31 Oct Software contable: qué es y por qué deberías implementarlo en tu empresa

Apostar por la digitalización de los procesos contables en las empresas es hoy más que nunca una necesidad. Hasta hace poco estas tareas se realizaban manualmente; luego aparecieron los softwares contables que permitieron optimizar las operaciones, generar cada vez mejores resultados y automatizar el ejercicio del profesional contable: cambiando radicalmente el rumbo de los negocios.

Pese a la creciente implementación de estos sistemas, muchos aún desconocen qué es, cómo funciona, sus características y ventajas. Por eso, creamos este artículo, aquí te explicamos todo lo relacionado con esta herramienta y cómo elegir una opción de acuerdo a tus necesidades. ¡Acompáñanos!

¿Qué es un software contable?

Un software contable es un sistema que recopila, calcula, almacena y procesa información financiera y de contabilidad. Están diseñados especialmente para sistematizar, optimizar y simplificar el ingreso cada una de las operaciones ejecutadas por la empresa.

En la actualidad, la necesidad de implementar un programa contable es cada vez mayor, al igual que la cantidad de opciones en el mercado. Algunas son muy específicas en sus labores, otras son personalizadas y escalables; sin faltar las que incluso cuentan con versiones para dispositivos móviles.

¿Para qué sirve un Sistema de contabilidad?

El software contable es el aliado indiscutible para empresas de todos los tamaños y sectores. Las pequeñas y medianas empresas pueden optar por esta herramienta para mantener sus cuentas actualizadas, gestionar de manera integral la información y hacer el seguimiento de todos los ingresos y gastos.

A medida que el negocio crece pueden incluir módulos más avanzados que ayuden a cubrir necesidades específicas y admitan una mayor cantidad de datos.

Empieza a llevar un control riguroso de las operaciones de tu empresa, no dejes de acceder a este artículo en el que te contamos todo sobre los registros contables.

Características de un software contable

Flexibilidad

El software de contabilidad que elijas debe ser capaz de adaptarse a las operaciones de tu empresa conforme crece o se expande y requiere de nuevas funcionalidades.

Integración

Como es lógico, un programa contable debe integrarse de manera fácil con otras soluciones tecnológicas; esto elimina la necesidad de contratar por separado otros módulos.

Adaptabilidad

Cada empresa es única y tiene características distintas, por lo que es importante buscar un software que se adapte a los requerimientos puntuales de la organización.

Seguridad

Una de las principales características de un sistema contable es que mantenga información siempre resguardada y protegida en un mismo lugar y al alcance de tus manos.

Almacenamiento

Un buen software contable debe brindarte la posibilidad de almacenar gran cantidad de información, ya que de nada sirve adquirir un programa en el que no podrás guardar todos los datos que se generan diariamente en tu empresa.

Simplicidad

Este punto es básico: si el sistema implementado en tu empresa es muy confuso, con seguridad tendrás dificultades para ejecutar muchas de las tareas diarias; impactando negativamente en tus procesos. Por eso es preciso que el software sea intuitivo y no suponga mayores complicaciones.

Principales funcionalidades que debe tener un Sistema de Contabilidad

Los programas de contabilidad surgieron en los años noventa y, desde entonces, han vivido una importante evolución gracias al desarrollo tecnológico al integrar de forma paulatina nuevas funcionalidades para ejecutar tareas cada vez más específicas. Ellos te permiten llevar el control de áreas como:

• Inventario
• Facturación Electrónica
• Impuestos
• Reportes financieros
• Nóminas

Además, al ser una herramienta de fácil acceso que automatiza muchas de las tareas técnicas, los profesionales contables tendrán la facilidad de mantener organizado todo lo referente a la contabilidad de sus clientes y dispondrán de más tiempo para el análisis de datos, convirtiéndose en un apoyo mucho más valioso para las organizaciones al tomar decisiones financieras.

¿Cuáles son los tipos de software contable que existen?

Hoy en día encuentras una infinidad de programas en el mercado: cada uno con funciones y módulos específicos de acuerdo a las necesidades de tu empresa. ¡Veamos de qué trata cada uno!

Hoja de cálculo

Es básicamente una plantilla a la que se ingresan datos de forma manual. Es usado en su mayoría por empresas con volúmenes de transacciones muy bajos. Se trata de un sistema limitado al que no puedes integrar otras funciones.

Software Contable Personal

Son utilizados con frecuencia por usuarios que requieren de una herramienta para manejar sus cuentas personales, sin necesidad de poseer un negocio o de ser autónomo.

Software Contable Comercial

Suelen ser programas muy comunes y genéricos que requieren de instalación, lo que dificulta el acceso a la información y limita su posibilidad de traslado.

Software Contable Empresarial

El software contable empresarial es capaz de integrar toda la información en un solo sistema, facilitando la trazabilidad de los datos de cada departamento de la empresa para su gestión. Por lo general, es utilizado en empresas de gran tamaño que requieren de una mayor complejidad operativa.

Software de contabilidad en la Nube

Estos sistemas son la evolución de los software tradicionales. Fueron creados para gestionar toda la información financiera desde una sola plataforma para simplificar procesos, generar cálculos y automatizar operaciones.

Con un programa contable en la Nube toda la información que almacenas estará respaldada en varios servidores ubicados en distintas partes del mundo; estos son de la más alta calidad y cuentan con protocolos de seguridad muy rigurosos para que tus datos no se pierdan, incluso en caso de que uno de ellos sufra deterioros.

Software contable instalado (local)

Este tipo de sistema debe instalarse directamente en el ordenador y sus datos se almacenan localmente; por lo tanto, requieren de espacio en el disco duro. Además, la gestión y mantenimiento corren por tu cuenta.

Software de contabilidad open source (código abierto)

Los programas de contabilidad open source están disponibles para que todos los usuarios puedan modificarlos y utilizarlos según sus necesidades. Estas son soluciones gratuitas; sin embargo, tendrás que contratar a alguien que entienda de programación para sacar el máximo partido a esta herramienta.

Sistema de contabilidad a medida o personalizado

Este software es desarrollado para empresas con necesidades muy específicas. Suelen ser muy costosos y requieren de una mayor inversión en mantenimiento en comparación con los demás tipos de sistemas disponibles.

Software de contabilidad gratis

Un software de contabilidad gratuito se caracteriza por ofrecer funciones muy básicas que, en muchos casos, resultan ser poco útiles para las empresas.

5 Beneficios de utilizar un Sistema de Contabilidad

Son múltiples los beneficios que un software de contabilidad le aporta a las empresas y contadores. A continuación, revisaremos algunos de ellos:

1. Cubre todos los aspectos de la gestión financiera empresarial

Con un software contable podrás planificar, organizar y controlar todas las operaciones contables de la compañía a fin de utilizar de manera eficiente los recursos de la misma. Además, ya no tendrás que comparar la información en diversos lugares porque todo estará en un mismo programa de contabilidad.

2. Actualización de datos en tiempo real

Al adoptar el uso de un software podrás actualizar de manera inmediata cada operación realizada para que los usuarios conozcan en tiempo real lo que se ha modificado o agregado al sistema.

3. Centraliza la información

Este sistema contable no solo simplifica y automatiza los procesos contables, sino que además recopila toda la información de la empresa en un solo software. Esto hace que el flujo de trabajo del área contable sea mucho mejor y las metas de la empresa puedan cumplirse con mayor facilidad.

4. Información en tiempo real

Gracias a que estos programas funcionan con un sistema de almacenamiento en la Nube, es más fácil acceder desde cualquier lugar para revisar y monitorear los movimientos de tu empresa de forma inmediata, llevando así un control más integral de tu contabilidad.

5. Optimizas recursos

Al apoyarte en un software de contabilidad que te ayuda a realizar tareas de manera más rápida y ordenada, podrás reducir tus gastos para planificar próximas acciones para seguir creciendo.

¿Qué componentes técnicos requiere un software contable?

Para utilizar un software de contabilidad las empresas deben disponer de los siguientes componentes para su implementación:

• Elige el tipo de programa que quieres implementar y las funciones que vas a integrar
• Mapea tus procesos y crear un esquema de actividades que te ayude a entender el papel del software en cada proceso y configurar la herramienta de la mejor manera posible
• Instala el software elegido bajo los parámetros y estrategias que creaste previamente. Recuerda que al instalarlo o integrar sistemas diferentes es necesario que ejecutes pruebas que garanticen el buen funcionamiento del programa
• Monitorea frecuentemente su funcionamiento y, si es necesario, ajusta los procesos para reducir las posibilidades de que se produzcan fallas en el programa

¿Cómo saber si tu empresa necesita un Sistema contable?

¿Dudas si ya llegó el momento de implementar un software contable en tu negocio? A continuación, te presentamos varios aspectos que te ayudarán con esta decisión.

• Los procesos no funcionan correctamente. Una clara señal de que necesitas un software de contabilidad en tu negocio es cuando la carga de trabajo y los diferentes departamentos no se integran para manejar de forma eficiente la información contable
• El negocio comienza a crecer. Cuando el negocio avanza y empieza a exigir mayor celeridad y precisión en las transacciones contables, sabrás que es momento ideal para adquirir una herramienta que te permita gestionar mucho más rápido tu información, eliminando por completo las tareas manuales
• Tienes información desordenada. Cuando tus cuentas y planillas de Excel están abarrotadas y sientes que pierdes mucho tiempo buscando y registrando cada nuevo dato, en ese momento ¡ya es hora de dar un paso más allá y adoptar un software contable!

Claves para implementar un software contable en tu negocio

Aunque implementar este tipo de sistemas parece complicado, es más fácil de lo que te imaginas. A continuación, te damos algunas recomendaciones para incorporar esta herramienta a tu negocio.

1. Analiza cuáles son las metas u objetivos que quieres lograr, qué aspectos puntuales de tu negocio quieres mejorar para establecer el presupuesto para la adquisición de este sistema de contabilidad con base en las tareas y áreas tu negocio.
2. Informarte sobre los elementos básicos de la instalación y cuál es el tiempo promedio del proceso. Este tipo de información te ayudará a determinar si es necesaria una gran inversión o cómo será el proceso de capacitación a tus colaboradores.
3. Define cuáles son las funcionalidades que necesita tu empresa para así elegir el software de contabilidad que más se ajuste a tus requerimientos y permita un excelente desarrollo de los objetivos.
4. Una vez esté instalado el programa, es necesario que el proveedor tecnológico que elegiste brinde a ti y a tus colaboradores una formación sobre el buen uso del software, así evitarás errores o reprocesos al usarlo. Considera que este tipo de situaciones pueden afectar la productividad de tu empresa.
5. Una vez implementado tu programa contable debes llevar un control detallado de su funcionamiento y el aporte que hace a la rentabilidad de tu negocio.

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Como ves, un software contable es una excelente herramienta para conocer el detalle de toda la actividad operativa de tu pyme, lo que te permitirá tener mayor control sobre tus finanzas. Ahora es momento de poner manos a la obra para que hagas realidad tus objetivos.