04 Sep ¿Cómo hacer el plan de mejora para tu negocio?

La capacidad de adaptación es fundamental para que una empresa pueda mejorar constantemente y así mantenerse a la vanguardia. En este sentido, un plan de mejora bien estructurado puede ser clave para marcar la diferencia al momento de alcanzar el éxito.

En Siigo Contífico queremos ayudarte a asegurar ese éxito, por eso, en este artículo, te guiaremos paso a paso para elaborar un plan de mejora para una empresa. Exploraremos sus beneficios, tipos y herramientas prácticas para implementarlo.

¡Empecemos!

¿Por qué necesitas un plan de mejora para tu negocio?

Antes de entender por qué un plan de mejora es imprescindible para tu negocio, es clave comprender qué es. Se trata de una herramienta estratégica esencial para mantenerse competitivo y relevante en la industria.

En sí, es un documento que sirve como ruta para identificar debilidades, potenciar fortalezas y alcanzar objetivos específicos de manera organizada. La necesidad de contar con un plan de mejora surge de varios factores, como los siguientes:

– Nuevas herramientas y soluciones tecnológicas: la evolución tecnológica no se detiene, lo que exige una adaptación continua y ágil.

– Preferencias y expectativas de los clientes: los consumidores aumentan sus expectativas de calidad, eficiencia y personalización constantemente. Es clave mantenerse al tanto de sus preferencias y cubrirlas.

– Mayor competencia: en un mercado cada vez más saturado, diferenciarse de la competencia es fundamental para atraer y fidelizar clientes.

– Garantizar sostenibilidad: contar con prácticas que aseguren el crecimiento y futuro de la empresa es necesario para la proyección y el éxito.

– Eficiencia operativa: es indispensable trabajar permanentemente en la optimización de recursos; así se reducen los tiempos y costos.

– Desarrollo del talento: el crecimiento profesional de tus colaboradores es clave para el éxito de tu negocio, invierte en capacitaciones y programas de formación.

Beneficios de implementar un plan de mejora

Al implementar un plan de mejora empresarial podrás disfrutar de numerosos beneficios, los principales son:

– Mejora de la calidad de los procesos: al optimizar los procesos de tu negocio, estás conduciendo tus productos y servicios a una mayor calidad.

– Fomenta la productividad: cuando logras identificar y eliminar ineficiencias en tu negocio, podrás hacer más con menos.

– Aumentas la satisfacción de tus clientes: la mejora continua significa más calidad en todos tus procesos, incluyendo el de atención al cliente. Esto, promueve la fidelización de y las recomendaciones voz a voz.

– Aumenta la motivación de tu personal: tus colaboradores se sentirán más motivados al ver más interés en su bienestar y crecimiento profesional.

– Se instaura una c­ultura de innovación: un plan de mejora fomenta un ambiente donde las nuevas ideas son bienvenidas y valoradas.

– Incrementa la competitividad: al mantenerse en un proceso de contante de evolución y mejora, la calidad de tus productos y servicios destacarán dentro de la competencia.

– Ayuda a reducir los costos: al optimizar procesos es común que se promueva el ahorro de recursos.

Qué tipos de plan de mejora existen

Cuando te pongas manos a la obra podrás encontrar diferentes tipos plan de mejora para tu negocio, todos con un enfoque diferente. En este espacio, te detallaremos cada uno para que así, puedas elegir el adecuado para atender tus necesidades.

– Plan de mejora tecnológica: se orienta a la actualización y optimización de los sistemas y herramientas tecnológicas existentes. También, se puede enfocar en la implementación de nuevas tecnologías.

– Plan de mejora de procesos: su enfoque es la optimización de los flujos de trabajo y la eficiencia operativa.

– Plan de mejora financiera: se centra en mejorar la gestión financiera; al tiempo que busca aumentar la rentabilidad.

– Plan de mejora de recursos humanos: su objetivo está enfocado en el desarrollo y bienestar de los empleados.

– Plan de mejora de servicio al cliente: su finalidad es mejorar la experiencia y satisfacción del cliente.

– Plan de mejora de marketing: se enfoca en mejorar las estrategias de promoción y posicionamiento.

– Plan de mejora de calidad: busca elevar los estándares de calidad en productos y servicios.

– Plan de mejora de sostenibilidad: se trata de un plan direccionado en la implementación de prácticas sostenibles y responsables.

Paso a paso para crear un plan de mejora empresarial

¡Ahora sí, es momento de empezar! En esta sección te vamos a contar, paso por paso, cómo elaborar un plan de mejora efectivo.

1. Elabora un diagnóstico inicial

Antes de implementar mejoras en tu negocio, siempre debes realizar un diagnóstico inicial. En sí, es un proceso en donde se buscan e identifican áreas de mejora.

Para esto proceso, puedes recurrir a herramientas de investigación y análisis como:

– Hacer un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas).

– Buscar y encontrar las áreas críticas que requieren mejoras.

– Recopilar datos y feedback de tus colaboradores, clientes y otras partes interesadas.

2. Establece los objetivos de tu plan

Una vez tienes claras las necesidades de tu empresa, podrás avanzar con los objetivos de tu plan de mejora. Para ello, lo ideal es basarte en la estructura SMART; es decir, objetivos Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales.

Además, es fundamental que tus objetivos estén alineados con la visión y misión de la empresa. De esta forma, aseguras una proyección de crecimiento enfocada a tus necesidades y metas.

3. Prioriza las áreas de mejora

Antes de avanzar con el desarrollo del plan, es importante poner especial atención a las áreas de mejora. Esto, te permitirá evaluar el impacto que podrían tener y de qué manera beneficiará tu negocio.

En este paso, puedes considerar los recursos disponibles y la viabilidad de la implementación. Recuerda siempre pensar en el beneficio de tu empresa.

4. Desarrolla tu estrategia

La estrategia es la columna vertebral de tu plan de mejora, ya que este enfoque permitirá una planeación y ejecución bien enfocada. En el proceso, debes priorizar y diseñar de forma estructurada y especifica cada paso a seguir.

No olvides establecer indicadores clave de rendimiento para medir el progreso de tu estrategia.

5. Crea un plan de acción

Desglosa la estrategia en tareas concretas, asigna responsables y plazos para entregar cada una de ellas. Para ello, te será de gran ayuda desarrollar y seguir un cronograma detallado.

6. Asigna recursos de manera táctica

En este punto, debes determinar los recursos necesarios para llevar a cabo tu plan de mejora. Esto incluye recursos financieros, humanos y tecnológicos.

Te recomendamos tener un sistema de seguimiento que asegure el adecuado uso de los recursos, así evitarás negligencias o desvío de dinero.

7. ¡Implementa tu plan!

Para la implementación del plan de mejora de tu negocio, debes basarte en los siguientes aspectos fundamentales:

– Comunicar de manera clara y precisa el plan a tu equipo y demás partes involucradas.

– Dar inicio a la ejecución de tareas asegurando el cumplimiento de lo previsto en el cronograma.

– Proporcionar formación y apoyo a todos los participantes del plan según sea necesario.

8. No olvides hacer un seguimiento y control

Asegúrate de monitorear regularmente el progreso del plan, para ello, te debes basar en los indicadores establecidos para medir el rendimiento. Otra medida efectiva que puedes implementar son las reuniones de seguimiento, ya que aseguran una comunicación efectiva.

Basado en la información recolectada en los seguimientos, lo ideal es que ajustes el plan cada vez que sea necesario.

9. Evalúa los resultados

Finalmente, cuando tu plan haya llegado a la fase final de ejecución, será momento de evaluar los resultados. En este proceso, los indicadores serán de gran ayuda, pues permitirán saber si realmente se cumplieron los objetivos.

¡Y listo! De esta manera habrás culminado el plan de mejora de tu negocio, pero aún hay más. Sigue leyendo.

Herramientas prácticas que te ayudarán en el plan de mejora de tu negocio

Si deseas implementar un plan de mejora efectivo para tu negocio, es ideal que cuentes con herramientas digitales para emprendedores especializadas. Estas, facilitan y optimizan los diversos procesos que vas a ejecutar dentro de plan, incluyendo el seguimiento y la evaluación.

A continuación, te contamos cuáles son las herramientas más efectivas que puedes utilizar:

• Aplicaciones y software: ideales para la mejora continua

En el mercado, podrás encontrar una amplia gama de aplicaciones y sistemas para la ejecución y optimización de tu plan. Lo mejor, es que puedes encontrar opciones que cumplan con tus necesidades especificad.

Dentro de las principales opciones, puedes encontraron:

1. Sistemas de gestión de proyectos

– Trello: es ideal si deseas visualizar tus tareas y hacer un seguimiento detallado.

– Asana: te entrega una visión completa de proyectos y tareas.

– Microsoft Project: es perfecto para proyectos complejos y de gran escala.

2. Herramientas para el análisis y la visualización de datos

– Tableau: te permite crear dashboards interactivos para el seguimiento de métricas.

– Power BI: realiza de análisis detallados y permite visualizar los datos para comparar información.

– Google Data Studio: será tu mejor aliado para crear informes personalizados.

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3. Software para la gestión de procesos

– Siigo Contífico: proveedor de software administrativo, sistema contable y sistema POS con soluciones integrales y modernas que optimizan procesos y mejoran resultados.

– Bizagi: te ayuda a facilitar la modelación, ejecución y mejora de procesos de negocio.

– Lucidchart: si quieres crear diagramas de flujo y mapas de procesos de manera colaborativa, esta herramienta es perfecta.

4. Plataformas para el trabajo colaborativo

– Microsoft Teams: está incluida en el paquete empresarial de Microsoft. Esta, integra chats, videollamadas y permite la colaboración de documentos.

– Slack: es una de las herramientas de comunicación más conocidas. Es efectiva ya que permite la inmediatez y la organización a través de canales.

• Métodos ágiles para implementar cambios rápidamente

Si deseas agilizar la implementación de tu plan de mejora, puedes inclinarte por métodos efectivos que optimizan los tiempos sin comprometer la efectividad. Acá te contamos cuáles son los principales:

1. Método Lean Six Sigma

Se trata de un método que combina dos vertientes metodológicas: la Lean, la cual se enfoca en eliminar desperdicios. Mientras que Six Sigma, se enfoca en la reducción de variaciones.

Otro factor importante a considerar de este método, es que se basa en el ciclo DMAIC, sigla de Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. Te puedes basar en este para dar una forma más efectiva a la estructura de tu plan de mejora.

2. Método Scrum

Consiste en dividir el plan periodos cortos, en el método Scrum, se le denominan sprints. Estos, suelen comprender 2 o 3 semanas; en algunos casos, pueden ser 4 semanas; este debería ser lo máximo.

Además, el método también se caracteriza por la programación de reuniones diarias de seguimiento y utilizar un backlog que prioriza las tareas a mejorar.

3. Método Design Thinking

El método Desing Thinking está centrado en el usuario, tomándolo como punto de partida para resolver los problemas de forma creativa. Es una gran opción si tu plan de mejora busca trabajar el área de productos, servicios y experiencias del cliente.

4. Método OKR

OKR son las siglas en inglés de Objectives and Key Results, en español: Objetivos y Resultados Clave. Es un método en el que se establecen objetivos ambiciosos y resultados medibles.

Si buscas grandes metas para tu negocio esta es una gran opción, ya que ayuda a cumplir objetivos alineando los esfuerzos de manera global en la organización.

5. Método Kanban

Se caracteriza por trabajar de forma estructurada para corregir problemas en los procesos. Se utiliza un flujo de trabajo llamado Kuban.

Dentro de sus características se encuentra colocar limites en tráfico de tareas para evitar cuellos de botella. Las mejoras que traerá este método serán de forma continua y gradual.

Ejemplo de plan mejora de procesos empresariales

En Siigo Contífico sabemos lo importante que es tu negocio, por eso, queremos dejar completamente claro cómo hacer un plan de mejora. Para ello, vamos a compartirte algunos ejemplos:

Taller de repuestos y mantenimiento de electrodomésticos

Para nuestro primer ejemplo de plan de mejora de una empresa vamos a ubicarnos en una tienda local que ofrece servicios de mantenimiento y venta de repuestos electrodomésticos. Este comercio, viene presentando problemas en las ventas, ya que se completan las cotizaciones, pero no se llega a finalizar la venta.

Partiendo de lo anterior, hemos desarrollado el siguiente ejemplo de plan de mejora, el cual se enfocará en tres objetivos:

– Optimizar la experiencia de usuario en el sitio web.

– Implementar un sistema de recuperación de carritos abandonados.

– Mejorar el proceso de pago, priorizando la agilidad y la seguridad.

Teniendo claros los objetivos, podremos trazar las acciones para cumplir cada uno, establecer un cronograma y trabajar basado en uno o varios métodos.

Para ello, vamos a desarrollar el primer objetivo, en donde las acciones propuestas son:

– Auditoria del sitio web con enfoque UX para encontrar principales puntos de mejora.

– Renovación de imagen.

– Optimizar copies para garantizar un tono más amigable y cercano.

El cronograma que vamos a trabajar se dividirá en do tiempos, uno para realizar la auditoria y trabajar la nueva propuesta gráfica. En el segundo tiempo, nos enfocaremos en la implementación y renovación de copies.

El tiempo estimado serán de dos a tres meses, dando un tiempo máximo a la primera fase de un mes y medio. En cuanto para la segunda etapa, estimamos un mes, si se presentan contratiempos, podrían destinarse dos semanas más.

Finalmente, para el seguimiento, se realizará un sprint semanal, en donde se comunicarán avances, dudas y, en caso tal, contratiempos o inconvenientes.

Este sería, a grandes rasgos, el camino a seguir para desarrollar e implementar tu plan de mejora. Recuerda que puedes inclinarte por las alternativas que más te resulten adecuadas. Incluso, puedes innovar y ser creativo en las acciones que propones.

Hemos llegado al final, esperamos que este contenido te sea de gran utilidad y te apoye al momento de implementar el plan de mejora de tu empresa. Recuerda que, si deseas seguir aprendiendo más sobre cómo impulsar tu negocio puedes suscribirte al blog de Siigo Contífico.

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