05 Ago Control de inventarios: las mejores prácticas que debes aplicar en tu negocio

En el contexto empresarial, la gestión eficiente en el control de inventarios es fundamental para el éxito de la línea productiva. Puesto que es un proceso clave para optimizar los recursos y asegurar la satisfacción del cliente.

Es por esto que, si tienes problemas con esta gestión, te invitamos quedarte hasta el final de este artículo. En él, hablaremos a detalle sobre qué es el control de inventarios, sus ventajas, los métodos más comunes y las mejores prácticas para la gestión.

¡Empecemos!

¿Qué es el control de inventarios?

El control de inventarios es un proceso de gestión en donde se supervisan las existencias de productos y materias primas que tiene una empresa. También se trabaja la adquisición, almacenamiento y seguimiento de bienes.

El objetivo del control de inventarios es mantener un equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda. Por lo que resulta ser un proceso esencial para evitar excesos y escases, aspectos que pueden llevar a pérdidas económicas o afectar la productividad.

Otro de los fines principales del control de inventarios es asegurar suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda. Al mismo tiempo, debe evitar un exceso de existencias, así no habrá costos excesivos en cuanto a almacenamiento ni pérdida de productos.

Ten en cuenta que, para lograr un control de inventarios efectivo en tu negocio, es imprescindible implementar estrategias y herramientas. Estos elementos, permitirán monitorear y gestionar los inventarios de manera efectiva.

Ventajas de implementar el control de inventarios

Cuando implementas un sistema de control de inventarios en tu empresa, empiezas a disfrutar de diferentes beneficios. Principalmente, el aumento de la eficiencia operativa y la rentabilidad.

A continuación, te presentamos las principales ventajas de un control de inventarios efectivo.

1. Ayuda a reducir los costos

Al implementar un control de inventarios podrás minimizar los costos asociados al almacenamiento de productos. Esto, en parte, porque evitarás exceso de productos y materias primas, pues tendrás las cantidades necesarias.

Por otra parte, la optimización de los niveles de inventario, permiten reducir los gastos operativos, al tiempo que aumenta tu margen de beneficio.

2. Aumenta la eficiencia operativa

Cuando tienes un sistema de control de inventarios eficaz, promueves una planificación y ejecución de las operaciones diarias de forma óptima. El resultado es la mejora de la productividad y reducción del tiempo y esfuerzo que se destina a la gestión.

3.Promueve una mayor satisfacción al cliente

Al garantizar una adecuada gestión del inventario, aseguras que los productos estén disponibles cuando tus clientes los soliciten. Esto promoverá una mejora en la satisfacción y fidelidad de tus clientes.

Además, un buen control de inventarios reduce los tiempos de espera, un factor clave al momento de asegurar una buena experiencia al cliente.

4. Ayuda a prevenir las pérdidas

Si se trata de evitar pérdidas, el control de inventarios es uno de los mejores aliados, puesto que reduce el riesgo de deterioro y la caducidad de productos. Esto es posible gracias a la gestión de monitoreo, la cual se encarga de identificar y corregir problemas a tiempo.

5. Optimiza el espacio disponible para el almacenamiento

Un control eficiente de inventarios te ayudará a utilizar mejor el espacio de almacenamiento, ya que evitas acumulaciones innecesarias. Al mismo tiempo, aseguras que los productos se almacenen de manera ordenada y accesible.

Métodos para el control de inventarios

Existen varios métodos de control de inventarios que puedes implementar en tu negocio. La clave es identificar tus necesidades y características específicas para así elegir el adecuado.

En este espacio te contaremos cuáles son los métodos más comunes y sus características, así podrás elegir el adecuado para ti:

• Método EOQ

El método EOQ, por sus siglas en inglés: Economic Order Quantity, en español: Cantidad Económica de Pedido. Se trata de una fórmula que permite determinar la cantidad adecuada de pedido de productos e insumos.

El objetivo es minimizar los costos totales de la gestión inventario. Es un método adecuado para aquellos negocios que buscan equilibrar el costo por organización y mantenimiento.

• Método ABC

El método Activity Based Costing (ABC), se basa en clasificar los inventarios en tres categorías: A, B y C. Determinar qué producto va en cada categoría depende de su importancia y valor.

• Método PEPS

El método Primero en Entrar, Primero en Salir, se basa en la premisa de que los primeros productos que entran al inventario, son los primeros en salir. Su enfoque resulta de gran utilidad cuando se trabajan productos perecederos, ya que evita las pérdidas por deterioro o vencimiento.

• Método de conteo cíclico

Se trata de un sistema donde el monitoreo o revisión se realiza a una sola sección del inventario. Es decir que, no se hace un seguimiento a todos los productos o insumos al mismo tiempo.

Es un método ideal para detectar y corregir errores que se presentan con mayor frecuencia. Podríamos decir que su objetivo es mejorar la precisión del inventario sin interrumpir las operaciones diarias.

• Método JIT

El método Just In Time (JIT), se basa en la compra de inventario o insumos solamente cuando es necesario para los procesos de producción o venta. Es un método que requiere de coordinación precisa con proveedores, además de una planificación detallada para que la cadena de suministro funcione efectivamente.

¿Cómo implementar un sistema de control de inventarios?

Sabemos que implementar un sistema de control de inventarios puede parecer un gran reto; por eso, desde Siigo Contífico te acompañamos en este proceso. A continuación, te contamos paso a paso cómo ejecutarlo de manera efectiva y simple:

1. Evaluación las necesidades de tu negocio

El primer paso que debes hacer es analizar las necesidades específicas de tu negocio y determinar qué tipo de control de inventarios es el indicado para tus operaciones. Para ello, debes considerar factores clave, como los siguientes:

– Tamaño de tu inventario.

– Frecuencia de las ventas.

– Naturaleza de tus productos.

2. Busca herramientas tecnológicas y elige la más adecuada

Las herramientas tecnológicas, como los softwares especializados, son de gran ayuda para asegurar una gestión óptima. Por otro lado, te recomendamos que te fijes en las siguientes características:

– Que su interfaz sea amigable y fácil de usar.

– Que permita escalabilidad.

– Compatibilidad con otras herramientas.

– Que sea online para mayor flexibilidad.

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3. Capacita a tu personal

Es importante que una vez elijas un sistema especializado y lo implementes, procedas a presentarlo a tus colaboradores. Seguido, deberás capacitarlos, enseñarles cómo funciones y cómo hacer un adecuado uso de la herramienta.

4. Integración de datos

Un paso indispensable y que requiere especial atención es la transferencia de tu información de inventarios al nuevo sistema. Es clave que verifiques que cada dato sea preciso y esté completo, ya que podría haber problemas en el futuro.

5. Realiza pruebas y has los ajustes necesarios

Hacer pruebas piloto te permitirá identificar y corregir posibles problemas antes de la implementación. Esto, te asegurará que el software que has implementado funciona correctamente.

6. No olvides hacer monitoreos constantes

Una vez has implementado el software para gestionar el control de inventario de tu negocio, lo ideal es que realices un monitoreo regular. El objetivo es asegurar que la herramienta funcione correctamente y que, en caso de ser necesario, realices los ajustes pertinentes.

Buenas prácticas para controlar el inventario de tu negocio

Después de implementar un sistema de gestión de inventario para tu negocio, es importante considerar un aspecto clave: las buenas prácticas. Al aplicarlas, vas a marcar una gran diferencia en la eficiencia y precisión de tu gestión.

Desde Siigo Contífico, queremos compartirte algunas recomendaciones para un control de inventarios efectivo:

• Las auditorías son tus aliadas: realízalas periódicamente

Programa auditorías regulares para verificar la exactitud del inventario y detectar discrepancias. Las auditorías periódicas ayudan a identificar problemas antes de que se conviertan en pérdidas significativas y aseguran la integridad del inventario.

• Asegúrate de mantener unos registros precisos

Debes velar para que todos los movimientos de tu inventario estén registrados de manera precisa y oportuna. Esto resulta esencial para la toma de decisiones informadas y la planificación de futuros pedidos.

• No dejes de lado la tecnología

Las herramientas tecnológicas serán un gran apoyo para tu gestión de inventarios. Por ejemplo, los sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID), son ideales para mejorar la precisión y aumentar la velocidad del seguimiento del inventario.

• Fomenta la comunicación asertiva

Mantener una comunicación abierta y constante con las diferentes partes del proceso de control de inventarios es imprescindible. Por un lado, tienes a tus proveedores, con quienes debes asegurar una cadena de suministro fluida y eficiente. Tus colaboradores, por otra parte, también deben estar al tanto de todas las tareas y procesos pendientes.

Al contar con canales de comunicación efectivos, no solo podrás prevenir retrasos en las ordenes, también garantizarás que los productos estén disponibles cuando se necesitan.

• Optimiza los métodos de almacenamiento

La organización eficiente en tu almacén es clave para que la cadena de producción se mantenga de forma correcta. Garantizar este aspecto es sencillo, puedes optar por etiquetas y códigos de barras.

Por su puesto, utilizar el espacio de manera óptima es otro aspecto fundamental, puedes buscar repisas o racks que optimicen este factor.

• No olvides implementar políticas claras

Las políticas al interior de tu negocio son un cimiento clave para la adecuada ejecución de cada proceso. Por tanto, establecer políticas claras y tareas estandarizados para la gestión de tu inventario debe ser una prioridad.

Plantea las políticas y defínelas a detalle, estas, ayudarán a asegurar efectividad y consistencia en tu gestión. Al mismo tiempo, facilitarás el cumplimiento de las otras buenas prácticas que deseas para tu empresa.

• Realiza un monitoreo regular de los niveles de inventario

Instaura un cronograma para asegurar el monitoreo de tu inventario, esta medida evitará excesos en el stock o falta de existencias. En consecuencia, tus operaciones podrán mantenerse en correcto funcionamiento.

Así llegamos al final de este artículo, esperamos que te haya sido de gran utilidad para trabajar un control de inventarios eficiente y basado en las mejores prácticas. Recuerda que, si deseas ser el primero en conocer nuestros contenidos, solo debes suscribirte al blog de Siigo Contífico. ¡Llena el formulario acá abajo y listo!