Qué es la Facturación Electrónica y cómo impulsa tu negocio

Ahora que la facturación electrónica es obligatoria para todas las empresas en Ecuador, la gran preocupación es por dónde empezar. Sin embargo, a pesar de ser una herramienta increíble y súper completa, muchas personas todavía se mueren de miedo al aventurarse en este universo de datos, cálculos y fórmulas.

La buena noticia es que 一para ayudarte a despejar todas tus dudas sobre qué es la facturación electrónica y todo lo relacionado para empezar a implementar este sistema一 elaboramos este post con todo lo que necesitas saber. ¡Toma nota y no dejes escapar ningún detalle!

¿Qué es la Facturación Electrónica?

 

Es el sistema que te permite emitir facturas de venta en formato digital. Este sigue un modelo de emisión llamado Offline y cumple con todos los requisitos legales establecidos por el Sistema de Rentas Internas (SRI), garantizando así la autenticidad e integridad del origen y contenido de la factura electrónica.

Este método para expedir facturas o comprobantes de venta es, sobre todo, un paso hacia la innovación que permite potenciar tu actividad económica y la de tu negocio.

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Firmar electrónica Ecuador

¿Cuáles son los tipos de comprobantes que se pueden emitir electrónicamente?

 

Son 5 los tipos de comprobantes electrónicos autorizados por el SRI para ser emitidos por los contribuyentes en Ecuador: factura electrónica, nota de crédito, nota de débito, comprobantes de retenciones y guía de remisión. Veamos con detalle cada uno:

1. Factura electrónica

Este documento 100% digital es el equivalente a una factura en papel y debe cumplir con todos los requisitos legales, como la firma electrónica.

2. Nota de crédito

Son documentos que se emiten con el fin de anular operaciones, aceptar devoluciones y brindar descuentos o bonificaciones.

3. Nota de débito

Este comprobante se usa para cobrar intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor después de emitir los comprobantes de venta.

4. Comprobantes de retenciones

Estos comprobantes acreditan las retenciones de impuestos, según lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno.

5. Guía de remisión

Es un comprobante que respalda el traslado de mercancías dentro del territorio nacional.

¿Desde cuándo se hace obligatoria la factura electrónica en Ecuador?

 

La implementación del Sistema de Facturación Electrónica empezó a ser obligatorio desde el año 2014 en el país, con el objetivo de que a 2024 todos los obligados a facturar electrónicamente ya lo hagan. En este sentido y para que puedas resolver todas tus dudas, te compartimos cuáles son las fechas para que te sumes a este sistema:

Plazos para la implementación de la factura electrónica

 

Descubre si estás obligado a facturar electrónicamente para que te evites dolores de cabeza por incumplimiento a la norma o costos de más por extemporaneidad en la implementación de la facturación electrónica.

  • Personas que comercializan maquinaria pesada y/o equipos camioneros que soporten esta como actividad económica habitual.
  • Empresas o personas que se encarguen de la venta de gas licuado o petróleo.
  • En 2021 deben facturar electrónicamente personas naturales y sociedades que declaren transacciones con el Estado iguales o superiores a USD 1.000,00 (EE. UU.). Por cada transacción deben emitir un comprobante electrónico.
  • Para el 2022 estarán obligados a facturar electrónicamente personas naturales y sociedades que declaren transacciones con el Estado, entre $200.000,01 y $3000.000,00 dólares en la actividad fiscal.
    Asimismo, a través de la Resolución No. NAC-DGERCGC22-00000024, se establece que, a partir del 29 de noviembre de 2022, todos los contribuyentes en Ecuador deberán emitir documentos electrónicos; solo será opcional para los negocios populares.
  • Posteriormente, en el 2023 iniciará una de las últimas fases del cronograma de incorporación en la que tendrán que facturar electrónicamente las personas naturales y sociedades con ingresos anuales entre $100.000,01 y $200.000,00 dólares en el ejercicio fiscal anterior.
  • Para finalizar, en el 2024 tendrán que facturar electrónicamente las personas naturales y sociedades que tengan ingresos anuales iguales o superiores al monto contemplado para pequeñas empresas.
Obligados a facturar electrónicamente Ecuador

¿Qué requisitos existen para emitir una factura o comprobante electrónico?

 

Si ya identificaste la fecha en la que te corresponde entrar al Sistema de Facturación Electrónica, es indispensable que tengas presente los siguientes requisitos para la emisión de tus comprobantes electrónicos:

  1. Gestionar tu firma electrónica: este documento es el equivalente a una firma manuscrita, pero está avalado y autorizado por el SRI para enviar cualquier tipo de documento que requiera de tu firma vía online, y así garantizar su autenticidad. Para conseguir tu firma, debes contar con un software de facturación como Contífico, que tiene convenio con Certificación Electrónica del Banco Central del Ecuador y se encarga de este requisito.
  2. Un software para expedir facturas electrónicas: puede ser propio o contratando los servicios de un proveedor tecnológico autorizado en Ecuador. Con Contífico, por ejemplo, puedes emitir facturas electrónicas y demás comprobantes electrónicos para tu empresa. Además, gracias a sus funcionalidades puedes optimizar procesos y minimizar tareas operativas.
  3. Obtener tus credenciales de acceso al SRI en línea: es decir, el usuario y contraseña para emitir y descargar tus comprobantes electrónicos.
  4. Un código QR: es la representación gráfica de los datos incluidos en la factura (información del emisor y receptor, denominación del documento, clave y número de autorización, entre otros) y debe estar presente en todos los documentos impresos.
  5. Formato XML: este formato posibilita que la información viaje con mayor seguridad, por eso es importante que te asegures de que los comprobantes y facturas electrónicas que emitas desde tu aplicación informática (software) tengan la etiqueta XML y tengan la estructura establecida por el SRI.

 

Si quieres conocer más sobre cómo empezar a facturar electrónicamente en Ecuador, te invitamos a leer post.

¿Cómo elegir el software de facturación ideal para tu negocio?

 

Elegir un software de facturación para tu negocio puede ser una tarea complicada, debido a las múltiples opciones que existen en el mercado. Para que el proceso no te resulte abrumador, te compartimos algunos aspectos que debes tomar en cuenta al momento de elegir este servicio.

Evalúa los procesos internos

Define las necesidades reales de tu empresa para que te enfoques en buscar una solución tecnológica adaptable a la dinámica y flujo de trabajo.

Asegúrate de que sea fácil de usar

La interfaz del programa tiene que ser simple e intuitiva, de manera que puedas cumplir rápidamente con tus operaciones.

Comprueba sus funcionalidades

Además de permitir la emisión de facturas electrónicas y demás comprobantes, el software que elijas debe ayudarte a tener toda la información de tus clientes ordenada, garantizar la validez e integridad de tus datos, calcular impuestos de forma automática y sin errores, entre otros aspectos.

 

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Factura electrónicamente con Contífico

 

Si vas a facturar electrónicamente, Contífico tiene la solución tecnológica que se adapta a las necesidades de tu pyme. Con nuestro Sistema de Facturación Electrónica tienes la facilidad de crear facturas con diseños personalizables, adjuntar archivos de video o imagen, crear un logo y enviarlas por correo electrónico. Además, te permite acceder a múltiples opciones de facturación como:

  • comprobantes electrónicos
  • firma electrónica
  • información segura y en la Nube
  • notas de crédito
  • soporte ilimitado
  • acceso a la App Contífico
  • Y todas las herramientas que necesitas para que tu negocio cumpla con los requerimientos del SRI y tengas la tranquilidad que necesitas.

Paso a paso para facturar electrónicamente con Contífico

 

Muchos creen que empezar a facturar electrónicamente es algo complicado, pero en realidad es un proceso bastante sencillo y rápido. Te mostramos cómo hacerlo en pocos pasos con el nuestro Software de Facturación Electrónica:

1. Registrar tu firma electrónica

Lo primero que debes hacer es obtener tu firma electrónica. Este es un proceso que puedes hacer fácilmente con Contífico y dependerá de si eres una persona natural o jurídica.

2. Realizar las sesiones de pruebas online

Debes realizar las pruebas obligatorias de facturación, en el “Ambiente de Prueba” del SRI. En esta sección podrás hacer una simulación de los distintos tipos de comprobantes que tu negocio pueda necesitar. Para ingresar a la prueba debes entrar a tu cuenta del SRI, usando el RUC y la contraseña que te asignaron.

3. Conseguir tu autorización oficial

Ahora que pasaste el Ambiente de Prueba puedes conseguir tu autorización para emitir los comprobantes electrónicos que necesites al habilitar el Ambiente de Producción; este se encuentra también en la página de SRI. A partir de este punto, ya estás prácticamente listo.

 

Factura electrónica: 5 beneficios de emitirla en tu empresa

 

La facturación electrónica te permite impulsar tu negocio, agilizar tus tareas, potenciar la calidad de tu servicio, brindar a tu cliente una mejor experiencia y hacer seguimiento de tus comprobantes en tiempo real. ¡Toma nota y no dejes escapar ningún detalle!

1. Olvídate de los errores de cálculo

Es normal que al digitar o hacer las cuentas tú mismo te equivoques o repitas información. Con este novedoso sistema, al reportar cada movimiento financiero que realices (venta, compra, cotización) realizar tu contabilidad será un proceso fácil y rápido.

2. Reduce costos

Con el Sistema de Facturación Electrónica envías y recibes documentos en formato electrónico, por lo que ahorras dinero en papel y procesos de envío; sin contar que sirve como soporte de todas las transacciones comerciales que hagas en tu negocio.

3. Evita las falsificaciones y fraudes

Electrónicamente la preocupación por los trámites fraudulentos o alteración de la factura ya no existe, porque cada comprobante electrónico tiene firma digital y la autorización del SRI que certifica su legalidad y autenticidad.

4. Mejora tus procesos administrativos

Dedica más tiempo a tareas estratégicas y analíticas sin tener que gastar de más en actividades operativas; esto te permite tomar decisiones e impulsar tu negocio.

5. Ayuda al medio ambiente

Ya no estarás contribuyendo a la industria masiva del papel a través de la tala de árboles, lo que se traduce en un impacto positivo al mundo.

Beneficios de emitir facturas electrónicas

Sin duda, la Facturación Electrónica llegó para quedarse y es una excelente manera de tener el control de tu negocio en cualquier momento y lugar, brindando a tus clientes calidad e inmediatez a través del envío de sus comprobantes electrónicos al correo.

Esperamos que este artículo haya sido útil para resolver tus inquietudes sobre la facturación electrónica y que sigas disfrutando de todo nuestro contenido.

Ahora que comprendes cómo funciona la facturación electrónica, solo necesitas una herramienta para comenzar a facturar. Nosotros te recomendamos trabajar con Contífico: ¡aprovecha los planes de facturación electrónica que tenemos para ti y elige el que más se acomode a tus requerimientos y necesidades!

 

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