04 Dic Contabilidad hotelera en Ecuador: principios y herramientas claves

La contabilidad hotelera permite trabajar con un enfoque específico los procesos financieros de los establecimientos del sector hotelero. Es decir, que atiende puntualmente a las necesidades de este tipo de negocio, facilitando la gestión.

Si tu negocio se enfoca en el turismo y servicios hoteleros, es ideal que comprendas en profundidad qué es y cómo funciona la contabilidad de este enfoque. En este artículo te contaremos todo lo que debes saber, así que no dejes leer.

¿Qué es la contabilidad hotelera?

Tener claro qué es la contabilidad hotelera te permitirá desenvolverte de forma más eficiente en a nivel financiero, puesto que direccionas cada acción al cumplimiento de tus objetivos. La contabilidad hotelera hace justo eso, direccionar todos los procesos de registro y control de transacciones a los fines del sector.

Asimismo, la contabilidad hotelera se especializa en las obligaciones fiscales y tributarias que deben cumplir los establecimientos del sector turístico y hotelero. Así, se hace posible almacenar y procesar información valiosa que será de utilidad para el futuro del hotel.

Garantizar la eficiencia y buenos resultados financieros también es uno de los objetivos de la contabilidad hotelera. Por tanto, identificar las posibles mejoras será parte vital de las labores del equipo responsable.

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Principios fundamentales de la contabilidad hotelera en Ecuador

En general, la contabilidad hotelera sigue los mismos principios que la contabilidad tradicional; la diferencia radica en los puntos que atienden las necesidades específicas del sector. Estas características únicas se fundamentan en principios; a continuación, te los mencionamos:

• Llevar registro actualizado de todas las transacciones

Realizar los correspondientes registros de las transacciones no solo permite hacer un seguimiento detallado de los movimientos de dinero; también proporciona la data para trazar un histórico de costos.

Al pasar el tiempo, los hoteles contarán con datos reales que harán más sencilla la toma de decisiones y la planeación estratégica.

• Trabajar los correspondientes informes y reportes

Los reportes financieros son una parte básica en los procesos contables, ya que son los que entregan las conclusiones y análisis de la información. En el enfoque contable, estos documentos deben estar direccionados a los fines hoteleros.

Por ejemplo, aquellos informes que se enfocan en identificar las épocas con mayor cantidad de huéspedes, ventas del restaurante y el bar, mantenimiento de habitaciones, etc. El objetivo es obtener información enriquecedora para la proyección del negocio.

• Entregar información completa y verás

La gestión de la información contable debe regirse bajo los principios éticos, esto incluye la veracidad y la consistencia. Es decir, los datos que se entreguen en los informes, deben ser consistentes y contar con bases que sustenten su autenticidad.

• Implementar mejoras constantes para una mejor gestión

Mantenerse competitivo exige estar a la vanguardia para atender las necesidades de los consumidores. Y es que no es un secreto que las preferencias del mercado se mantienen en un cambio constante, por lo que la adaptabilidad es clave en todo negocio.

En procesos de gestión contable, los sistemas de automatización son la forma más eficiente de optimizar los procesos. Identificar la mejor opción e implementarlo con un acompañamiento apropiado es clave para garantizar buenos resultados.

• Plantear una estrategia a fin con los objetivos

Alcanzar los objetivos financieros del hotel debe ser la prioridad del equipo contable, por tanto, se deberán considerar al momento de plantear la estrategia. Es decir, cada acción debe estar encaminada al mismo fin.

Este principio requiere que el equipo esté completamente alineado con lo que se desea lograr, para ello, es necesario una comunicación efectiva. Mantener reuniones y disponibilidad permanente para responder dudas será clave.

• La prudencia en el manejo de la información

Saber reaccionar ante situaciones complejas será fundamental para reducir impactos negativos e, incluso, evitar pérdidas. Asimismo, es necesario hacer estimaciones con precaución, ya que dar hipótesis exageradas puede generar la toma de decisiones erróneas.

• Desarrollar un plan de contingencia

En situaciones de crisis, es necesario contar con un plan de respaldo que facilite la toma de decisiones bajo presión. Establecer un protocolo será la mejor alternativa, puesto que guiará paso a paso las acciones a seguir.

Es clave que planifiques este protocolo a detalle y contemplando todas las tareas de cada proceso y el rol de tus colaboradores.

Importancia de la contabilidad hotelera

La importancia de la contabilidad hotelera radica en las garantías que ofrece a la gestión de las finanzas del negocio. En gran parte, por el enfoque especializado de las tareas que se deben ejecutar, pues todas responden a los objetivos de un establecimiento hotelero.

Por otra parte, se atienden las obligaciones tributarias y fiscales que correspondes específicamente al sector hotelero. Por tanto, es indispensable que los profesionales responsables estén al día en las actualizaciones de las leyes y regulaciones vigentes.

Para que puedas tener una idea más clara sobre la contabilidad hotelera y su importancia, te contamos los puntos clave que comprende y los beneficios que ofrece:

• Evaluar el rendimiento operativo

Realiza seguimiento de los servicios, como alojamiento, alimentos y bebidas. De esta manera identificas aquellas áreas que requieren de mejoras.

• Trabaja una gestión de ingresos eficaz

Determinar estrategias para establecer precios, paquetes y promociones que incentiven las ventas será más sencillo. Todo gracias a que se tiene mayor comprensión de las fuentes de ingresos y los comportamientos que aumentan la demanda.

• Planifica las finanzas acertadamente y controla los costos

Al generar informes bajo un enfoque contable hotelero es más efectivo el cálculo de los presupuestos. Como resultado, obtienes un mejor análisis de datos financieros, logrando una proyección mejor direccionada.

Al mismo tiempo, mantienes un riguroso seguimiento a los costos operativos, así evitas las pérdidas y aseguras la rentabilidad.

• Garantizas el cumplimiento de las normativas fiscales

Al trabajar una contabilidad enfocada en las necesidades de los establecimientos hoteleros, aseguras el cumplimiento de exigencias legales. Sin embargo, es clave identificar las normativas a nivel gubernamental y sectorial, ya que pueden presentarse variaciones.

Especializar a tu equipo y garantizar conocimiento de todas las normativas debe ser una prioridad. Procura hacer reuniones periódicas y constatar sobre las actualizaciones de las normativas.

• Bases para el crecimiento y expansión

Buscar mejoras debe ser una tarea constante para hacer crecer el negocio, y buscar posibles inversores o fondos a partir de créditos es una forma común de hacerlo. Para poder acceder a este tipo de fondos, es clave contar con sustentos que demuestren buena proyección financiera.

Contar con informes precisos que comprueben el rendimiento del hotel será de gran ayuda, y un equipo contable especializado te dará información contundente y 100% efectiva.

Herramientas tecnológicas para la contabilidad hotelera efectiva

Como te mencionamos anteriormente, implementar sistemas de apoyo para optimizar la gestión contable es indispensable para el crecimiento de tu hotel. Por tanto, encontrar herramientas ideales a tus necesidades será la clave del éxito.

Entonces, si estás en busca de una herramienta efectiva, el sistema contable de Siigo|Contífico puede ser tu mejor opción. Nuestro software tiene funciones indispensables para optimizar tu gestión, como:

• Emisión de factura electrónica con todos los requerimientos del SRI.

• Es un sistema que opera 100% en la nube, ofreciendo mayor seguridad a tu información.

• Tendrás acompañamiento y soporte ilimitado.

• Automatizas tareas de registro de data.

• Emisión de reportes bajo cumplimiento de exigencias fiscales.

Cuál es el ciclo contable en la industria hotelera

El proceso de la gestión contable se debe ejecutar siguiendo unos ciclos, estos son:

1. Identificar variables económicas

En primer lugar, se deben identificar aquellos factores que impactan el estado financiero del hotel. Estos serían los activos, pasivos, ingresos y gastos. Es necesario medir y determinar si existe algún riesgo en estos puntos.

2. Realiza un registro financiero

Utilizar los libros contables diariamente es la forma más efectiva de trabajar un registro financiero, ya que almacenas datos valiosos. Es indispensable garantizar la exactitud de la información para evitar inconvenientes a futuro.

3. Realiza tus estados financieros

Al trazar toda la data financiera a través de registros minuciosos, será posible trabajar los estados con mayor efectividad. Esto, debido a que podrás realizar procesos como balances, estados de flujos, análisis y más.

Al pasar el tiempo, la gestión contable de tu hotel será altamente competitiva y tendrás conocimiento con todos los procesos relacionados. Así optimizas las tareas y obtienes mejores resultados.

4. Hacer uso de la información obtenida

Cuando recopilas información contable de manera estructurada, es posible obtener datos de impacto en la toma de decisiones. Tendrás entero conocimiento de la situación actual del hotel, por lo que tus decisiones serán informadas y estratégicas.

El objetivo final, es asegurar una mejor gestión partiendo de bases tangibles, las cuales son entregadas desde el área contable.

Consideraciones tributarias de la contabilidad hotelera en Ecuador

En Ecuador, los hoteles son regulados por diferentes entidades y leyes que son responsables de asegurar el cumplimiento de las normativas instauradas. Estas son:

• Ley de Turismo

• Federación Hotelera del Ecuador – AHOTEC

• Código Ético Mundial del Turismo (C.E.M.T)

• Ministerio de Turismo

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Impuestos específicos para el sector hotelero

Los establecimientos hoteleros deben cumplir con las regulaciones estimadas por las entidades fiscales y gubernamentales. Los diferentes encargados, aquellos que mencionamos antes, hacen seguimiento y se encargan de hacer cumplir las normativas.

Para que tengas una mejor idea sobre las obligaciones para los hoteles, te compartimos la siguiente lista con información detallada:

Obligaciones tributarias de los hoteles en Ecuador:

• Impuesto a la renta.

• Impuesto al Valor Agregado – IVA.

• Impuesto a consumos especiales.

• Anexos transaccionales.

• Declaración patrimonial.

• Anticipo de impuesto a la renta.

• Declaración de impuesto a la renta.

• Retenciones en la fuente por impuesto a la renta.

Permisos con los que deben contar los hoteles en Ecuador:

• Rótulos correspondientes y publicidad exterior.

• Licencia de funcionamiento de turismo.

• Permiso sanitario.

• Certificados de salud de los empleados.

• Licencia ambiental.

• Registro de actividad turística.

Obligaciones patronales para hoteles de Ecuador:

• Presentar planilla de pago.

• Uniformes para el personal.

• Remuneraciones a empleados.

• Aportes de seguro social a empleados.

• Repartir 10% por servicio.

• Presentar planilla pago 15% utilidades.

• Presentar Panilla de Pago 10% Servicio.

• Aplicar el porcentaje correspondiente a discapacitados en nómina.

• Fondos de reserva.

• Pagar 15% utilidades a empleados.

Estos elementos que te mencionamos, son las obligaciones es tributarias y fiscales indispensables para un hotel. Es clave contar con todos ellos para no incurrir en multas, sanciones o, incluso, cierre del establecimiento.

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