06 Dic Nota crédito: qué es, cómo se hace y cuándo debes utilizarla

Tener claro qué son las notas de crédito y saber elaborarlas, es de suma importancia para tu negocio, tanto como si se tratara de cualquier otro documento contable. En este artículo te contamos cómo se hace este comprobante y cuándo debes emitirlo.

¿Qué es una nota de crédito?

La nota crédito en contabilidad es un documento que se utiliza en medio de un proceso de venta, con el fin de anular operaciones, aceptar devoluciones y brindar descuentos o bonificaciones.

Es decir, la nota de crédito, es un tipo de comprobante emitido al cliente por el vendedor o proveedor para acreditar la devolución de una cantidad o valor determinado y no debe confundirse con una nota débito, la cual se usa para notificar un ingreso a favor de las empresas.

Este comprobante se hace necesario porque la ley establece que, una vez elaboradas, las facturas no se pueden eliminar bajo ninguna circunstancia. De este modo, cuando una factura de venta necesita ser modificada, se crea este comprobante por el valor de la factura en negativo.

Actualmente, muchas empresas eligen enviar la nota de crédito a sus clientes de manera electrónica, con lo que logran una mayor trazabilidad en sus procesos y un mejor control contable.

Simultáneamente, se reducen los tiempos invertidos en los procesos manuales y los errores e inconsistencias en cada operación.

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Dato curioso: legalmente es posible emitir varias notas de crédito de una misma factura. Lo único que debes tener en cuenta es que en cada nota se debe especificar el motivo de su realización.

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¿Quién debe emitir una nota crédito?

Como lo mencionamos anteriormente, la realización de este comprobante de compraventa debe estar en manos de los vendedores o de la empresa que presta el servicio o comercializa el producto e irá dirigida al cliente que solicitó devolución o cambios de la factura.

Para qué sirve este comprobante contable

Veamos de forma más detallada cuándo se utiliza este documento comercial. Una nota de crédito debe elaborarse cuando se presentan las siguientes situaciones:

• Se van a conceder descuentos o bonificaciones
• Es necesario anular alguna operación
• Se va a aceptar una devolución por parte de un cliente
• Se emitieron facturas por error
• Para corregir datos, conceptos o valores en la facturación

Importancia de una nota de crédito para la contabilidad de la empresa

Este tipo de comprobante, luego de ser emitido, debe ser enviado al cliente con una copia de la factura; esto para asegurar la devolución de dinero si es que dicho cliente alcanzó a pagar una parte o la totalidad de la compra. En algunas ocasiones, no se hacen devoluciones de dinero, sino que se ofrece al cliente un bono redimible o descuentos para futuras compras.

En este sentido, la emisión de una nota crédito genera en la mayoría de los casos un reembolso en la transacción de compraventa. Por eso es importante dentro de una empresa, porque es la constancia en la contabilidad de que el dinero ha sido devuelto al cliente.

El comprobante pasa a convertirse en un saldo positivo para el cliente, ya que recibe algo (dinero o regalo) por parte de la empresa que presta el servicio o producto.

Cómo se hace una nota de crédito con Contífico

Cuando utilizas el sistema contable online de Contífico, elaborar una nota de crédito es una tarea bastante sencilla. El sistema ya tiene creada la plantilla del documento, por eso solo necesitas llenar los campos con la información correspondiente a la transacción comercial que será respaldada con el comprobante. Algunos de los datos que debes ingresar son:

• Nombre del cliente al que va dirigida la nota de crédito
• Factura a la que se desea aplicar la nota de crédito
• Datos del vendedor
• Fecha de vencimiento del documento
• Descripción o concepto
• Monto o valor

Lo mejor de todo es que Contífico es un sistema pensado para integrar todas tus operaciones comerciales en un solo lugar; por eso, al seleccionar la factura correspondiente a la nota de crédito, el sistema va a cargar de forma automática toda la información necesaria para generar el documento.

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