¿Qué es la firma electrónica?

¿Qué es la firma electrónica?

En este artículo encontrarás todo lo que debes saber acerca de la firma electrónica; qué es, en qué consiste, cómo solicitarla, para qué se usa y mucho más; quédate y no dejes escapar ningún detalle.

¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica es el soporte que certifica y avala tu identidad y tienen la misma validez de la firma manuscrita, puesto que legalmente esta bajo el amparo de la Ley de Comercio Electrónico. Además, es una forma de realizar tu firma en tus comprobantes de manera automatizada a través de un software determinado.

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Una de las facilidades que ofrece la firma electrónica es que puedes enviar cualquier tipo de documento que requiera de tu firma vía online, así evitas el traslado de documentos. Esto es particularmente útil para tramitar compras públicas, registros sanitarios, contratos, importaciones y exportaciones. También eliminamos el uso de papel, aportando ecológicamente a nuestro planeta.

¿En qué consiste la firma electrónica?

Consiste en un conjunto de información electrónica (códigos) que permite te identificar de manera eficaz y sin posibilidad de errores la identidad de la persona así como, asegurar la veracidad del documento firmado debido a que previene alteraciones, suplantaciones del mismo o identidades falsas.

¿Cómo solicitar o renovar tu firma electrónica?

Solicitar o renovar tu firma electrónica es un proceso sencillo que no te tomará demasiado tiempo, acá te indicamos cómo hacerlo:

  1. Ingresa a https://www.eci.bce.ec/
  2. Busca la pestaña ‘Firma Electrónica’ y haz clic allí
  3. Elige el proceso a realizar (Solicitud de Certificado o Renovación de Certificado)
  4. Completa el formulario en línea y adjunta los requisitos en formato PDF
  5. Una vez aprobada la solicitud, dirígete a Dirección General de Registro Civil, módulo Identificación y Cedulación (recuerda que debe ser en la ciudad donde solicitaste el servicio)
  6. Realiza el pago en la ventanilla mencionada anteriormente
  7. En tres días hábiles (laborales) podrás reclamar tu certificado.

Cuál es el certificado digital de firma electrónica

El certificado digital es equivalente a la firma tradicional. Este se realiza mediante programas electrónicos y tiene la misma validez que la firma que se realizada a mano. Adicionalmente, da cuenta, de la identidad del firmante. y permite un mejor desempeño de la digitalización de las actividades económicas y documentales, potencializándolas en la web.

Con este certificado puedes:

  • Firmar documentos en PDF y formato Microsoft Office
  • Realizar Facturación electrónica, en websites válidos como el SRI y Contífico, marca del Grupo Siigo.

Para qué se usa la firma electrónica

Ahora que sabes en qué consiste la firma electrónica te mostraremos lo innovador y práctico que resulta el uso de la misma, agiliza odos tus trámites:

  • Para firmar contratos y autorizaciones
  • Realizar Facturación Electrónica.
  • Firma de correos electrónicos
  • En general, es utilizada para firmar online cualquier tipo de documento

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Qué ventajas tiene el uso de la firma electrónica para las empresas

Entre las principales ventajas de usar la firma electrónica se encuentran:

100% Segura

Con la forma digital no tienes que preocuparte por posibles alteraciones o acciones fraudulentas, pues los documentos firmados electrónicamente no pueden ser modificados gracias a su sistema de protección digital.

Confidencialidad y confianza

La información estipulada en el documento que firmas electrónicamente sólo se conocerá por las personas que intervienen en el trámite que estás realizando.

Nada mejor que el ahorro

Cuando tomas la decisión de optar por la firma electrónica en tu empresa, estás dándote la oportunidad de ahorrar casi un 80% en tus procesos; debido que al cambiar el papel por la firma digital minimizas, en gran medida, costos por impresión, archivo y envío.

Tu cliente tendrá una mejor experiencia de usuario

Con la firma electrónica mejorarás tu servicio al cliente permitiéndole que el proceso de adquisición de bienes y servicios sea mucho más dinámico y pueda realizarlo desde cualquier lugar en el que se encuentre , logrando así que prefiera tu marca.

Protección del medio ambiente

Al no ser necesario el papel reduces notablemente el impacto ambiental a causa de la producción de CO2 y la tala de árboles. Además, aumentas la productividad de tu empresa.

Qué relación hay entre Firma electrónica y facturación electrónica

Existen empresas que han empezado a facturar electrónicamente , sin embargo, para hacerlo, son necesarios algunos requisitos, por ejemplo, la firma digital es uno de ellos. Todas las facturas electrónicas deben tener una firma digital vigente, esto permitirá, mantener un control detallado de seguridad, legalidad y autencticidad.

Ten en cuenta que resulta fundamental que para aplicar la firma o certificado digital a la factura electrónica debes contar con un software de facturación que se encargue de generar todas las facturas con este requisito.

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Es importante que establezcas si vas a facturar con un software propio o contratando los servicios de un proveedor tecnológico, ya que algunos te ofrecen la posibilidad de adquirir el certificado digital desde el mismo programa, pero en otros casos deberás adquirirlo por tus propios medios.

Cómo validar si la firma electrónica de un documento es válida

Para verificar si la firma electrónica es valida, el contribuyente-emisor debe generar el archivo en formato XML del comprobante electrónico que quiere emitir, firmarlo y enviarlo al SRI; la entidad lo revisa y autoriza si comprueba que todo está en orden regresándolo al emisor; si por el contrario existen inconvenientes, el SRI hace devolución del documento con la exponiendo el error.

Una vez solucionados los inconvenientes, el contribuyente – emisor estará en la obligación de tomar el archivo XML autorizado y convertirlo en el RIDE para luego enviarlo por correo al comprador o al persona que adquirió el servicio, según sea el caso.

Hay distintas entidades que pueden certificar una firma electrónica, y nosotros somos una de ellas. ¡Adquiere tu firma con nosotros! Va de la mano con nuestro sistema contable Contífico, una herramienta que te muestra el flujo exacto de dinero circulando en tu empresa, almacena tus facturas en la nube, lleva cuenta de tus gastos y ganancias, e incluso permite pagar tus impuestos, todo desde tu celular o computadora. 
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