¿Qué son los documentos electrónicos?

¿Qué son los documentos electrónicos? 7 ventajas clave

En la actualidad, la digitalidad está presente en todos los aspectos de nuestra vida, y el ámbito empresarial no es la excepción. Para las compañías, implementar en sus procesos herramientas electrónicas es un factor clave para una gestión administrativa óptima.

Además, contar con herramientas tecnológicas se puede considerar más una necesidad que una opción. Principalmente, porque afecta de forma directa la productividad y competitividad de las empresas.

En este artículo te contaremos a profundidad sobre los documentos electrónicos y su papel en la gestión de una empresa. ¡Empecemos!

¿Qué es un documento electrónico?

 

Un documento electrónico es exactamente lo que su nombre indica: cualquier archivo, ya sea de texto, imagen, audio o video; que se ha almacenado en formato digital. A diferencia de los documentos físicos, los electrónicos se crean, editan, visualizan y archivan en medios informáticos.

Dentro de los documentos electrónicos más comunes se encuentran los archivos de PDF, Word, Excel o PowerPoint. Pero también clasifican los correos electrónicos, páginas web, publicaciones en redes sociales y demás formatos multimedia.

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Cualidades a destacar de los documentos electrónicos

Cualidades de los documentos electrónicos

Los documentos electrónicos se distinguen por su naturaleza, la cual es inmaterial e intangible. Sin embargo, esto no significa que no cuenten con la misma validez e importancia de un documento físico.

Hoy en día, la validez de los documentos electrónicos no solo es contundente, sino que se han creado procesos para reforzar su fiabilidad. Un ejemplo de ello es la firma electrónica, la cual cuenta con procesos de confirmación de identidad.

Para que tengas una mejor noción de los documentos electrónicos, te mencionamos sus cualidades principales:

– Seguridad: los documentos electrónicos pueden protegerse mediante diversas técnicas de seguridad. Algunas medidas son el cifrado y las firmas digitales, asegurando el acceso solo a las personas autorizadas.

– Integridad: una vez creado, un documento electrónico puede mantenerse sin alteraciones. Lo que garantiza que la información contenida en él permanezca intacta y confiable.

– Accesibilidad: al estar almacenados en medios informáticos, puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo, como smartphones, tablets o computadores. Los puedes transportar de manera local o subirlos a carpetas en la nube, así puedes consultarlo desde cualquier lugar.

– Sostenibilidad: los documentos electrónicos pueden cumplir su función de manera 100% digital, al menos en la mayoría de casos. Esto ayuda a reducir el uso de papel, minimizando el impacto al medio ambiente.

– Eficiencia: la gestión de documentos electrónicos reduce de forma significativa el tiempo y recursos de almacenamiento, gestión y control.

 

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Tipos de documentos electrónicos

 

En el ámbito empresarial es posible encontrar diferentes tipos de documentos electrónicos. Cada uno de ellos cumple con funciones específicas y se pueden utilizar sin problema.

En este espacio te mencionamos los principales tipos de documentos electrónicos que puedes encontrar:

 

• Facturas electrónicas

 

Estos son los documentos más utilizados en el ámbito empresarial; principalmente, porque se han convertido en un comprobante electrónico obligatorio. Su rol es fundamental porque da validez fiscal ante el SRI y corrobora los ingresos sobre los que una compañía tributa.

Factura electrónica SRI

Imagen tomada del sitio web del SRI

• Reportes electrónicos

 

Son informes que entregan análisis de datos en formato digital. Resultan más sencillos de realizar porque la información se suele obtener de fuentes digitales, haciendo que el proceso sea más ágil.

Su papel es imprescindible en las empresas porque facilitan la toma de decisiones a nivel estratégico.

Reporte ASAP Ecuador

Ejemplo de reporte ASAP, tomado de https://www.laoficinaideal.com/
Generalmente se realizan en Excel

Reporte ASAP Ecuador

Se incluyen información de gastos y se especifican datos de clientes
Este tipo de reportes lo puedes realizar de manera automatizada con Siigo Contífico

• Contratos electrónicos

 

Se trata del mismo documento en el que dos o más partes acuerdan algo y hacen un pacto legal para asegurar su cumplimiento. En formato digital, un contrato tiene la misma validez y función. Incluso, se utilizan firmas digitales que validan la identidad de las partes.

 

• Certificados digitales

 

Estos documentos tienen como objetivo verificar información ligada a la identidad, experiencia laboral, estudios, etc. Se emiten con normalidad en cualquier entidad y se puede implementar la firmar electrónicamente para mayor fiabilidad.

Certificados digitales

Tomado de https://info.acreditta.com/
Generalmente, se emiten por instituciones bancarias, académicas, gubernamentales, entre otros.
Deben contar con un código de referencia o identificación único que corrobore su legitimidad

• Correos electrónicos

 

Se trata de la correspondencia a través de correos electrónicos, tales como Hotmail, Gmail, Yahoo!, etc. Funcionan como canales digitales para enviar información, archivos y diversos contenidos adjuntos.

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7 ventajas de usar documentos electrónicos en tu negocio

 

Los documentos electrónicos se utilizan en todos los entornos de forma diaria, y esto se debe, en gran parte, a las ventajas que ofrece. En este espacio te detallaremos 7 principales ventajas de estos documentos:

Ventajas de usar documentos electrónicos

1. Ayuda a reducir los costos:

 

Los gastos que se generan en recursos para imprimir, como tinta, papel e impresoras, se reducen casi a cero.

 

2. Aumenta la productividad

 

Crear un documento, editarlo y enviarlo se convierte en una tarea sencilla. No solo porque ajustarlo sea práctico y rápido; también porque el envío es instantáneo gracias a los canales digitales.

 

3. Mejora el sistema de organización

 

Clasificar y buscar documentos es una tarea de segundos, gracias a las opciones de búsqueda rápida. Sin mencionar el almacenamiento, el cual es en medios digitales que no ocupan espacios físicos, ya que todo está en los equipos.

 

4. Es una alternativa ecológica

 

Al reducir el consumo de papel y otros recursos, como tinta y energía, mitigas el impacto al medio ambiente.

 

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5. Permite la gestión remota

 

Los documentos electrónicos se pueden transportar de manera fácil, no solo de forma local, como USB. También, puedes almacenarlos en la nube y acceder desde cualquier lugar, solo necesitas conexión a Internet.

 

6. Ofrece mayor seguridad

 

El almacenamiento digital para los archivos ha evolucionado, y cada vez hay más medidas de control para restringir quien ve o edita los documentos.

 

7. Cuenta con medidas legales de validación

 

Desde hace un tiempo, los certificados, contratos y demás documentos con peso legal, se realizan de forma electrónica. Estos, son igual de válidos que los físicos, solo requieren de métodos de confirmación de identidad, como las firmas digitales.

7 ventajas de usar documentos electrónicos en tu negocio

¿Aún tienes dudas sobre los documentos electrónicos? Acá te las aclaramos

 

Es común que existan dudas respecto a los documentos electrónicos cuando no se está muy relacionado a ellos. Por eso, en Siigo Contífico te respondemos algunas de las principales preguntas que surgen alrededor de ellos.

 

• ¿Qué debe contener un documento electrónico?

 

Aunque su forma y presentación varía, la estructura de los documentos electrónicos incluye los mismos elementos básicos:

– Identificación del emisor y receptor

– Fecha de creación o modificación

– Cuerpo

– Referencia o código de identificación (si aplica)

– Firmas o comprobantes electrónicos (si son documentos oficiales)

 

• ¿Cuál es la diferencia entre un documento electrónico y uno digital?

 

Técnicamente, ambos son lo mismo; sin embargo, el término ‘documento digital’ se utiliza principalmente para archivos multimedia. Estos pueden ser fotos, videos o audios.

Por otra parte, los documentos electrónicos se usan para enmarcar los archivos de textos y formatos destinados al procesamiento de datos.

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• ¿Qué validez tiene un documento electrónico en Ecuador?

 

En Ecuador, los documentos electrónicos tienen validez legal siempre y cuando cuenten con firma electrónica. Esto aplica para documentos que son oficiales, como contratos, certificados, credenciales, etc.

 

• ¿Existe algún tipo de requisito para emitir un documento electrónico?

 

Una pregunta común es: ¿qué requisitos debo tener para emitir un documento electrónico? La respuesta a ello es un sí parcial, porque los requisitos solo aplican para ciertos documentos. Estos pueden ser aquellos que respaldan transacciones comerciales, como facturas, guías de remisión, notas de crédito, etc.

Uno de los requisitos más comunes es la firma electrónica válida. Por otra parte, están los reportes electrónicos, como el reporte SAP y el reporte ATS.

 

• ¿Quiénes están obligados a emitir documentos electrónicos?

 

A la fecha, se han implementado diferentes leyes que hacen obligatorio el uso de documentos electrónicos. El caso más reciente y conocido es el de la factura electrónica, un requisito exigido por el SRI. También se encuentran algunos informes y reportes contables.

Las personas obligadas a emitirlas son sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad. Además, deben cumplir con ciertos requisitos y reglamentaciones exigidas por las autoridades fiscales.

 

Hasta acá nuestro artículo sobre documentos electrónicos. Esperamos haber resuelto todas tus dudas y contribuir a tus procesos donde se reaccionan este tipo de archivos.

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