05 Oct ¿Qué tipos de factura existen?

En Ecuador se utilizan diferentes tipos de factura y, aunque todas cumplen con la función de soporte de compra o venta, cada una cuenta con diferentes características que permiten ser utilizadas en situaciones específicas. En esta oportunidad te contamos los detalles sobre las principales facturas que se utilizan.

Tipos de facturas y sus características

1. Factura electrónica

Las facturas electrónicas se trabajan de forma digital y funcionan como un documento de registro y formalización de una transacción entre un vendedor / proveedor y cliente. Al ser un archivo digital, es generada, almacenada y gestionadas en formato electrónico, facilitando los diferentes procesos contables y fiscales que deben realizar los contribuyentes.

Dentro de sus principales características desatacan las siguientes:

• Son archivos que se crean y almacenan en formato electrónico, como PDF, XML o incluso en formatos específicos para sistemas de contabilidad y facturación.
• Al ser documentos electrónicos, es posible enviarlos a través de correo electrónico, portales web, plataformas y sistemas de forma sencilla.
• Su autenticidad se puede comprobar a través de firmas digitales, las cuales pueden ser implementadas a través de sistemas especializados en facturación electrónica.
• La facturación se vuelve un proceso automatizado, lo que facilita y optimiza las labores contables, reduciendo tiempos y costos.
• Los sistemas de facturación electrónicas suelen estar regulados por las normativas de las autoridades fiscales de cada país, por lo que implementarlos te asegura el cumplimiento de tus obligaciones como contribuyente.
• Las facturas electrónicas cuentan con un almacenamiento más seguro, ya que cuentan con controles de acceso e incluso copias de seguridad.

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2. Factura simplificada

La factura simplificada es un documento que se utiliza en ciertos casos, especialmente en transacciones comerciales donde las ventas son al detal o cuando se puede aplicar un proceso de facturación sencillo. Sus principales características son:

• No es necesario registrar información exacta sobre los productos o servicios vendidos, es suficiente con datos básicos como la fecha, precios, identificación de comprador y vendedor.

• El número único de factura no es requerido.

• Suelen ser utilizadas en transacciones de bajo valor.

3. Factura de venta

Las facturas de venta, también conocida como factura ordinaria o comercial, cumplen la función principal de este tipo de documento: registrar transacciones de compra o venta; sin embargo, se diferencia en que debe tener datos exactos respecto a los movimientos, en parte porque es requerida en los procesos contables y fiscales.

Las características por las que destacan las facturas de venta es la información que debe registrarse. A continuación, te decimos cuál es.

• Encabezado de la factura:

– Incluye los nombres y datos como dirección y datos de contacto del vendedor y comprador.

– Número único de factura.

– Fecha de emisión.

– Condiciones de pago, como plazos, métodos de pago, etc.

• Descripción de los productos o servicios adquiridos:

– Detalles de los bienes o servicios vendidos: cantidad y precio unitario.

– Descripción de los productos o servicios.

– Código o referencia del producto

• Totales:

– Subtotal, que es derivado de la suma de los precios unitarios según la cantidad adquirida.

– Impuestos

– Descuentos en caso de que aplique

– Total a pagar, que sería la suma del subtotal más impuestos y, si aplica, la resta de los descuentos.

• Información adicional:

– Términos y condiciones de la venta.

– Número de orden de compra.

– Datos bancarios para realizar el pago, si es necesario.

– Firma del vendedor o responsable.

– Datos de contacto del vendedor/empresa.

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4. Factura proforma

Las facturas proforma son utilizadas como parte de un proceso de formalización de la venta, es decir, se hace antes de concretar la transacción. Su objetivo es proporcionar información sobre los costos del producto o servicio, proporcionando una cotización al posible comprador.

Sus características a destacar son:

• Debe contener toda la información de una factura de venta, tales como datos de vendedor y comprador, descripción de los productos o servicios en cuestión, costos e impuestos.

• Cuenta con un número de factura, el cual permite identificar la cotización en caso de que se llegue a ejecutar la compra.

• Si se considera necesario, es posible anexar una sección donde se especifiquen los términos y condiciones de la cotización. Por ejemplo, descuentos vigentes que son válidos hasta cierta fecha y después no aplicarían.

• Es de gran ayuda cuando los compradores buscan evaluar presupuestos y encontrar la mejor opción.

• No es un documento con valor legal, por lo que no se utiliza en procesos fiscales ni contables.

5. Factura rectificativa o de corrección

Una factura rectificativa es un documento al que se recurre cuando se deben hacer correcciones en una factura que se emitió anteriormente. Resulta de gran ayuda cuando se cometen errores e los datos registrados sobre una transacción; para conocer más a detalle sobre este documento, te contamos sus principales características:

• Requiere realizar una referencia de la factura original a corregir. Dentro de los datos que se deben incluir se encuentra el número de la factura original, la fecha de emisión, datos de vendedor y comprador.

• La factura rectificativa especifica la causa por la que se está haciendo la corrección. Además, se deben resaltar los datos que se ajustaron, como productos, referencias y costos.

• Los valores totales se deben rectificar y ajustar según corresponda.

• Se debe colocar fecha rectificativa, es decir, la fecha en la que se realizó la factura rectificativa.

• Es necesario colocar la información de identificación fiscal del vendedor y del comprador.

• Este tipo de factura tiene valor fiscal, por lo que debe cumplir con todas las regulaciones que exigen las autoridades.

6. Factura recapitulativa

La factura recapitulativa es de gran utilidad cuando se requiere agrupar varias transacciones a un mismo comprador o vendedor. Destaca por las siguientes características:

• Esta factura solo se puede realizar cuando se agrupan transacciones del mismo mes fiscal.

• Tiene validez fiscal, por lo que debe cumplir con todos los requisitos que exige la ley.

• Dentro de la factura, se debe colocar una descripción de las operaciones que se agrupan.

Estos son los diferentes tipos de facturas que se utilizan con mayor frecuencia al momento de registrar transacciones de compra o venta. Cada uno cumple con diferentes variaciones en su función, también pueden ser necesarias en casos específicos; lo ideal es que instaures el sistema más efectivo para tu empresa o negocio y lo gestiones correctamente.

Recuerda que es primordial cumplir con las regulaciones impuestas por las leyes y autoridades fiscales, así cumples con tus obligaciones de contribuyente y evitas multas o sanciones. Para apoyarte en este sentido puedes recurrir a herramientas tecnológicas como los sistemas de facturación electrónica, los cuales se alinean a las exigencias del SRI y optimizan los procesos de ventas y contables de tu empresa o negocio.