Qué son los papeles de trabajo para una auditoría

Papeles de trabajo para una auditoría: ¿qué son?

Las auditorías son procesos de gran ayuda al momento de rectificar que una organización cumple con las normativas vigentes en sus procesos. Cuando se realizan, es posible determinar si hay transparencia en la gestión interna; al tiempo que se determina si está al día con sus obligaciones.

Al momento de realizar una auditoría se tienen en cuenta diferentes aspectos de gran relevancia, con el objetivo de asegurar un buen resultado. Los papeles de trabajo de auditoría son uno de estos aspectos, y juegan un rol fundamental, ya que documentan cada paso del análisis.

Además, los papeles de trabajo de una auditoría aportan evidencia sólida a los resultados obtenidos. Si te desenvuelves en el mundo financiero y empresarial, es indispensable que los conozcas y tengas clara su función y relevancia.

En este artículo te guiaremos en un recorrido dónde comprenderás por completo todo sobre los papeles de trabajo de una auditoría. ¡No te lo pierdas!

Qué son los papeles de trabajo

En una auditoría, el profesional encargado de realizar el proceso debe llevar un registro detallado de cada hallazgo y observación. Este registro, se va plasmando en unos documentos, los cuales deben ser trabajados de manera minuciosa, ya que son un soporte valioso del proceso.

Esos documentos donde el auditor hace su registro son los documentos de trabajo de la auditoría. Su valor, además de recaer en la recopilación y análisis del proceso; también son una base que sustenta las conclusiones que entrega el profesional.

Por último, se debe mencionar que los papeles de trabajo son una prueba valiosa para demostrar que se siguieron los procedimientos requeridos para emitir un dictamen objetivo y fundamentado.

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¿Cómo aportan claridad y confianza a los procesos contables?

Elaboración de papeles de trabajo

La elaboración de papeles de trabajo no se hace únicamente porque sean una herramienta clave para el proceso. También son una fuente de tranquilidad para empresarios y contadores, ya que gracias a ellos se obtiene claridad y confianza, esto se debe a que trabajan los siguientes puntos:

– Se refuerza la transparencia, pues al documentar cada paso, se minimizan las dudas sobre el procedimiento seguido.

– Una buena documentación asegura que la auditoría cumple la normatividad legal vigente y los estándares aplicables.

– Se mejora la comunicación, ya que los papeles de trabajo facilitan el intercambio de información entre auditores y responsables de la empresa.

– Los hallazgos documentados aportan datos concretos y relevantes, facilitando la toma de decisiones.

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Tipos de papeles de trabajo en una auditoría

 

Al momento de realizar una auditoría, los profesionales pueden enfocar el proceso con un registro que se adapte mejor a los objetivos. Para ello, se puede elegir alguno de los tipos de papeles de trabajo en una auditoría; a continuación, te contamos cuáles son los más comunes y de qué se tratan:

 

• Papeles de trabajo de planeación

Papeles de trabajo de planeación

Los papeles de trabajo de planeación para auditoría se establecen en la parte inicial de la estrategia. Por tanto, es el momento donde se definen los objetivos, el alcance y los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso.

En resumen, en esta etapa inicial, los documentos se enfocan en preparar el terreno para la auditoría. Algunos ejemplos comunes son:

– Hacer un primer análisis para identificar las áreas críticas de la empresa.

– Establecer el cronograma que detalla las fechas clave en el proceso de auditoría.

– Crear una lista con los riesgos identificados en las áreas financieras de la empresa.

– Consolidar un plan de muestreo que especifique los datos que se analizarán a detalle.

– Determinar el alcance de la auditoría teniendo en cuenta los objetivos y recursos.

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Papeles de trabajo de ejecución

 

Estos documentos se enfocan en la etapa de desarrollo de la auditoría, por tanto, es donde los auditores se dedican a la recopilación y análisis de información. Para ello, los papeles de trabajo de ejecución se desarrollan con el registro de los procedimientos y hallazgos.

Papeles de trabajo de ejecución

Algunos ejemplos que te darán una idea son los siguientes:

– Creación de hojas de cálculo con conciliaciones bancarias

– Documentación detallada de las evidencias que respaldarán los hallazgos finales del proceso.

– Registro de notas de las entrevistas realizadas con el personal de la empresa.

– Fotografías o copias de las facturas y notas de ventas que son útiles ara el proceso.

– Análisis de la documentación que detalla el cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias.

 

• Papeles de trabajo de conclusión

Papeles de trabajo de conclusión

Los papeles de trabajo de conclusión son documentos en los que se desarrolla el resumen de los resultados finales de la auditoría. En estos, se trabajan los argumentos que justifican las opiniones y recomendaciones que se entregan en el informe final del proceso.

Algunos ejemplos de este tipo de papeles de trabajo de auditoría son:

– Resumen general sobre los resultados finales.

– Memorandos internos en los que se le comunica a la empresa las principales debilidades identificadas en la gestión interna.

– Gráficas que comparan los resultados financieros actuales con periodos anteriores.

– Primera versión del dictamen de la auditoría con el objetivo de permitir una revisión antes de emitir el reporte oficial.

 

¿Qué hace a un papel de trabajo realmente útil?

¿Qué hace a un papel de trabajo realmente útil?

Los papeles de trabajo de una auditoría interna, ​como externa, deben ofrecer beneficios que resulten de utilidad al proceso. Por eso, es esencial que cumplan con ciertas características que aseguren su efectividad.

En este espacio, te compartimos cuáles son esas cualidades que deben resaltan en los papeles de trabajo de una auditoría para que garantices el éxito:

– Claridad en la información: es indispensable que todos los datos estén debidamente organizados y de manera lógica, de tal manera de que sean fácil de entender.

– Información relevante: los datos que se incluyan en los papeles deben estar directamente relacionados con los objetivos de la auditoría. Es decir que, no es necesario mencionar información que no resulte nutritiva para el proceso.

– La precisión debe estar garantizada en la toda la información: cada dato consignado en los papeles de trabajo debe ser verificable y estar respaldado por evidencia.

– La información debe mantener un nivel de complejidad adecuada: los datos no deben manejar una terminología excesivamente técnica. Lo realmente necesario es que la información sea lo suficientemente detallada.

 

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Cómo evitar que tus papeles de trabajo se conviertan en un dolor de cabeza

Elaborar y gestionar la documentación en una auditoría

Elaborar y gestionar la documentación en una auditoría puede parecer desafiante, principalmente si no se adoptan buenas prácticas desde el inicio. Por ello, lo ideal es contar con un plan de trabajo estructurado que permita seguir los pasos adecuados del procedimiento.

Algunos factores que te ayudarán a hacer los papeles de trabajo de manera más sencilla y efectiva son los siguientes:

– Estandariza los formatos: para este punto, puedes utilizar plantillas prediseñadas que te ayudarán a ahorrar tiempo y evitar inconsistencias.

– Digitaliza tus documentos: implementar herramientas digitales que contribuyan a la gestión de procesos administrativos es de gran ayuda para la efectividad. Es ideal que trabajes con este tipo de apoyo para mantener toda la información organizada y accesible.

– Revisa constantemente: hacer una revisión periódica de los documentos te ayudará a evitar errores.

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Herramientas digitales para la gestión de papeles de trabajo

Herramientas digitales para la gestión de papeles de trabajo

Actualmente, existen múltiples herramientas digitales que facilitan en gran medida la elaboración de papeles de trabajo de una auditoría. Cuando las implementas, la gestión del proceso será más ágil, práctica y efectiva. Por eso, te compartimos algunas de las más populares:

– Software de gestión documental: son las plataformas ideales para almacenar, organizar y compartir documentos de manera segura. Algunas de las más comunes son SharePoint o Google Drive.

– Sistemas especializados en gestión contable:

– Hojas de cálculo avanzadas: algunas de las herramientas más conocidas son Microsoft Excel o Google Sheets. Estas plataformas son ideales para analizar y presentar datos financieros.

– Sistemas especializados en auditoría: las aplicaciones como CaseWare o AuditBoard son las comunes. Dentro de sus funcionalidades principales se encuentra el uso de plantillas de papeles de trabajo y herramientas de análisis de riesgos.

– Herramientas de colaboración: son de gran ayuda para mantener la comunicación entre equipos durante el proceso de auditoría. Algunas de las más conocidas son Slack o Microsoft Teams, las cuales ofrecen múltiples funciones que contribuyen al desarrollo los procesos internos.

 

Ahora ya sabes qué son los papeles de trabajo de una auditoría y su importancia; esperamos que toda la información te resulte útil y la puedas aplicar. Recuerda que puedes acceder a más contenidos similares suscribiéndote a al blog de Siigo Contífico, solo debes llenar el formulario que encuentras aquí abajo.

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