como reducir los gastos administrativos de una empresa

Pon en práctica estos 3 consejos para controlar los gastos en tu empresa

Reducir los gastos administrativos y de todas las áreas en general, es un reto que empresarios como tú afrontan todos los días. Una buena forma de ahorrar, es asegurarte de que la falta de orden y claridad en tu contabilidad no te lleven a desperdiciar recursos. Por eso es importante que conozcas qué son los gastos y aprendas a registrarlos de forma correcta. Aplica los 3 consejos que te proponemos y verás como sí es posible mantener el equilibrio en tus finanzas.

 

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Consejo 1: Conoce cuáles son los tipos de gastos

El primer paso para controlar tus finanzas, es tener muy claro qué tipos de gastos existen y cuáles son sus características. Pero antes, vamos a dejar claro a qué nos referimos cuando hablamos de gastos.

¿Qué es un gasto?

En contabilidad, el gasto es un concepto que se utiliza para registrar los movimientos que reducen el beneficio de tu empresa; esto incluye aquello que gastas para poder llevar a cabo tu actividad económica.

Es común que el gasto se confunda con el costo, pero no son lo mismo: un gasto es un recurso que no se recupera directamente, aunque contribuye al funcionamiento de la empresa y por eso es un factor indispensable para obtener ganancias. Por su parte, el costo hace parte directa del proceso de producción (como la materia prima, por ejemplo); por eso se considera una inversión que puede retornar en algún momento.

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Tipos de gastos

Los gastos en tu empresa pueden ser operacionales, como los gastos administrativos y de ventas, que son fundamentales para producir ingresos:

Gastos administrativos: son aquellos gastos necesarios para que tu empresa pueda funcionar, aunque no se producen directamente por su actividad económica (como la fabricación de productos, por ejemplo). Dentro de este tipo de gastos se incluyen:

  • Servicios básicos
  • Materiales de oficina
  • Gastos de nómina
  • Arrendamientos
  • Honorarios o gastos judiciales
  • Mantenimientos y reparaciones
  • Seguros

 

Gastos de ventas: este tipo de gastos son los que se producen mientras tu empresa dirige, planea o ejecuta una venta, incluyendo los esfuerzos del área comercial, el área ejecutiva, marketing y publicidad.

Para reducir la posibilidad de cometer errores en tu contabilidad, lo ideal es que este tipo de gasto se registre tan pronto se produce, sin importar el momento en que vas a recibir los ingresos producto de la venta.

También debes tener en cuenta los gastos no operacionales. Estos son los que no forman parte de la actividad normal de tu negocio, sino que se producen por hechos ocasionales o imprevistos. Por ejemplo:

  • Pago de intereses por préstamos bancarios
  • Multas e infracciones
  • Indemnizaciones
  • Daños en las instalaciones de la empresa por calamidades como incendios o inundaciones

 

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Consejo 2: Aprende a registrar tus gastos

El segundo paso para controlar y reducir los gastos administrativos, de ventas y no operacionales de tu empresa, es ingresar la información de manera correcta dentro de tu contabilidad. Una forma recomendada de hacerlo es mediante las cuentas T.

En las cuentas T los gastos siempre se debitan en el momento en que se generan. Por ejemplo, si realizas el pago de unos honorarios, es obligatorio debitar el valor y acreditarlo simultáneamente.

Recuerda que en todos los registros contables deben existir las partidas dobles; si no existen, no es un registro coherente ni va a reflejar el estado real de las finanzas en tu negocio. Lo anterior significa que, por cada operación económica que se lleve a cabo en tu empresa, se deben efectuar por lo menos dos anotaciones. Esto incluye por supuesto la contabilización de los gastos.

 

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Consejo 3: Registra todos los movimientos contables asociados a tus gastos

Una vez se cancela el gasto, se deben hacer otras cuentas T, de bancos o caja, dependiendo de dónde se obtuvo el dinero para cubrir el gasto. Entonces se debita en la cuenta T por pagar con otra cuenta T de bancos o caja.

Consejos que debes tener en cuenta a la hora de registrar gastos en una cuenta T.

  1. Es importante que tengas todos los documentos no contables que soporten esos gastos, como cuentas de cobro, recibos, comprobantes de pago, entre otros. En resumen, debes recopilar todo lo que ayude a soportar y validar los gastos para tener un panorama completo de tu situación económica.
  2. Recuerda que no debes confundir un gasto con un costo. Un gasto no se puede recuperar, un costo sí.
  3. Por cuestiones de orden, ten en cuenta en dónde clasificar el gasto, en qué rubro o en qué cuenta contable.
  4. No olvides que siempre debes utilizar contabilidad de causación y no de caja, es decir que siempre debes registrar un gasto contra una cuenta del pasivo y luego cancelar tu gasto contra otra cuenta de bancos o caja.

 

Hasta aquí nuestros consejos para clasificar y registrar adecuadamente tus gastos. Sabemos que mantener tu contabilidad al día es un gran desafío, por eso en Contífico hemos diseñado una herramienta que te va a facilitar la vida.

 

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