02 Ago RIDE: qué es y para qué sirve

RIDE, son las siglas de Representación Impresa del Documento Electrónico, y como su nombre lo indica, es un documento impreso y funciona como comprobante en los procesos de facturación electrónica de Ecuador. Comúnmente, se emite bajo un formato de fácil lectura, amigable y como PDF; sin embargo, también funcionan como JPG y PNG (formatos de imagen).

Al igual que toda la documentación en los procesos de facturación electrónica, los que corresponden a RIDE, deben cumplir con ciertos requisitos, dentro de ellos los que exige el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios y la Ficha Técnica de Comprobantes Electrónicos.

Qué deben tener los documentos RIDE

La reglamentación establecida por el SRI especifica las disposiciones con las que deben contar todos los documentos catalogados de Representación Impresa del Documento Electrónico. Basados en estas regulaciones, te compartimos los elementos que deben tener los documentos RIDE:

• Encabezado: su estructura debe iniciar con información que identifica el nombre de la empresa u organización, ya sea con logotipo, número y un número de versión, en caso de que aplique.
• Título: debe indicar qué información vamos a encontrar en el documento.
• Fecha: este dato no puede faltar. Se debe colocar la fecha de emisión del documento.
• Nombre de emisor: debe indicarse el nombre de la persona o entidad que emite el documento con el fin de identificarse ante quienes lo recibirán.
• Nombre de destinatario: especifica el nombre o la entidad a la que va dirigida el documento.
• Número de referencia: si es un comprobante que cuenta con un código o número único de identificación se debe incluir.
• Contenido e información: es el cuerpo del documento, por lo que se incluyen los textos, gráficas, matrices y demás datos que se deben registrar.
• Firma: si es un documento que lo exige, es necesario incluir firma, ya sea de manuscrito o digital.
• Código de barras QR: se debe regir bajo los estándares internacionales del GS1-128 y debe ser compatibles con los formatos especificados en anexos 2 y 7 de la ficha técnica del manual de usuario, catálogo y especificaciones técnicas para la “Emisión de Comprobantes Electrónicos” mediante el método de automatización offline.
• Número de versión y revisión: cuando un documento pasa por varios procesos de revisión es necesario indicar cada uno de ellos, de esta manera deja un registro del progreso.
• Pie de página: colocar información adicional para aclarar varios factores y notas anexas será de gran ayuda al momento de la lectura.

Qué función tienen los documentos RIDE

Desde que el Servicio de Rentas Internas del Ecuador (SRI), reglamento la facturación electrónica como una obligatoriedad para los contribuyentes de Ecuador, se han instaurado varios protocolos que se deben cumplir, dentro de ellos se encuentran los requerimientos de los comprobantes electrónicos, el RIDE es uno de ellos.

Los comprobantes de este tipo funcionan como soportes ante el SRI para dar veracidad a las actividades económicas de los contribuyentes, es por esto que deben contar con información detallada y datos específicos.

Actualmente, son cuatro los comprobantes que se exigen, incluido el RIME. A continuación, te detallamos cada uno:

1. De Representación impresa: en esta categoría se encuentran los comprobantes de Representación Impresa del Documento Electrónico, es decir, RIME. Estos deben cumplir con estrictos parámetros establecidos por el SRI; los cuales mencionamos anteriormente.

2. Clave de acceso única:como lo imaginas, este documento contiene una clave numérica compuesta por 49 dígitos. Esta clave debe ser única, es decir, que se genera una por cada factura o documento electrónico que se remite y para generarlo se utiliza una herramienta tecnológica como un sistema informático o software.

3. Esquema XML:se trata de la especificación del formato del archivo en el que se deben remitir las facturas electrónicas, en este caso deben ser – .xml -, para este proceso, el SRI cuenta con una opción gratuita; también puedes hacerlo a través del sistema de facturación electrónica de tu empresa (debes asegurarte que cumpla con esta función).

4. Certificado digital:todo contribuyente obligado a generar facturación electrónica en Ecuador debe solicitar el correspondiente certificado digital, el cual debe contar con firma electrónica. Una vez se obtenga este certificado, se debe solicitar una certificación para entornos de prueba y producción, el proceso para obtenerlo es a través del sitio web del SRI.

Como puedes darte cuente, los documento RIDE requieren gran rigurosidad y, en algunos casos, son obligatorios dentro del proceso de facturación electrónica, por lo que emitirlos correctamente es una responsabilidad a la que debes prestarle atención. Si en tu empresa requieres gestionar este tipo de documento, procura contar con el apoyo de un profesional; de igual manera, puedes recurrir a sistemas especializados como los softwares de facturación, los cuales ofrecen múltiples servicios para tramitar todos los requisitos exigidos por el SRI.

Siigo – Contifico es una gran alternativa, ya que es un sistema completo que se mantiene actualizado con las normas vigentes por el Gobierno y sus entidades adyacentes como el SRI. Así que si buscan un aliado infalible, no dudes en contactarnos y adquirir el mejor plan para llevar las finanzas de tu empresa.