04 Ago Cierre de caja: concepto y prácticas esenciales

Los procesos financieros se deben realizar de forma minuciosa en las empresas de todo tipo con el objetivo de mantener un registro efectivo y fiel a la actividad que se realiza día a día. Uno de estos procesos y, que resulta de suma importancia para asegurar una contabilidad eficiente, es el cierre de caja.

En esta oportunidad, te contamos de qué se trata, cómo funciona y por qué es tan importante. No dejes de leer.

¿Qué es el cierre de caja?

El cierre de caja es un importante procedimiento para el ámbito financiero que permite finalizar y reconciliar las diferentes transacciones que se realizan en un periodo de tiempo específico. Por lo general, se realiza al final del día; sin embargo, también se trabajan tiempos más extensos, como semanal o mensualmente.

Para tener completamente claro qué es cierre de caja es necesario entender su importancia y tener claros los cuidados con los que se debe realizar esta tarea. A continuación, te contamos todo esto y más.

Importancia del cierre de caja

Si has llegado hasta acá, es porque seguramente te has preguntado cuál es la importancia del cierre de caja, y no es para menos, puesto que, en términos contables y financieros, se le hace mucha mención. Además, es un proceso que deben realizar todo tipo de empresas.

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Para tener una mejor noción sobre la importancia de realizar el cierre de caja, te contamos algunas de principales razones por las que no debes pasar por alto este proceso:

• Tendrás control del dinero.
• Detectas errores y fraudes.
• Mayor precisión en los registros financieros: realizar el cierre de caja diario tendrás un registro confiable.
• Tomas decisiones basándote en información confiable.
• Conoces el rendimiento de tu empresa.
• Cumples con las responsabilidades legales y fiscales.

¿Quiénes deben realizar cierre de caja?

El proceso de cierre de caja requiere entero conocimiento del sistema utilizado en el establecimiento o empresa. Por lo general, se cuenta con un personal capacitado o profesional contable, normalmente los encargados son:

• Cajeros: al ser quienes procesan las ventas, es común que se les delegue esta tarea.
• Personal de finanzas: algunas empresas cuentan con un área especializada estos asuntos.
• Contadores: los profesionales en contaduría que se encargan del cierre de caja.
• Administradores: al estar a cargo de los puntos de venta suelen ser quienes realizan este proceso.

¿Cómo se realiza el cierre de caja?

El proceso de cierre de caja no presente muchas variaciones en las diferentes empresas o establecimientos. Las diferencias se suelen presentar en los protocolos de seguridad y sistemas de tecnología que se usan.

En términos generales, los pasos para realizar el cierre de caja en el sistema financiero son:

1. Registro de ventas

Tal y como su nombre lo indica, se trata de un registro, por lo general diario, en el que se consigan los detalles de cada transacción realizada por las ventas. El registro se puede trabajar en documentos físicos o a través de un sistema de software, dependiendo de cómo opere la empresa o establecimiento.

2. Registro de ingresos adicionales

Identificar los ingresos adicionales es indispensable para llevar un registro del dinero que no viene de las ventas, por ejemplo, de propinas, servicios adicionales u otros factores.

3. Registro de gastos

El registro de gastos se debe realizar de forma precisa y con detalle, ya que te dará una visión clara y completa de tus finanzas. A futuro, te permitirá tomar mejores decisiones para la estabilidad financiera de tu empresa.

4. Resta los gastos de los ingresos

Teniendo definidas las cifras de los ingresos totales y los gastos generados, vas a tomar los gastos y les restas lo ingresos; de esta forma conseguirás el monto total de las ganancias de ese día o el periodo de tiempo definido para hacer cierre de caja.

5. Arqueo de caja

Esta es una parte relevante en el cierre de caja, ya que se basa en contar el dinero, tanto en efectivo como en otros medios de pago. Esta tarea se realiza para rectificar que la información registrada coincida con el saldo total.

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6. Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es un proceso que te permite asegurar que los registros contables realizados coincidan con los datos bancarios y verificar que no haya diferencias entre los registros y los saldos.

Para realizar la conciliación bancaria solamente debes comparar tus registros del día, o del tiempo estimado para realizar el cierre de caja; con los movimientos bancarios.

Al final, la intención principal del cierre de caja es garantizar que el dinero que ingresó sea exacto a la información registrada, por eso es tan imprescindible realizar la consignación de cada dato de forma precisa y detallada en el libro o registro de caja.

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