Hacer seguimiento de los diferentes procesos que se gestionan en una empresa permite evaluar el desempeño, identificar mejoras y accionar. Así, es posible evitar problemas que afecten la producción.

Debido a lo anterior, es indispensable establecer protocolos de registro, medición y control en cada tarea.

Garantizar lo mencionado anteriormente, puede ser una labor demandante, pero no imposible con el adecuado procedimiento. BPM contribuye a este objetivo, ya que su enfoque está pensado precisamente en la optimización de cada tarea.

Si deseas saber qué significa BPM y cómo funciona, quédate hasta el final de este artículo.

¿Qué es BPM?

BPM son las siglas de Business Process Management, en español, BPM significa Gestión de Procesos de Negocio. En cuanto a su definición, BPM se trata de un enfoque metodológico aplicado a los procesos de una empresa.

Al implementar BPM en una empresa, se busca identificar la información de valor de cada proceso para determinar si se requieren mejoras. La finalidad, es tomar acciones puntuales para obtener mejores resultados.

Este proceso de perfeccionamiento se realiza de forma repetitiva y periódica. El objetivo, es perfeccionar al máximo cada proceso para aumentar la eficiencia. Al pasar el tiempo, este protocolo será altamente beneficio para la empresa, ya que se busca una mejora continua.

Importancia de BPM para las empresas de Ecuador

Optimizar los procesos que se ejecutan en una empresa es clave para asegurar buenos resultados. Si bien las mejoras individuales son efectivas, es necesario tener una visión transversal para comprender que cada tarea forma parte de una unidad.

Si algo falla dentro de una integración, es inevitable que se vean afectados los resultados generales. ¿Por qué? Piensa que cada engranaje cumple una función en cadena, y si una sola no se ejecuta correctamente, es imposible cumplir con los objetivos.

Imagina que en una empresa no se realiza el correcto seguimiento del stock disponible. Por tanto, la gestión de inventarios está presentando fallas. Un cliente realiza la compra de un producto no disponible, y la entrega no se puede realizar a tiempo.

En consecuencia, se ve afectado el proceso de venta y despacho de productos. Además, se suma una mala experiencia a un cliente, dificultando, o evitando, la fidelización.

Este tipo de situaciones se suele presentar con frecuencia, a pesar de ser aspectos sencillos de corregir. Las prácticas BPM contribuyen a identificarlas y aceleran esos ajustes necesarios en los procesos. He ahí su importancia.

Beneficios de BPM

Implementar prácticas BPM contribuye enormemente a la obtención de buenos resultados en los procesos de una empresa. En este apartado, te detallamos sus ventajas más relevantes.

• Mejora la eficiencia de los procesos

Este primer beneficio es, sin lugar a dudas, el más destacable del BPM. No es para menos, ya que la posibilidad de aumentar la efectividad de cada proceso en una empresa es la clave de su crecimiento.

• Reducción de costos

Eliminar costos innecesarios y reducir las pérdidas es uno de los puntos que se deben trabajar constantemente en un negocio. El BPM contribuye en gran medida a lograrlo.

Además, al trabajar un enfoque integral se aseguran buenos resultados a nivel general en toda la compañía. Es decir que, se evalúan todos los aspectos, tanto en gestión y operatividad, como financiamiento y planeación presupuestal.

• Aumento de la satisfacción del cliente

Asegurar un excelente servicio al cliente es uno de los pilares para fidelizar a tus compradores y garantizar buenos resultados en ventas. La mejor forma de lograrlo es contar con:

– Una estrategia bien estructurada.

– Aplicar buenas prácticas.

– Apoyarse en herramientas tecnológicas.

Abarcar los 3 puntos mencionados anteriormente puede implicar un reto; por lo que se recomienda contar un enfoque adecuado. El BPM contribuye a la integración de estas acciones y ayuda a encaminar los pasos a seguir.

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• Mejora la calidad de los servicios a nivel general

Ofrecer una experiencia que destaque por la calidad hace que los clientes generen recordación y asocien la marca con emociones positivas. Poder cumplir con estándares competitivos en este sentido requiere atención al detalle en cada proceso.

Al contar con BPM, se asegura un mejor desempeño en cada tarea, haciendo posible garantizar la calidad en los servicios o productos que se ofrecen. Al mismo tiempo, es posible brindar una experiencia más agradable y satisfactoria a los clientes.

• Mayor innovación

No es un secreto que las propuestas que marcan la diferencia son las más impactantes. Esto mismo sucede en los mercados, un ejemplo claro son los productos y servicios que ofrecen soluciones o usabilidades únicas. Estas, son las más deseadas por los consumidores, lo que promete mayor éxito.

Por eso, un sistema que asegura mejoras continuas es un apoyo fiable para la innovación. La naturaleza del BPM cumple con este objetivo, en parte, porque garantiza una búsqueda e implementación constante de nuevas acciones para alcanzar el perfeccionamiento.

¿Cómo se aplica el BMP en los negocios?

Si estás pensando en aplicar las prácticas BPM en tu negocio necesitas trazar un plan guía. En este proceso, se deben evaluar los puntos que se desean mejorar con mayor urgencia.

Por otra parte, es necesario pensar en la adaptación, en donde se contemplan los cambios que vendrán. Asimismo, se debe pensar en el personal, es decir, si son necesarias capacitaciones y cursos.

A continuación, te contamos los pasos que puedes seguir para implementar el BPM.

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1. Identificación de oportunidades de mejora

En el primer paso lo ideal es pensar en los procesos que con mayor urgencia requieren mejoras. Debes hacer seguimiento a las tareas de cada área y evaluar en cuáles se han presentado fallas, errores, retrasos o incumplimiento de objetivos.

2. Diseño de procesos más eficientes

Al tener claro qué procesos requieren mejoras, será momento de investigar y determinar qué prácticas o herramientas se implementarán para optimizar los resultados. Por ejemplo, hacer un registro más detallado, automatizar tareas o buscar herramientas tecnológicas de apoyo.

3. Implementación de cambios

Una vez tienes claras las nuevas prácticas en tus procesos, es momento de accionar. Para tener una idea más clara de todo el proceso trabajaremos un ejemplo sencillo:

Un restaurante ha presentado problemas con el cumplimiento de sus obligaciones fiscales los últimos dos años. Esto, debido a que no se lleva un correcto registro de las transacciones diarias.

Al aplicar las prácticas BPM, se ha decidido que la mejor solución es automatizar los procesos de ventas. Para ello, han pensado en un sistema POS, un software que lleva el registro de las transacciones de forma automatizada.

Lo mejor, es que existe la posibilidad de integrar otros sistemas, como los softwares contables. Estos, ayudarán a trabajar de forma más eficiente las obligaciones fiscales y tributarias. A futuro, pueden ser puntos a contemplar para seguir optimizando los procesos.

Como puedes ver, un BPM en una empresa significa la evaluación y acción para la mejora de procesos. Al pasar el tiempo, lo ideal es haber perfeccionado todos los procesos, para después buscar la innovación.

Es importante destacar que las herramientas tecnológicas son un aliado ideal, ya que agilizan los procesos y aumentan la efectividad, y reducen el margen de error. Si buscas buenas opciones, te invitamos a conocer el catálogo de Siigo|Contífico, en donde encontraras sistemas de automatización de procesos administrativos y contables altamente competitivos.

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