06 Sep ¿Qué son y para qué sirven las notas de venta?

Las notas de venta son un recurso práctico que se utiliza en los procesos de venta de los negocios y algunas empresas. Tal y como su nombre lo indica, son notas, generalmente manuscritas, en las que se agrega toda la información de una venta, normalmente se incluyen datos como: fecha, descripción de productos o servicios, cantidades, costos y datos del comprador.

Para qué sirven las notas de venta

La función principal de las notas de venta es soportar las compras que se realizan diariamente en un negocio con el objetivo de proveer datos en los procesos contables, como la generación de informes y presentación de impuestos. Asimismo, ofrecen otra serie de usos, estos son:

• Comprobante para tus clientes

Las notas se pueden generar junto a una copia para poder entregar una al comprador de tu producto o servicio. Este será un soporte formal que podrá usarse en caso de cambios o devoluciones.

• Cotizar costos

Muchas veces, un posible cliente desea conocer a fondo las características de un producto o servicio y comparar para tomar su decisión final, por lo que recurren a una cotización. Entregar esta información a través de una nota de venta generará mayor confianza y profesionalismo.

• Procesos preliminares

En algunas empresas, las notas son usadas como un documento preliminar antes de elaborar la factura final. Esto ocurre en casos determinados, por ejemplo, cuando falta información, protocolo de seguridad o la venta aún no es definitiva.

• Análisis en los resultados de ventas

Los datos que se recolectan con las notas van más allá de los productos o servicios vendidos; también permiten conocer el desempeño de los vendedores y los números que se están logrando.

• Organización en la gestión de ventas y la contabilidad

Todo registro que se realiza en un negocio cumple un importante papel en los procesos, en este caso, los contables. Al implementar sistemas de registro se garantiza mayor organización y soportes de información para realizar análisis, reportes y trámites fiscales.

Beneficios de las notas de venta

Las notas de venta representan una serie de ventajas para los negocios y empresas, acá te mencionamos las más relevantes:

• Son prácticas

Las notas permiten un registro sencillo que se puede trabajar en formatos diligenciados a mano; sin embargo, pueden tomar más tiempo debido a que son manuscritas, lo que también las hace susceptibles a errores.

• Son un soporte legal

Para los contribuyentes que pertenecen al RIMPE, las notas de ventas funcionan como un soporte legal y válido ante el SRI.

• Permiten realizar análisis para proyecciones a futuro

Al ser un registro de ventas, son ideales para trazar resultados, comparar y analizar con el fin de establecer estrategias a futuro.

Desventajas

Si bien la funcionalidad y beneficios de las notas de venta son innegables, es preciso señalar que al tratarse de un formato que está siendo reemplazado por la factura electrónica, se empieza a ver limitada en diferentes aspectos. A continuación, te mencionamos algunos factores:

• En Ecuador, las notas de venta no son un soporte válido para todos los contribuyentes, puesto que la factura electrónica es una obligatoriedad para todos; a excepción de aquellos que se encuentran dentro del RIMPE.

• Al tratarse de un registro manual, puede verse limitada al momento de trabajar la contabilidad de tu negocio, principalmente si trabajas un sistema contable, ya que digitalizar toda la información implicará tiempo extra.

• Como te mencionamos anteriormente, las notas de venta son susceptibles a los errores humanos y su corrección no es tan sencilla, contrario a lo que sucede en los formatos digitales.

Alternativas a las notas de venta

A la fecha, se ha desarrollado una amplia oferta de alternativas que permitan reemplazar el uso de notas de venta; se trata de los sistemas de facturación electrónica y los sistemas de punto de venta. Las funciones que ofrecen son las de un software especializado en funciones administrativas que se alinean perfectamente con los procesos de los negocios, empresas y emprendimientos de todo tipo.

Los beneficios con los que cuentan no solo igualan a los que ofrecen las notas de venta, sino que los superan, puesto que su operatividad es automatizada, lo que agiliza toda la gestión, reduce los tiempos de trabajo y minimiza el margen de error casi en su totalidad. Lo mejor es que funcionan en conjunto con otros sistemas, es decir que, si deseas integrarlo a un sistema administrativo o contable con el que ya cuentas, lo puedes hacer sin ningún problema.

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