04 Jun Verifica la validez de tus comprobantes físicos ante el SRI

Al realizar transacciones de cualquier tipo, los comprobantes de venta físicos son grandes aliados al momento de respaldar la operación. No importa si se trata de la venta de bienes, la prestación de un servicio o la realización de otras transacciones gravadas con tributos.

Además, validez de comprobantes físicos se debe hacer ante el Sistema de Rentas Interna (SRI). Es decir que, son legítimas ante las exigencias fiscales uy tributarias de las autoridades. Si deseas conocer más sobre estos documentos, su uso y elaboración, ¡lee hasta el final!

¿Qué tipos de comprobantes físicos acepta el SRI?

Existen diferentes tipos de comprobantes físicos, estos se clasifican en 3 categorías; a continuación, te detallamos cada una:

• Facturas físicas

Estos comprobantes son los más comunes y utilizados. Su objetivo es acreditar las transferencias por compra o venta de bienes o servicios. Para tener validez fiscal deben cumplir con los siguientes aspectos:

– Especificar el RUC del emisor.

– Tener numeración secuencial.

– Incluir la autorización del SRI.

– Detallar la fecha de emisión y caducidad.

– Mostrar la razón social del emisor y adquirente.

– Desglosar el IVA.

– Incluir datos de la imprenta autorizada.

• Notas de crédito físicas

Las notas de crédito físicas se emiten para anular operaciones, aceptar devoluciones o conceder descuentos. Para su validez fiscal se deben incluir los siguientes factores:

– Referencia de su respectiva factura original.

– Autorización del SRI.

– Detallar el motivo de la modificación.

– Detallar los valores modificados.

• Notas de débito físicas

Las notas de débito se emiten cuando se deben cobrar intereses; o recuperar costos o gastos no incluidos en la factura original. Los requisitos para su validez son los siguientes:

– Referencia a la factura original.

– Autorización del SRI.

– Motivo del cargo adicional.

– Valores detallados del incremento.

Tema relacionado: Cómo consultar el RUC en el SRI

• Comprobantes de retención físicos

Los comprobantes de retención físicos son documentos que acreditan las retenciones de los impuestos realizadas por los agentes de retención. Para que tengan validez fiscal se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

– Se deben emitir dentro de los 5 días de recibido el comprobante de venta.

– Contener los porcentajes de retención aplicados.

– Incluir la autorización del SRI.

– Detallar el comprobante al que corresponde la retención.

• Otros comprobantes físicos autorizados

En Ecuador, se pueden trabajar otros documentos tienen validez como comprobantes de pago físicos​. Estos son:

– Liquidaciones de compra: se usan cuando se realizan adquisiciones a personas no obligadas a emitir facturas.

– Boletos de espectáculos públicos: se emiten por parte de organizadores de eventos.

– Tiquetes de máquinas registradoras: generalmente, se usan en ventas al por menor.

– Guías de remisión: se deben usar para el traslado de mercancías.

¿Quiénes deben emitir comprobantes de venta?

Los sujetos pasivos de impuestos siempre deben emitir comprobantes de venta. Si eres un empresario, entonces eres un sujeto pasivo de impuestos. Esto se debe a que eres la persona física o jurídica responsable de que se cumplan las obligaciones tributarias.

En este sentido, los comprobantes de venta son obligatorios para:

– Sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, sin importar el monto de las transacciones.

– Personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, que realicen transacciones superiores a los $4 dólares.

– Personas naturales inscritas en el Régimen Impositivo Simplificado (RISE): deben emitir notas de ventaen operaciones superiores a los $12 dólares.

– Quienes hagan transacciones con combustibles líquidos derivados de hidrocarburos y gas licuado de petróleo, sin importar el valor de la operación.

• Necesitas los comprobantes físicos para tus declaraciones

La información detallada en los comprobantes físicos es indispensable al momento de realizar las declaraciones de renta o de IVA. La importancia recae en que estos datos son los que permiten saber qué transacciones se llevaron a cabo.

Además, la validación ante el SRI te brinda la seguridad de que tus declaraciones cumplen con todos los requisitos legales.

• Evita inconvenientes por comprobantes físicos emitidos con errores

Cuando un comprobante de venta, un comprobante de retención o demás documentos complementarios son emitidos con errores, deben ser anulados o archivados. Por eso es clave verificar oportunamente la validez de tus comprobantes físicos. Ya que de esta manera evitas trámites adicionales y te proteges de sanciones u otros perjuicios.

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Pasos para consultar la validez de tus comprobantes físicos ante el SRI

Ten a la mano tus comprobantes físicos y sigue estos sencillos pasos para averiguar si son válidos:

1. Ingresa a la página web del SRI.

2. Haz clic en la opción que dice SRI en línea.

3. Luego, selecciona en la parte izquierda el menú Facturación físicay abre la opción de Validez de comprobantes físicos.

4. Se abrirá un formulario, deberás diligenciarlo con los siguientes datos:

– Fecha de emisión.

– Autorización.

– RUC.

– Tipo de documento (factura, nota de venta, liquidación de compra de bienes o prestación de servicios, nota de crédito, nota débito o guías de emisión).

– Número de documento.

5. Una vez completado el formulario, da clic en el botón Consultarque se encuentra al final.

En caso de que el comprobante físico sea válido

El SRI te mostrará el aviso “El documento consultado se encuentra autorizado por el SRI, y deberá contener los siguientes datos”. Luego, te aparecen los detalles del comprobante, como la razón social y la fecha de caducidad.

Importancia de la validez de comprobantes de pago físicos

La importancia de los comprobantes físicos autorizados por el SRI radica, esencialmente, en su peso legal. Puesto que son indispensables para el cumplimiento fiscal y tributario en Ecuador, ya que cumplen las siguientes funciones:

– Son el único respaldo legal que se reconoce para confirmar que una transacción comercial se efectuó.

– Soporte para deducciones fiscales.

– Los comprobantes válidos son los únicos que sustentan los costos y gastos en el cálculo del Impuesto a la Renta.

– Los comprobantes válidos son los únicos que generan derecho a créditos tributarios, puntualmente en el IVA.

– En caso de utilizar comprobantes inválidos se aplicarán sanciones como cláusulas temporales y multas económicas.

¿Qué hacer si un comprobante físico no es válido?

Un aspecto primordial que no puedes pasar por alto es consultar validez de comprobantes físicos, ya que puede que el SRI no lo haya validado. En este caso, el formulario del SRI te mostrará el aviso de El documento consultado no es válido para su emisión.

Si te aparece este resultado, es momento de contactar a la persona que te entregó el comprobante y gestionar con ella la emisión de otro que sí sea legítimo.

Como ves, validar tus comprobantes físicos ante el SRI es muy sencillo; sin embargo, siempre existe el riesgo de cometer errores. Si deseas asegurar la validación de todos tus comprobantes y cumplir con tus obligaciones fiscales y tributarias, lo ideal es buscar un aliado.

Las mejores opciones son los sistemas de facturación electrónica, los cuales no solo automatizan todo el proceso. También, aplican las normativas exigidas por el SRI, reducen los errores casi por completo y emiten los documentos al SRI para asegurar su validez.

Por ejemplo, si comparas la facturación física VS la facturación electrónica, vas a descubrir que facturar electrónicamente te ahorra tiempo, recursos y reduce la probabilidad de errores.

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