02 May Te enseñamos qué es una factura proforma y para qué sirve
Una factura proforma es un documento muy importante en el manejo de un negocio, ya que permite justificar las operaciones comerciales que se realizan. Además, ofrece datos útiles a los clientes sobre una transacción económica con el fin de evitar cualquier tipo de confusión en el proceso de compraventa.
En este post te explicamos más acerca este concepto, así como cuáles son los elementos que la componen y por qué un software especializado es el aliado que necesitas para hacerla de una forma fácil y rápida. ¡Quédate con nosotros!
Tabla de contenido
¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?
Una factura proforma es un documento provisional que sirve para detallar las condiciones de la actividad comercial que se va a llevar a cabo. Se crea con información de los servicios o productos, incluyendo precio, cantidad y condiciones de pago, para posteriormente trasladar estos datos a la factura definitiva.
En otras palabras, una proforma es un archivo preliminar que contiene los detalles más relevantes de lo que será la factura final que se le remitirá a un cliente o a un proveedor antes de concluir la compra.
Son una buena alternativa para gestionar procesos de venta a largo plazo y establecer acuerdos con los posibles compradores para adquirir bienes o servicios. Adicionalmente, suelen ser de utilidad para solicitar un crédito o en algunas de las operaciones de comercio internacional.
Entre los principales beneficios de emitir facturas proforma en tu empresa destacan:
- Mayor transparencia en las transacciones. Con este tipo de documentos te aseguras de proporcionarle al comprador información clara de los bienes o servicios que se le suministran y de tener una constancia de las operaciones de tu pyme.
- Ahorras dinero. Al eliminar los procesos innecesarios que representan un mayor gasto en tu empresa.
- Facilita la gestión. Puedes tener una mejor planificación de tus estrategias comerciales.
- Mejoras las relaciones con los clientes. Es una excelente forma de asegurar los términos y condiciones de la transacción antes de que esta finalice y de ganarte la confianza de tus compradores.
¿En qué casos se debe emitir una proforma?
Una factura proforma debe emitirse cuando se presentan las siguientes situaciones:
- para proporcionar una imagen general de la factura final
- como parte de los procedimientos de importación y exportación
- realizar ajustes en una etapa posterior en caso de que haya un cambio en el costo de la mercancía durante el proceso
- también puede funcionar como cotización u orden de compra para el cliente, ya que en muchos casos es un requisito para que se apruebe una venta y se pague la factura final
Recuerda que todas las facturas y demás documentos electrónicos deben gestionarse mediante el uso de un sistema especializado. Siigo|contífico, por ejemplo, cuenta con un Software de Facturación Electrónica completo e intuitivo para organizar tus comprobantes. Gracias a sus funcionalidades, autónomos y empresas de todos los tamaños pueden estar al día con el Servicio de Rentas Internas (SRI) y ahorrar tiempo y esfuerzo al tener toda la información en un solo lugar.
Ahora, ¿en qué se diferencia de una factura ordinaria?
Muchas veces estos dos términos son empleados indistintamente como sinónimos, aunque en realidad, ambos son diferentes.
Una proforma es un documento informativo que describe las características de la compra y no tiene ningún tipo de validez contable o fiscal. Se trata de un “borrador” de la factura final, usado para agilizar y asegurar el cumplimiento de un acuerdo comercial.
Sin embargo, la factura proforma no se puede utilizar con fines contables, es decir, no puedes reflejarla en tus libros de contabilidad y tampoco es válida como justificante de pago.
Mientras que una factura ordinaria es la representación física de que se ha realizado una compra o adquirido un determinado servicio. Es un acuerdo vinculante que tiene validez fiscal y contable y no se puede modificar.
A continuación, resumimos algunos de los diferenciadores o características más relevantes entre una proforma y una factura.
Diferencias entre una proforma y una factura ordinaria
Proforma | Factura |
---|---|
Es un documento no vinculante que es enviado al posible comprador solo con fines informativos | Refleja una transacción de compra, venta o la prestación de algún servicio |
Siempre se envía antes de que se reciban los bienes y servicios | Justificante del pago que se envía después de que se han recibido los bienes y servicios |
Los datos pueden ser modificados en cualquier momento | La información no puede modificarse después de haber sido enviada la factura |
No tienen un número único y secuencial | Deben tener un número de 15 dígitos. Este debe estar acorde con lo dispuesto por el SRI |
¿Quieres saber cómo empezar a facturar electrónicamente en Ecuador? Accede a este artículo en el que te compartimos los pasos que debes seguir para lograrlo.
¿Cuáles son los elementos de una factura proforma?
La información registrada en una proforma, brinda los detalles de la transacción efectuada. A continuación te mencionamos algunos de los elementos que se requiere incluir en este tipo de documentos:
- Encabezado. Incluye el rótulo de “Proforma” o “Factura Proforma” de forma visible en el documento
- Fecha. Indicar el día, mes y año de emisión
- Datos del emisor y del receptor. Tales como el nombre comercial, razón social, información de contacto, correo electrónico, entre otros
- Información de los productos o servicios. Especifica cuál ha sido el producto o servicio que ha dado origen a la transacción que quedará reflejada en la proforma, así como la cantidad, el precio unitario y total
- Condiciones de envío. Señalar el peso total de cada artículo y el modo de transporte que está utilizando para el envío
Ejemplo modelo de una factura proforma
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente según el SRI? En este artículo te lo contamos.
¿Cómo crear una factura proforma? ¡Mira el paso a paso!
La emisión de facturas proforma la puedes realizar de manera sencilla y en pocos pasos a través de Siigo|contífico. Nuestro sistema ya tiene configurados los campos necesarios para generar el documento, solo necesitas seguir estos pasos y completar los datos:
Paso #1
Ingresa al sistema y dirígete a la ruta «Transacciones» «Proformas» «Crear»
Paso #2
Completa los campos obligatorios para la emisión de la proforma: fecha de emisión, tipo de documento, datos del destinatario o cliente, referencia, vendedor, vencimiento, proyecto, forma de pago y garantía.
Paso #3
En la pestaña «Productos» podrás completar los datos correspondientes a la mercancía. Al finalizar verifica que todo esté correctamente diligenciado, haz clic en «Guardar» para que el registro sea efectivo.
¿Viste qué simple? Así de fácil podrás hacer una factura proforma con nuestro sistema. También puedes ver el proceso en nuestro Centro de Ayuda Siigo Contífico.
¡Muy bien! Ahora ya sabes qué es una proforma y cómo elaborarla, es momento de que empieces a implementar una herramienta que haga más sencillo este proceso. Aprovecha todas las soluciones tecnológicas que te ofrece Siigo|contífico para una adecuada gestión de las transacciones comerciales. Conoce aquí nuestros planes.
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