23 May Formato XML en facturación electrónica: qué es y todo lo que debes saber

Probablemente, ya has escuchado más de una vez sobre el término XML, pero ¿sabes realmente qué es?, o ¿por qué es importante en el proceso de facturación electrónica? ¡¿No?! Prepárate para descubrirlo en este post, aquí te vamos a contar todo lo que necesitas saber sobre este concepto, su uso y por qué es tan necesario para de tu negocio.

¿Qué es un XML?

XML es el acrónimo de Extensible Markup Language. Se trata de un lenguaje de marcado que define un conjunto de reglas para la codificación de documentos que puede contener palabras, imágenes o algún otro detalle adicional.

En otras palabras, se trata de un metalenguaje que permite organizar datos o información mediante etiquetas.

Este formato es el resultado de la optimización del lenguaje SGML (Standard Generalized Markup Language), que fue diseñado con el propósito de permitir el intercambio de información entre distintas plataformas.

Entre las características más destacadas del XML están:

• Es abierto y flexible: lo que lo convierte en uno de los formatos más utilizados para el almacenamiento, la publicación e intercambio de todo tipo de información.
• Simplifica el intercambio de datos: al ser soportado por un amplio número de aplicaciones en distintos programas.
• Fácil de leer y editar: tanto por personas como por computadoras.

Uso de XML en la Factura Electrónica

El XML juega un papel protagónico en el proceso de facturación electrónica al posibilitar que la información de los comprobantes electrónicos pueda viajar con mayor seguridad sin que corra el riesgo ser interceptada o alterada. Además, su estructura puede ser validada fácilmente para que cumpla con la normatividad y los estatutos de ley.

Es así que con el uso del XML tendrás:

• Mayor seguridad sobre los comprobantes y por ende sobre las transacciones que realices.
• Disminuyes el riesgo de perdida de documentos.
• Cumples con los aspectos técnicos y normatividad del SRI.
• Evitas fraudes fiscales o robos de identidad, fácilmente realizables con otros tipos de archivos.

Es lo más importante en una factura, ya que contiene toda la información de las operaciones que se llevan a cabo y son de interés para el SRI. En la mayoría de los casos se acompaña de un archivo PDF, el cual se encarga de reflejar de una manera más simple todo el contenido del archivo XML.

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¿Cuáles son los tipos de comprobantes?

Existen cinco tipos de comprobantes electrónicos que pueden ser emitidos en XML por los contribuyentes en Ecuador.

• Facturas: se emiten de la transferencia de bienes, de la prestación de servicios
• Comprobantes de retención: estos acreditan las retenciones de impuestos hechas por los agentes de retención.
• Notas de crédito: destinadas principalmente a anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.
• Notas de débito: usada para el cobro de intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor posterior a la emisión del comprobante de venta.
• Guías de Remisión: sustentan el traslado de mercaderías.

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Datos incluidos en la factura electrónica: formato XML

La información registrada en el XML de la factura electrónica, brinda los detalles de la transacción realizada. A continuación te mencionamos algunos de los datos que se requiere incluir en este tipo de comprobantes:

1. Información del emisor y receptor

Los datos del emisor corresponden a la empresa que debe generar la factura, mientras que los datos del receptor son los del cliente.

2. Firma Electrónica

Cada uno de los archivos .xml tendrá en su estructura la firma electrónica en estándar XAdES-BES y constituirá un documento electrónico válido una vez que el SRI proceda con la autorización.

3. Registro Único de Contribuyentes (RUC)

Documento indispensable para emitir facturas electrónicas según la actividad económica registrada.

4. Clave de acceso

Está conformada por 49 dígitos y es único por cada comprobante.

5. Autorización

Es un número de 37 dígitos. Podrá ser utilizado para consultar la validez del comprobante en la página web el SRI.

6. Información adicional

Además de estos datos se incluyen otros como fecha de emisión, valor, forma de pago, entre otros.

¡Pero recuerda!, los campos de tipo alfanumérico no deben tener espacios, ya que esto será motivo de error, lo que puede ocasionar rechazo del comprobante o falta de respuesta en el envío.

Si quieres aprender a hacer un formato de factura fácil y rápido en Excel. Te recomendamos leer este post.

¿Qué dice la Ley sobre la facturación electrónica en Ecuador?

Ecuador comenzó a implementar su sistema de factura electrónica en 2014. Este se encuentra regulado básicamente a través de las resoluciones emitidas por el SRI, las cuales son:

• Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, Registro Oficial 557 de 17 de abril de 2002

Se encarga de regular los mensajes de datos, la firma electrónica, los servicios de certificación, contratación electrónica y telemática, la prestación de servicios electrónicos a través de redes de información, incluido el comercio electrónico y la protección de los usuarios de estos sistemas.

• Resolución NAC-DGERCGC13-00236, de mayo de 2013

Manifiesta la obligatoriedad de emisión de los 5 tipos de comprobantes electrónicos.

• Resolución NAC-DGERCGC14-00790, de octubre de 2014

Contiene las normas para la emisión y autorización de documentos de venta, retención y complementarios mediante comprobantes electrónicos.

• Resolución NAC-DGERCGC18-00000233 de junio de 2018

Establece las normas para la emisión, entrega y transmisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios expedidos por sujetos pasivos autorizados, mediante el esquema de comprobantes electrónicos.

¡Muy bien! Ahora ya sabes qué es un archivo XML y por qué resulta tan atractivo y conveniente este formato, es momento de elegir el software de facturación electrónica que te permita cumplir con esta obligación de manera fácil.

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