31 May Número de factura: cómo se obtiene y cómo se ve en las facturas electrónicas según el SRI

La factura es uno de los documentos más importantes para tu negocio. No solo sirve para tener tu contabilidad al día, sino que, además, te permite respaldar cada una de las operaciones comerciales y cumplir con la normativa establecida.

Toda factura, en especial si es una factura electrónica, debe contener un número de identificación único e irrepetible. Este te facilita, entre otras cosas, diferenciar una factura de otra y realizar un seguimiento de las mismas de manera más sencilla.

Si aún no sabes qué es o cómo se ve en las facturas electrónicas, no te preocupes, aquí, te lo contamos todo.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento digital que cuenta con la misma validez legal que una factura tradicional en papel, y sirve como respaldo de cada una de las operaciones comerciales; además, gracias a la firma digital que debe incluir, se garantiza su integridad.

Las facturas electrónicas son emitidas en formato .xml de acuerdo con los esquemas .xsd que se encuentran disponibles en el portal web del Servicio de Rentas Internas (SRI).

Es por ello que la facturación es clave para tu negocio: no solo sirven como soporte de todas las transacciones que hagas en tu negocio, sino también tener información ordenada y segura sobre el estado de tu empresa.

¿Tienes dudas sobre el proceso de facturación electrónica? ¡En este artículo te las respondemos todas!

¿Cuáles son sus elementos?

Para emitir una factura electrónica debemos tener en cuenta elementos como:

• Información del emisor y receptor: incluyendo el domicilio fiscal, el nombre comercial, RUC del emisor, identificación del adquirente, entre otros.
• Denominación del documento: aquí debes indicar el tipo de documento, es decir, la palabra “Factura” debe aparecer mencionada claramente en la parte superior.
• Fecha de emisión: marca el día en que se emite el documento
• Base imponible: es el importe del producto sin impuestos ni descuentos
• Clave y número de autorización: por cada comprobante electrónico se genera una clave de acceso única de 49 dígitos, que es también el número de autorización.

También debemos añadir la forma de pago, los descuentos comerciales, la descripción del producto o servicio, el IVA, entre otros. Asegúrate de no dejar ningún dato por fuera.

¿Qué es un número de factura?

Un número de factura es, simplemente, una serie de números dispuestos en la parte superior del documento que te ayudan a identificarlo y llevar de manera más ordenada de tus procesos.

Por regla general, todas las facturas deben contar con un número secuencial único, de modo que no puedan existir dos facturas con el mismo número.

¿Cómo saber cuál es el número de la factura?

El número de una factura o de cualquier otro comprobante en Ecuador, se compone de 15 dígitos, los tres primeros números indican el número del establecimiento de acuerdo con el RUC, los siguientes tres, corresponden al número de facturero y los últimos 9 dígitos, son el número de factura en sí.

¿Cómo se ve en las facturas electrónicas según el SRI?

A continuación puedes ver la representación gráfica de una factura con su numeración, RUC y la autorización del SRI:

Fuente: Servicio de Rentas Internas (SRI). (2017) Formato sugerido – Factura 12% IVA. Recuperado de www.sri.gob.ec

Es importante señalar que con el sistema contable de Contífico puedes registrar una factura electrónica de forma rápida y numeradas automáticamente.

Por qué es importante numerar las facturas

Como ya lo hemos mencionado antes, el número de factura es uno de los elementos más valiosos en la creación de una factura, porque además de mantener un orden en los registros de la empresa, puedes:

• Acreditar las compras realizadas.
• Hacer un seguimiento fácil de los pagos.
• Tener mayor seguridad al emitir cada comprobante.
• Ubicar las facturas sin problemas, en caso de que necesites buscar alguna.

Además, existen numerosas ventajas en lo que se refiere a la facturación electrónica:

El adoptar el sistema de facturación electrónica te ayuda a tener un contacto más directo con los clientes, automatizar procesos, reducir costos de envío y de almacenamiento de papeles, entre otros que mencionamos a continuación:

• Se reducen significativamente los errores
• Las facturas están disponibles en cualquier sitio y momento.
• Mejor aprovechamiento del tiempo.
• Puedes tomar decisiones administrativas más rápido
• Al ser emitidas online, puedes enviarlas al SRI y al usuario al mismo tiempo

Si quieres saber cómo hacer para anular una retención electrónica en Ecuador, accede a este artículo en el que te compartimos los pasos que debes seguir para lograrlo.

Recomendaciones para la numeración de tus facturas

A continuación te compartimos algunas recomendaciones que puedes seguir para numerar correctamente tus facturas:

1. Evita los espacios en blanco entre dígitos de una misma serie.
2. Incluye caracteres especiales como el guion medio “-”.
3. No puedes introducir un espacio al inicio de la numeración.

Contífico, la solución para numerar tus facturas fácil y rápido

Ahora que ya comprendes por qué es importante el número en una factura, solo necesitas una herramienta para comenzar a facturar y tener toda la contabilidad de tu negocio bajo control. Nosotros te recomendamos trabajar con Contífico, ya que te permite emitir tus facturas electrónicas numeradas y enviarlas a tus clientes o proveedores de una forma segura y sencilla.

El sistema de Facturación Electrónica de Contífico te ayuda a:

• Tener facturas confiables y en formato XLM que protege la autenticidad de los datos
• Evitar errores a la hora de numerar facturas
• Olvidarte de las tareas más engorrosas

Además, en Contífico encuentras múltiples funcionalidades para tu facturación como: emisión de comprobantes electrónicos, firma electrónica, nota de crédito, soporte ilimitado y acceso a la App Contífico. ¿Qué esperas? Descubre los planes que tenemos para ti.

¿Quieres saber cómo descargar facturas electrónicas del SRI? Aquí te contamos cómo hacerlo con solo unos cuantos clics.