Si tienes una empresa, trabajas de manera independiente o recientemente decidiste emprender, entonces seguro te has preguntado ¿qué es una factura?, ¿cómo se hace?, y ¿por qué es importante para mi negocio?…

Primero, debemos mencionar que este es un elemento clave para que toda empresa funcione correctamente, ya que te da cuenta de la situación financiera. Asimismo, es una obligación fiscal con la cual debes cumplir y hace parte de los comprobantes de venta autorizados por el Servicio de Rentas Internas (SRI).

Por eso, en este artículo te contamos todo sobre la factura: definición y elementos que la componen; así como su importancia. Además, aprenderás a crear un formato de factura fácil y rápido en Excel para que ahorres valioso tiempo.

¿Qué es una factura?

Una factura es el documento que refleja una transacción de compra, venta o la prestación de algún servicio. Es decir, es la representación física de que se ha realizado una compra o adquirido un determinado servicio.

Por qué es importante

• Es imprescindible para efectuar una devolución o una reclamación (tanto por parte del vendedor como del comprador).
• Te permite tomar de decisiones que contribuyan al crecimiento tu negocio.
• Podrás obtener descuentos y deducciones en cuanto a pagos de impuestos fiscales.

¿Cómo hacer un formato de factura en Excel?

Para hacer un formato de factura en Excel, debes tener en cuenta los siguientes pasos:

Paso 1: Configurar la hoja de Excel para su impresión.
Para eso abrimos un nuevo documento de Excel y vemos en la pestaña de Diseño de página, en tamaño ponemos A4.
Paso 2: organiza y rellena los campos obligatorios que tu factura debe tener para ser válida. Estos son:

• Tus datos como emisor: número del Registro Único De Contribuyentes (RUC), nombre comercial (si consta en el RUC), razón social, dirección del establecimiento, teléfono, correo electrónico, etc.
• Denominación del documento: incluir el rótulo de “factura” de forma visible en el documento.
• Número de factura: Todas las facturas deben tener un número de 15 dígitos. Este debe estar acorde con lo dispuesto por el SRI.
• Fecha: indicar el día, el mes y el año en el que se ha emitido la factura.
• Identificación del adquiriente: todos los datos del destinatario de la factura como lo son razón social, RUC, correo, etc.
• Descripción del producto o del servicio que se ha realizado: todos los datos del destinatario de la factura como lo son razón social, RUC, correo, etc.
• Información adicional: incluyendo las formas de pago.
• Requisitos tributarios y contables: base imponible (precio sin impuestos), IVA (la tarifa vigente es del 0% y del 12% y aplica tanto para bienes como para servicios.), total (cantidad que debe pagar el cliente), el ICE o Impuesto a los Consumos Especiales, etc.

Paso 3: Después, ingresar los datos de la factura de manera detallada, revísalos y, finalmente, guarda tu formato utilizando un nombre que te permita reconocerlo fácilmente.

¡Y listo! De esta manera, ya tienes tu propia plantilla de factura en Excel que puedes ir cambiando según las operaciones que realices con tus diferentes clientes.

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IMPORTANTE: Debemos tener cuidado al crearla nuestras facturas manualmente porque, podemos caer en errores que conviene evitar.

Ahora ya sabes cómo hacer un formato de factura en Excel. Si bien son varios pasos, si los sigues correctamente, podrás generar tus propias versiones desde el principio.

Por otro lado, si buscas algo más rápido y simple, te recomendamos el Sistema de Facturación Electrónica de Siigo|contífico, con esta herramienta, podrás hacer documentos electrónicos autorizados desde cualquier lugar y a la hora que desees, si gastar mucho tiempo (todos sabemos que el tiempo es dinero).

Si quieres saber qué es la facturación electrónica y cómo impulsa tu negocio. Te recomendamos leer este post.

Genera tus facturas de forma fácil con Siigo|contífico

Nuestro sistema ya tiene generada la plantilla del documento, por eso solo necesitas llenar los campos con la información correspondiente a la transacción comercial que será respaldada con el comprobante.

Lo mejor de todo es que Siigo|contífico es un sistema pensado para integrar todas tus operaciones comerciales en un solo sitio; por eso, al seleccionar la factura correspondiente a la nota de crédito, el sistema va a cargar de forma automática toda la información necesaria para generar el documento.

Ventajas de utilizar un software de facturación online

• Cumples con los requisitos exigidos por el SRI.
• Tus clientes reciben sus comprobantes electrónicos directamente en su correo.
• Obtienes toda la información de tu negocio con un solo clic.
• Puedes gestiona la firma electrónica directamente con nosotros.
• Tus clientes reciben sus comprobantes electrónicos de manera inmediata.

¿Quieres conocer las diferencias entre la factura electrónica y la firma electrónica? Accede a este artículo en el que te compartimos los pasos que debes seguir para lograrlo.

Cómo ves la factura es uno de los documentos más importantes para tu negocio, por no decir el que más. Es por eso que con Siigo|contífico facturas 100% seguro y sin errores.

Gracias por haber llegado hasta aquí, esperamos que puedas aprovechar estas distintas herramientas para ejercer el control de tu empresa y obtener excelentes resultados.

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