como reducir los gastos administrativos de una empresa

Pon en práctica estos 10 consejos para reducir los gastos en tu emprendimiento

Uno de los retos más grandes al emprender es saber cómo optimizar los recursos del negocio y reducir los gastos para mantener el equilibrio. Por eso, en este post te damos varios consejos para ayudarte a disminuirlos para que maximices tus beneficios y alcances una gestión eficiente de tu emprendimiento. ¿Preparado? ¡Comencemos!

Tabla de contenido

¿Por qué reducir gastos en tu emprendimiento?

 

Antes de profundizar en el tema, es importante señalar que la reducción de gastos es una tarea que debe hacerse con cuidado, ya que hay gastos indispensables e inherentes a la actividad que realizas en tu negocio.

No es una medida destinada solo para los momentos de crisis, puede hacerse de manera periódica a fin de mejorar el flujo de efectivo, redirigir el capital hacia otras áreas que lo requieran y llevar tu pyme al siguiente nivel.

A continuación, te compartimos 10 consejos que puedes implementar en tu emprendimiento para reducir gastos.

1. Lleva un registro de todos tus gastos

 

Para poder hacer reducciones, primero debes saber en qué estás gastando. Realiza un registro cronológico y claro de todos los gastos según sus características (fijos, variables, administrativos, entre otros), adjunta los soportes correspondientes (facturas, recibos de compra, etc.), específica el monto del importe y añade una breve descripción de la operación.

Una vez que tengas listo este registro, revísalo cuidadosamente para identificar las áreas que más gastos generan, los gastos innecesarios o superfluos, si hay meses en los que estos se reducen y en cuáles estás gastando más.

Existen varias maneras de hacer este control, la más eficaz es mediante el uso de un software de contabilidad, una herramienta con la que además podrás ahorrar tiempo para concentrarte en hacer crecer tu negocio.

Empieza a llevar un control riguroso de las operaciones de tu empresa, no dejes de acceder a este artículo en el que te contamos todo sobre los registros contables.

2. Prepara y evalúa tu presupuesto

 

Trabaja en un presupuesto realista con base en los registros y perspectivas futuras, así evitarás gastos imprevistos y podrás tomar decisiones inteligentes para mejorar la productividad y aumentar las posibilidades de expansión.

Ten en cuenta distintas variables, por ejemplo: los recursos que están a tu disposición, las ventas registradas, gastos generales de la empresa, los precios y la demanda del mercado. Incluso, puedes elaborar un formato en Excel que puedes ir modificando a medida que las finanzas y las necesidades de tu negocio cambian.

Pero, ¡atención! No olvides hacer revisiones periódicas y comparar los montos totales con el gasto real que tuviste.

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3. Crea un plan de negocios

 

Poner en marcha un negocio propio no es algo que pueda hacerse de la noche a la mañana y mucho menos improvisando, por eso es crucial que establezcas un plan de negocios en el que detalles cada aspecto de tu emprendimiento.

Este es un documento extremadamente útil para definir las columnas básicas de tu compañía, como la ventaja competitiva, la oportunidad de mercado detectada y cómo va a ser aprovechada.

Es, de alguna forma, una guía para todas tus acciones y deberá responder a preguntas básicas como: ¿cuáles son los productos y/o servicios que vas a ofrecer?, ¿cuáles son los puntos fuertes del negocio?, ¿quiénes son tus competidores?, ¿qué canales utilizarás para llegar a tus clientes?, ¿qué cantidad de dinero necesitarás para empezar a operar?

De hecho, algunos estudios han determinado que aquellas empresas que cuentan con un buen plan de negocios tienen el doble de posibilidades de sobrevivir los dos primeros años de operación y de expandirse.

4. Usa la tecnología a tu favor

 

En la actualidad el acceso que tenemos a plataformas y aplicaciones es casi ilimitado (y a veces gratuito). Muchas empresas, sin importar su tamaño o sector, se apoyan en herramientas tecnológicas para simplificar sus procesos, reducir tiempos de ejecución y facilitar el intercambio de datos e información.

Un software en la Nube, por ejemplo, es el aliado ideal para gestionar tu contabilidad y optimizar gastos. Lo mejor de este sistema es que no necesitas comprar costosas licencias o invertir mucho dinero en mantenimiento y actualizaciones.

Utiliza también herramientas como Trello, Slack y Hootsuite, pues te ayudarán a administrar tareas, gestionar proyectos y organizar tu agenda de una manera simple.

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5. Transforma tu negocio físico en un negocio digital

 

El comercio virtual crece día tras día en el mundo, por eso cada vez son más las pymes que deciden abrir una tienda en línea para vender sus productos y servicios.

Emprender en el ambiente virtual trae grandes beneficios en términos de ahorro, alcance, servicio al cliente y flexibilidad. Sabemos que no es una tarea fácil, pero si lo que buscas es reducir gastos, entonces, es el momento de transformar tu negocio físico en uno digital.

A continuación, te contamos algunas de las principales ventajas de un negocio online frente a una tienda física.

 

Tienda física vs. negocio online

 

Tienda físicaNegocio online
Dependes del número de personas que ingresen o que se acerquen a tu tienda.Rompes las barreras de lo físico permitiéndote mayor cobertura geográfica.
Los costos y gastos que debes afrontar para mantener un espacio físico se incrementan. Aquí se incluyen la renta mensual, pago de servicios, mobiliario, etc.Los costos y gastos se reducen, ya que no necesitas rentar un local, tener productos en un almacén, o contratar varios vendedores.
Tienes horarios específicos de apertura y de cierre.Vendes las 24 horas del día, ¡los 365 días del año!

 

6. Vende a través de las redes sociales

 

Otra forma de reducir los gastos en tu emprendimiento es utilizando las redes sociales para interactuar con tus clientes potenciales y concretar ventas. Gracias al auge de plataformas como Facebook, Instagram o WhatsApp es más fácil promocionar tus productos y servicios sin tener que destinar tantos recursos.

Cabe destacar que los usuarios de redes sociales crecieron 227 millones a lo largo del 2021, alcanzando un total de 4,700 millones a inicios de julio de 2022, según el Informe General Global Digital 2022, publicado por We Are Social en asociación con Hootsuite. Esto significa una gran oportunidad para que autónomos y negocios de todos los tamaños puedan alcanzar su máximo potencial y generar más ingresos.

Antes de comenzar, asegúrate de elegir las redes sociales que mejor funcionen para tu emprendimiento, ya que cada una tiene sus particularidades. Además, esta es una manera fantástica de enfocar tus esfuerzos solo en aquellas redes en donde se encuentre tu audiencia meta y que estén alineadas con los objetivos de tu marca.

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7. Define nuevas estrategias para incrementar las ventas

 

Ya no basta con promover productos y servicios. Y es que, generar conversaciones relevantes con nuestra audiencia objetivo para que conozcan nuestra marca y su propuesta de valor es lo que realmente genera tráfico y conversiones.

¿Cómo se logra esto? Con un mensaje de marca poderoso que se refleje en contenidos útiles publicados a través de las redes sociales u otros formatos accesibles; por supuesto, a cambio de una tarifa.

8. Automatiza tus procesos

 

La automatización de procesos consiste en utilizar la tecnología para simplificar las tareas operativas o demasiado complejas. Esto permite optimizar tiempos y ahorrar dinero. Existen múltiples procesos que pueden automatizarse, entre los más comunes se encuentran:

Marketing

Los especialistas de marketing podrán agiliza los flujos de trabajo al interior del negocio, automatizar las campañas a través de correo electrónico, personalizar mensajes y crear un puente sólido con el área de Ventas.

Nómina

Para las áreas de recursos humanos, la automatización les va a permitir llevar de manera puntual el cálculo y el registro de pagos a los empleados: lo que antes tomaba horas e incluso días, ahora podrán hacerlo en pocos minutos.

Facturación

Con la automatización de este proceso es posible emitir documentos electrónicos autorizados de forma rápida. Simplificar los procesos de cobro y tener a la mano todas tus comprobantes para cumplir a tiempo con tus obligaciones fiscales.

Contabilidad

Con el uso de un software contable, podrás administrar de forma fácil tu negocio y mantener tu información segura y actualizada. Además, tienes acceso permanente a información actualizada, para que la analices y tomes decisiones basadas en datos reales.

Siigo|contífico es el software ideal para quienes desean controlar los procesos comerciales, financieros y administrativos estratégicamente. Con nuestro sistema evitas desperdiciar recursos en tu negocio, porque te permite automatizar procesos en tu empresa a través de funcionalidades como:

  • Facturación Electrónica
  • Software Contable y de Gestión
  • Punto de Venta
  • Punto de Venta con Facturación Electrónica
  • Sistema Contable Multiempresa

 

9. Optimiza el control del inventario

 

Crea un reporte de ventas y compras con el que puedas analizar qué productos se venden más y cuáles no tienen rotación para desarrollar una estrategia enfocada en darles mayor visibilidad. Recuerda que una mala gestión del inventario te lleva a perder ventas y, por lo tanto, se disminuye la liquidez del negocio.

También puedes negociar con tus proveedores algún tipo de descuento por volumen de compra o comparar los precios para negociar ofertas y elegir la mejor opción para tu negocio.

 

10. Gestiona el personal

 

Puedes optar por dividir las jornadas laborales y pensar en el teletrabajo para reducir costos asociados a la presencialidad como la compra de papelería. Asimismo, estas medidas te ayudan a aumentar la productividad de tus colaboradores.

Estamos seguros de que esta información fue útil para ti y que podrás aplicar estos consejos para gestionar adecuadamente los recursos que tienes disponibles y así reducir tus gastos.

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