Control de inventarios: las mejores prácticas que debes aplicar en tu negocio

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Control de inventarios: las mejores prácticas que debes aplicar en tu negocio

El control de inventarios consiste en verificar cómo son los movimientos de mercancía y materias primas en tu empresa. Esta práctica tiene una gran importancia para ti como emprendedor, porque de un manejo adecuado de tu inventario depende, en gran parte, que tu negocio sea rentable. Sigue leyendo y conoce las estrategias más efectivas para gestionar tus recursos de forma inteligente.

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Ventajas de implementar el control de inventarios

Los beneficios del control de inventarios son múltiples. Su importancia va a depender de la etapa de desarrollo en que se encuentre tu empresa y de las acciones que necesites tomar para seguir avanzando.

En general, un control apropiado de tu inventario te permite:

  • Reducir los costos financieros que ocasiona el tener almacenadas grandes cantidades de productos.
  • Disminuir la posibilidad de fraudes, daños físicos o robos.
  • Tener suficientes productos para vender, porque sabes qué te hace falta y qué no.
  • Reducir las pérdidas como resultado de una baja en los precios.
  • Ahorrar tiempo y esfuerzo al revisar cuáles fueron tus ingresos y tus gastos, y decidir qué mercancía tener en existencia.

 

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Métodos para el control de inventarios

El control que se lleva sobre el inventario puede ser de tipo contable u operativo. Cada uno ofrece ventajas diferentes y se aborda de una forma particular.

Control de inventario contable

Es importante tener el control del inventario para contrastarlo con los ingresos y las inversiones que genera tu empresa. Es decir que, para tener un control de inventarios óptimo a nivel contable, tu contador debe contrastarlo con las existencias reales de mercancía; esto va a facilitar que identifiques cualquier escape de dinero y que sepas oportunamente si estás realizando gastos innecesarios por falta de orden.

Control de inventario operativo

Este tipo de control recomienda tener las existencias de mercancías y materias primas en un nivel apropiado. De esta manera los controles se hacen con antelación a la operación que va a realizar tu empresa, ya que si compras sin un motivo real, no vas a tener un control general de tus inventarios. A esto se le conoce comúnmente como Control Preventivo.

 

¿Qué elementos tener en cuenta para un buen control de inventarios?

El control contable, el análisis de los inventarios y la auditoría, son los factores que te van a permitir identificar qué tan eficiente es el control preventivo y van a dejar en evidencia los puntos débiles que necesitan ser corregidos. No olvides que los registros y la técnica del control contable son usados como herramientas de gran valor para los controles preventivos.

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14 consejos imperdibles

  1. Realiza un conteo físico de tus inventarios al menos una vez al año, sin importar el sistema utilizado.
  2. También debes llevar a cabo conteos periódicos, con el fin de identificar las pérdidas de material.
  3. Utiliza un sistema computarizado, en especial si tu empresa maneja una gran variedad de artículos. Asegúrate de que dicho sistema te brinda un control permanente y te permite tener actualizados datos como las cantidades y los precios de tus productos.
  4. Establece un control preciso y claro para el ingreso y la salida de mercancía. Lleva informes detallados y asegúrate de que todos los movimientos cuenten con la autorización correspondiente; esto con el fin de facilitar el control y asegurar que las entregas se realicen de manera oportuna.
  5. Mantén tu stock en un lugar adecuado, donde no sufra ningún tipo de deterioro físico o pueda ser objeto de robo. También debes controlar qué personas tienen acceso a ese lugar y establecer los permisos necesarios para movilizarse dentro de él.
  6. Nombra un jefe responsable del inventario. Esta persona debe encargarse de tareas como informar sobre cualquier daño y reportar a tiempo cuando falte algún elemento.
  7. Siempre compra a los proveedores que te den el mejor precio.
  8. Ten suficientes productos disponibles para prevenir situaciones de escasez. No hacerlo te puede generar pérdidas en tus ventas.
  9. Programa cursos y charlas para sensibilizar a tus empleados sobre el cuidado de los materiales. Registra todas las opiniones que tengan, para que puedas identificar qué hace falta y qué puede mejorar en el control de tu inventario.
  10. Realiza una confrontación de los registros contables con los inventarios físicos.
  11. Consigue una póliza de seguro, con el fin de proteger los bienes de tu empresa.
  12. Realiza auditorías al azar de tus inventarios y compara los resultados con los libros contables.
  13. Asegurate de llevar actas de responsabilidad firmadas por los encargados del stock, con el fin de responsabilizarlos y garantizar la recuperación de la mercancía, en el caso de que existan pérdidas o deterioros.
  14. Lleva un registro con los datos (como nombre, cargo y firma) del personal autorizado para retirar productos, ordenar ventas y realizar envíos a otras personas o empresas.

 

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Conceptos clave sobre el control de inventarios

Para finalizar, te compartimos unas definiciones clave relacionadas con el control de inventarios. El objetivo es que tengas muy claro en qué consisten todas las decisiones y acciones que vas a poner en práctica para optimizar el manejo de tus productos.

Cantidad mínima

El número de productos que tenga tu inventario, debe ser el suficiente para satisfacer las necesidades de tus clientes.

Cantidad máxima

Debes tener un control sobre las cantidades máximas, para que los productos no ocupen espacio de más dentro de tu negocio y para que no pierdas dinero invirtiendo en compras innecesarias.

Solicitudes de compras

La persona que se encargue del control de inventarios, cuando identifique que algún material se está agotando, debe realizar una solicitud al encargado de las compras. Además, debe verificar la cantidad física de material, la cual debe quedar registrada en la solicitud de compra. De esta forma se comprueba si el registro contable concuerda con la existencia física real del producto.

Ingreso de mercancía

Con el fin de asegurar la disponibilidad de almacenamiento para el material que ingresa, el jefe del inventario debe estar enterado de las fechas en las que van a llegar los pedidos.

Auditoría a los productos que ingresan

En el momento en que llega la mercancía, el jefe del inventario se debe encargar de contarla, medirla (si es necesario) y revisar su estado. Luego debe enviar un informe completo al área de compras, donde se debe verificar que todo está acorde con la factura enviada por el proveedor. Una vez revisado este punto, se puede aprobar la factura para remitirla al área de contabilidad.

 

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Cantidades reservadas

En algunas ocasiones se pueden hacer ventas que no implican un retiro inmediato de los productos porque, por ejemplo, su entrega ha sido programada para una fecha posterior. En estos casos, a pesar de que el artículo siga dentro de la empresa, se debe restar del inventario para saber cuál es la disponibilidad real de todos los productos.

Procedimiento interno de las cantidades reservadas

El área de ventas se encargará de suministrar la información al responsable del control de los inventarios, para que esta operación se registre en la columna de las cantidades que se encuentran reservadas y se haga la modificación del saldo disponible. En el momento en que se envía el pedido al cliente, este se debe registrar en la columna de salidas, pero el saldo disponible no tendrá ninguna modificación; esto gracias a que previamente ya se había hecho este registro.

Hasta aquí nuestros consejos con las mejores prácticas para el control de inventarios. Te recomendamos echarle un vistazo al software administrativo y contable de Contífico, una herramienta ideal para organizar tu inventario de manera rápida y efectiva.

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