe ir dirigidas a los clientes que soliciten devolución o cambios en la factura.

• Emisión de la nota de crédito: obligaciones de vendedores y proveedores

La emisión de las notas de crédito es una obligación para vendedores y proveedores en los siguientes casos:

– En caso de que sea necesario anular operaciones que ya fueron facturadas.

– Cuando un cliente decide devolver de manera parcial o total los productos o mercancía que adquirió.

– Situaciones en las que se detectan errores del cálculo en valores consignados.

– Cuando se hacen descuentos o rebajas después de la emisión de la factura.

En cuanto a los requisitos para la emisión formal de notas de crédito, debes tener en cuenta los siguientes aspectos que se deben incluir:

– Aclarar la denominación de nota de crédito.

– Número de serie y secuencial.

– Número de autorización otorgado por el SRI.

– Razón social del emisor.

– RUC del emisor.

– Dirección del establecimiento emisor.

– Fecha de emisión.

– Número de la factura a la que hace referencia

– Razón social y RUC del comprador.

– Motivo de la modificación.

– Valor modificado con desglose de impuestos.

– Firma del emisor.

Ventajas de usar notas de crédito para ajustes contables

Si bien utilizar las notas de crédito ante el SRI es un requisito obligatorio, no significa que no tenga beneficios. Los principales te los mencionamos acá:

– Facilita la trazabilidad, ya que plasmas un seguimiento de todas las modificaciones realizadas a las ventas originales.

– Aseguras mayor transparencia en las operaciones, ya que permite documentar formalmente cualquier modificación en las transacciones facturadas.

– Facilita el control de inventarios, principalmente en los casos de devolución, ya que permiten mantener registros actualizados del stock.

– Mejoras la relación con los clientes, ya que agrega formalidad y confianza a las ventas.

– Son un respaldo documental ante revisiones internas o fiscales.

– Permite mantener la coherencia entre los ingresos declarados y los realmente percibidos, garantizando consistencia fiscal.

– Podrás tener conciliaciones más exactas, así podrás cuadrar las cuentas por cobrar con mayor precisión.

Importancia de una nota de crédito para la contabilidad de la empresa

Si bien utilizar las notas de crédito ante el SRI es un requisito obligatorio, no significa que no tenga beneficios. Los principales te los mencionamos acá:

– Facilita la trazabilidad, ya que plasmas un seguimiento de todas las modificaciones realizadas a las ventas originales.

– Aseguras mayor transparencia en las operaciones, ya que permite documentar formalmente cualquier modificación en las transacciones facturadas.

– Facilita el control de inventarios, principalmente en los casos de devolución, ya que permiten mantener registros actualizados del stock.

– Mejoras la relación con los clientes, ya que agrega formalidad y confianza a las ventas.

– Son un respaldo documental ante revisiones internas o fiscales.

– Permite mantener la coherencia entre los ingresos declarados y los realmente percibidos, garantizando consistencia fiscal.

– Podrás tener conciliaciones más exactas, así podrás cuadrar las cuentas por cobrar con mayor precisión.

Importancia de una nota de crédito para la contabilidad de la empresa

Las notas de crédito​ son de gran importancia debido a su valor legal, puesto que son un requisito obligatorio. Asimismo, representan gran importancia a nivel interno dentro de las empresas.

Empezando porque tras ser emitidas, las notas de crédito deben ser enviadas al cliente con una copia de la factura. Esto permite asegurar la devolución del dinero a favor, o si es el caso, el total.

Es necesario tener en cuenta que en algunas ocasiones no se hacen devoluciones de dinero. Esto sucede cuando se da la posibilidad de ofrecer al cliente un bono redimible o descuentos para futuras compras.

En este último caso, la emisión de una nota crédito se genera bajo el concepto de un reembolso en la transacción de compraventa. Por eso resultan tan importantes las notas de crédito, pues es la constancia en la contabilidad de que el dinero ha sido devuelto al cliente.

En este sentido, el comprobante pasa a convertirse en un saldo positivo para el cliente por parte de la empresa que prestó el servicio o producto.

Tipos de notas de crédito y cómo afectan las finanzas de tu empresa

¿Sabías que no todas las notas de crédito impactan de igual manera tus finanzas? Esto sucede porque existen diferentes tipos, y acá te detallamos cada uno de ellos:

• Notas de crédito por devolución total

Este tipo de notas de crédito afectan directamente el inventario y los ingresos. Uno de los puntos más importantes que debes tener en cuenta es que cuando se emite una por devolución total, tu stock aumenta y tus ventas disminuyen. Esto ocurre de manera completa por el valor de la factura original.

• Notas de crédito por devolución parcial

Las notas de crédito por devolución parcial son las más comunes. Lo más característico de este tipo de nota es que solo impactan una parte de las facturas, por tanto, requieren un control detallado de los productos devueltos.

Sus características la convierten en una nota perfecta cuando los clientes solo devuelven uno o varios ítems del total de su compra.

• Notas de crédito por descuento

Este tipo de notas de crédito son utilizadas cuando se aplica un descuento después de facturar. Es decir que no afectan el inventario, su función se limita al valor de los ingresos por el monto del descuento concedido.

• Notas de crédito por error en facturación

En ocasiones se cometen errores al facturar, si bien no es lo ideal, es natural que suceda. Además, al crear una nota de crédito por error de facturación, puedes solucionar el problema de manera efectiva y sencilla.

Este tipo de notas son de gran ayuda no solo por lo que te mencionamos anteriormente, también porque no afectan el inventario de tu negocio. Es decir que se limita a modificar los valores incorrectos de la factura.

Estos son los tipos de notas de crédito más comunes; sin embargo, existen otras que se categorizan dentro de ellas. En el siguiente punto las abordaremos.

Diferencias entre notas de crédito de ajuste y notas de crédito por devolución

Las notas de crédito de ajustes y por devolución caben dentro del tipo de notas por error, pero tienen sus diferencias. En la siguiente tabla te las detallamos:

Nota de crédito desmaterializada: qué es y cómo funciona

Las notas de crédito desmaterializadas se caracterizan, esencialmente, por ser electrónicas y no requerir de una impresión física. Esto quiere decir que son generadas, transmitidas y almacenadas de forma digital sin perder validez legal.

La mejor manera de emitir este tipo de notas de crédito es a través de un software especializado, ya que así se genera automáticamente. Además, al utilizar las notas de crédito desmaterializadas puedes disfrutar de las siguientes ventajas:

– Ahorras tiempo porque generan de manera digital, haciendo fácil consignar la información y almacenamiento.

– Puedes hacer entrega inmediata de la nota de crédito a tus clientes.

– Reduces costos, ya que no requieres de insumos para la impresión del documento.

– Proceso simplificado:

Nota de crédito ante el SRI: requisitos y cumplimiento con la normativa fiscal

La emisión de notas de crédito ante el SRI es un requisito que no puedes pasar por alto si deseas mantenerte al día con tus obligaciones fiscales. Para asegurar el cumplimiento de tu cumplimiento ante las autoridades fiscales, esto es lo que debes saber:

• Requisitos que debes cumplir ante el SRI

– Tener tu RUC con la información al día.

– Es clave que la nota de crédito tenga especificada el ajuste de la factura original.

– En caso de que uses facturación electrónica es obligatorio que cuentes con firma electrónica vigente.

• ¿Cómo se hace el proceso de autorización de notas de crédito ante el SRI?

Para autorizar una nota de crédito ante el SRI debes seguir los siguientes pasos:

1. Emitir las notas de forma electrónica; esto lo puedes hacer de manera ágil y sencilla con un sistema contable como el de Siigo Contífico.

2. Esperar la validación del SRI para asegurar el cumplimiento de todos los requisitos.

3. Una vez el SRI autoriza las notas de crédito recibes la autorización por parte del SRI, así tendrá validez tributaria al documento.

4. Una vez es válida la nota de crédito se deberá enviar al cliente.

Ejemplos prácticos de notas de crédito en el contexto empresarial

En este apartado, vamos a mencionar algunos ejemplos de notas de crédito, así podrás tener una idea más clara sobre cómo realizar estos documentos. ¡Empecemos!

Ejemplo 1: nota de crédito de devolución parcial

Ubiquémonos en el barrio La Roldós, en Quito, donde hay una distribuidora de dulces y confitería. En un día de trabajo, vendió 20 cajas de caramelos masticables por USD 20. Al pasar dos días el cliente regresa y solicita la devolución de 3 cajas. Ya que estaban parcialmente húmedas y los caramelos se estropearon.

Debido a la naturaleza de caso, María, la dueña de la distribuidora, acepta la solicitud. Por tanto, le devuelve el monto correspondiente a las 3 cajas y hace una nota de crédito por error justificando la salida del dinero.

Después del proceso con el cliente, María deberá emitir la nota de crédito ante el SRI y una vez aprobada, enviarle una copia al cliente.

Ejemplo 2: aplicación de descuentos después de una venta facturada

En este caso, un salón de belleza decide hacer un descuento especial a sus clientes frecuentes del último mes. Así que cuando regresen, les aplicarán la rebaja del total de su compra por una cifra equivalente al 15% de su último servicio.

Para aplicarlo, Ana, la duela del salón, va a aplicar notas de crédito por descuento a cada cliente. De esta manera podrá asegurar el cumplimiento fiscal si afectar las cuentas registradas.

Cómo se hace una nota de crédito con Siigo Contífico

La emisión de notas de crédito a través de un sistema contable especializado es una alternativa que te apoyará en tu gestión contable. Si deseas implementar una herramienta de este tipo, puedes optar por Siigo Contífico, un proveedor de sistema contable en la nube pionero en Latam.

El sistema de Siigo Contífico cuenta con una sección para la creación y emisión de notas de crédito. Para crearla, solo debes dirigirte a esta opción y seguir los pasos, los pasos que te va indicando la interfaz, la cual es intuitiva y fácil de usar.

Además, es una función que solo requiere algunos datos, después el sistema se encarga de emitir el documento de manera automatizada. Los datos que debes tener presente son:

– Nombre del cliente al que va dirigida la nota de crédito.

– Factura a la que se desea aplicar la nota de crédito.

– Datos del vendedor.

– Fecha de vencimiento del documento.

– Descripción o concepto.

– Monto o valor.

Lo mejor de todo es que Siigo Contífico es un sistema pensado para integrar todas tus operaciones comerciales en un solo lugar. Por ende, al seleccionar la factura correspondiente a la nota de crédito, el sistema va a cargar automáticamente la información para generar el documento.

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¿Por qué elegir Siigo Contífico para gestionar tus ventas?

Siigo Contífico es una herramienta altamente competitiva y a la vanguardia, pensada para empresarios y contadores de Ecuador. Gracias a su avanzado sistema que facilita procesos como la facturación electrónica y la emisión de notas de crédito.

Al integrar todas las áreas de tu empresa y permitirles el compartir información al instante, Siigo Contífico asegura que tu contabilidad esté al día. Además, al estar ubicado en la nube, puedes acceder a tus reportes financieros y de ventas cuando lo necesites.

Ahora que ya sabes cómo se hace una nota de crédito de forma ágil y sencilla con Siigo Contífico, te invitamos a disfrutar todos los beneficios de nuestro sistema contable online.