02 May Control interno: fundamentos e importancia

Establecer normas de control interno dentro de una empresa es clave cuando se trata de mantener el orden en cada tarea. Esto es indispensable para garantizar que cada proceso se realice adecuadamente y así, se cumplan los objetivos.

Es por esto que, en la gestión administrativa de toda empresa, es necesario implementar controles internos. Pues estos, aumentan las probabilidades de éxito en cada proceso, permitiendo mayor crecimiento y expansión.

¿Qué son los controles internos?

En el mundo empresarial, los componentes del control interno cumplen un importante rol en la estructura de una organización. Esto, se debe a la estabilidad y confianza que ofrece en cada tarea, dando mayores garantías a las operaciones.

Los controles internos pueden ser prácticas, políticas y protocolos que aseguran la eficiencia de la gestión organizacional. Además, funcionan como protección de los activos, fortaleciendo la estabilidad financiera ante situaciones adversas.

Las medidas que se toman dentro del marco de los controles internos, permiten distribuir las funciones de forma más organizada. Gracias a ello, es más factible cumplir los protocolos de aprobación y seguimiento, promoviendo la transparencia.

Al momento de estructurar controles internos en una empresa, es fundamental tener claras las políticas que se van a instaurar. Este, es un paso vital, ya que permite identificar y cubrir las necesidades actuales de la compañía.

Fundamentos de un control interno efectivo para las empresas

Implementar normas internas con bases sólidas es algo esencial en las empresas, ya brindan estabilidad y salud financiera. Esto se debe a que cumplen un papel normativo, el cual garantiza integridad operativa y seguridad financiera.

Para lograr su objetivo, los controles internos deben tener garantizar ciertos fundamentos principales, los cuales son:

• Marco normativo y regulatorio: una visión global

Contar con un marco normativo al interior de las empresas es una medida imprescindible para garantizar y dar legitimidad a la estructura de la compañía. Gracias a las normas que se instauran a nivel organizacional, se rigen políticas que trazan un camino para los colaboradores.

Además, las reglas que se implementen deben velar por cumplir las normativas y leyes que se establecen a nivel gubernamental. Su objetivo es cerciorarse de que todos los procesos que se realizan en la empresa se alinean con la ley.

Es importante que las políticas al interior de una empresa estén en equilibrio con las leyes gubernamentales. De esta manera se asegura el cumplimiento de las políticas y obligaciones de las empresas.

• Principios básicos del control interno

Otro de los fundamentos básicos de los controles internos de una empresa, son los principios que los rigen. Tenerlos claros y aplicarlos es fundamental para una correcta estructuración de las funciones, al igual que la constitución de los pilares de las políticas organizacionales.

Los principios funcionan como pilares en el marco de un control interno, por eso, te compartimos cuales son, para que los apliques a tu negocio:

Estructuración de funciones

La estructuración de funciones es, básicamente, la división de las transacciones, informes y auditorías. El objetivo es evitar las acciones fraudulentas.

Ambiente de control

Se trata de implementar medidas que restrinjan el acceso a la información contable y financiera. Los sistemas de seguridad más comunes suelen ser contraseñas, confirmación en dos pasos y configuración de usuarios.

Seguimiento de activos

El seguimiento de activos se trata del recuento de los activos, como efectivo, dinero en cuentas bancarías, materias primas e inventarios. Este proceso, requiere de la comparación y rectificación de forma manual, de esta forma habrá mayor certeza de la información obtenida.

Competencia y efectividad

Asegurar la efectividad de las normas internas es clave para el éxito de la empresa. Por ello, es indispensable que se tracen objetivos que garanticen el cumplimiento de las políticas.

Sistema de documentación para datos financieros

Contar con un sistema de documentación para la gestión financiera contribuye a una mejor contabilidad. Gracias a ello, los procesos internos se ven beneficiados, lo que repercute de manera positiva en los aspectos crediticios, de inversión y fiscales.

Gestión contable adecuada

La contabilidad es la columna vertebral de una empresa, ya que influye de manera transversal en todos los procesos. Por tal motivo, se hace necesario contar con un sistema que garantice la correcta ejecución de las tareas.

Una de las mejores alternativas para una gestión contable adecuada, es implementar un sistema de automatización. Estas herramientas se encargan de tareas repetitivas, almacenamiento y protección de datos, emisión de informes, facturación y más.

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¿Para qué sirve un sistema de control interno en las empresas?

Las funciones de un sistema de control interno cubren factores vitales en una empresa. Puesto que garantizan el cumplimiento de normativas, asegurando resultados satisfactorios.

A continuación, te mencionamos las principales funciones de un sistema de control interno:

• Protección de los activos de la empresa

Los controles internos en una empresa protegen los activos de una empresa, desde el efectivo y cuentas bancarías hasta los inventarios, equipos y propiedad intelectual.

• Brinda fiabilidad e integridad a la información financiera

Un adecuado sistema de gestión de la información es imprescindible para garantizar precisión y confianza en los datos que se registran y almacenan. Así se proporciona seguridad al interior de la empresa, a los clientes y proveedores.

• Cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes

Al tener protocolos para los procesos que se alinean con las leyes, es más sencillo cumplir con las obligaciones y normativas fiscales. Así las empresas evitan inconvenientes con las autoridades y entes de control.

• Promueve la eficiencia operacional

Los controles internos facilitan la estandarización de los procesos, permiten identificar mejoras y corregir errores. En consecuencia, se logra aumentar la eficiencia y productividad, lo que impacta de forma positiva los resultados y la competitividad.

Auditoría vs control interno: diferenciaciones claves

Si bien las auditorías y los controles internos cuentan con conceptos que los relacionan, son procesos completamente diferentes. En la siguiente tabla te contamos cuál es el alcance del control interno y las auditorías, su objetivo y enfoque.

Componentes clave del control interno

Tener presentes los componentes claves de un sistema de control interno efectivo es fundamental para asegurar la integridad operativa y financiera. Acá, te contamos cuales son para que los tengas presentes:

• Evaluación de riesgos: identificación y administración

Este es un componente esencial para identificar y gestionar las amenazas potenciales de una empresa. En el proceso, se deben evaluar los aspectos de la empresa para diseñar controles internos efectivos.

Después, es necesario implementar parámetros en la gestión administrativa para garantizar el cumplimiento de los controles establecidos.

• Actividades de control: políticas y procedimientos efectivos

Las políticas y procedimientos que se establecen al interior de una empresa buscan mitigar los riesgos que se identifican. Así, es posible garantizar el cumplimiento de los objetivos trazados para el crecimiento.

Los controles preventivos se diseñan para proteger los activos y asegurar que la información financiera sea precisa. Gracias a esto, será más sencillo promover la eficiencia operativa y la transparencia en todos los equipos de trabajo.

• Información y comunicación: pilares para un control adecuado

La información y la comunicación son pilares esenciales para un sistema de control interno de una empresa. En gran medida, porque garantizan fluidez en la entrega de datos, lo que permite accionar de forma oportuna.

Proporcionar canales efectivos de comunicación será de gran ayuda en diversos aspectos, desde la distribución de políticas hasta la capacitación del personal. Todo esto, en el marco de las políticas y sistema de control interno.

• Supervisión o monitoreo: mejora continúa

Implementar un sistema de supervisión es una medida administrativa que permite hacer seguimiento a los procesos operativos. El objetivo, es hacer seguimiento a las tareas y realizar evaluaciones periódicas, así se garantiza un adecuado cumplimiento de los controles.

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Modelos del control interno más influyentes

Al momento de establecer normas de control interno de tu empresa, puedes inclinarte por varios modelos. Actualmente, existen diferentes opciones y puedes basarte en uno o varios para diseñar tus políticas.

• Modelo COSO: estructura integrada

El modelo fue desarrollado por el Comité de Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), a esto se debe su nombre. Este modelo establece un marco integral que se compone de cinco componentes:

– Ambiente de control

– Evaluación de riesgos

– Actividades de control

– Supervisión

– Información y comunicación

• Modelo COCO: criterios orientado

Este enfoque fue desarrollado por el Instituto Holandés de Contadores Públicos para el control interno. Su enfoque son las bases para los criterios que se deben tener en cuenta al momento de planear e implementar el control interno.

• Modelo Cadbury: enfoque práctico

Este modelo funciona como un marco de referencia para el control interno y el gobierno corporativo. Su origen, se remonta a la Inglaterra de 1980, cuando se dieron una serie de escándalos financieros y de gobernanza corporativa.

En consecuencia, se desarrolla el Modelo Cadbury en 1992, cuya finalidad es velar por la transparencia de cada proceso organizacional. A groso modo, este modelo consta de los siguientes aspectos:

– Se enfoca la cultura de control interno y una buena gobernanza corporativa.

– Aboga por la independencia y la competencia de los directores.

– Vela por la divulgación y transparencia de la comunicación respecto a la información financiera y de gobernanza corporativa.

– Promueve la implementación de procedimientos para revisar y evaluar el sistema de control interno y las decisiones corporativas.

– Reconoce el papel de los auditores externos para la evaluación del sistema de control interno y funcionamiento de las organizaciones.

Herramientas digitales para fortalecer el control interno de tu negocio

Ahora que ya tienes claro para qué sirve el sistema de control interno, sabes que implementarlo de manera efectiva en las empresas es un reto que requiere apoyo. Específicamente, de herramientas tecnológicas que faciliten la gestión de las diferentes tareas y supervisión de políticas.

El mercado actual tiene claras las necesidades de las empresas, por eso, se han desarrollado herramientas de automatización. Siigo Contífico es un proveedor de estas soluciones, pionero en el sector y con las mejores opciones.

¿Qué ofrece Siigo Contífico?

Contamos con una serie de soluciones integrales que contribuyen al cumplimiento de políticas internas y con las normativas legales. A continuación, te las mencionamos:

– Software de Facturación Electrónica

– Sistema Contable

– Sistema POS

Cada servicio te ofrece automatización de tareas, operatividad 100% en la nube, estrictos protocolos de seguridad, asesoría para siempre y más.

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