Cómo solicitar la firma electrónica

¿Qué es la firma electrónica?

¿Has escuchado hablar sobre la firma electrónica? En este artículo te explicamos todo lo que tienes que saber de este concepto: qué es, en qué consiste y cómo solicitarla. Además, te contamos las ventajas de usarla para simplificar tu trabajo. ¡Quédate y no dejes escapar ningún detalle!

Tabla de contenido

¿Qué es una firma electrónica?

 

La firma electrónica es un archivo digital que contiene los datos necesarios para certificar la identidad del titular y que puede utilizarse para firmar documentos electrónicos, ya que tiene los mismos efectos jurídicos y validez legal de la firma manuscrita.

En Ecuador, se define de acuerdo con la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, como el conjunto de datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que pueden ser utilizados para identificar al titular e indicar que este aprueba y reconoce la información allí contenida.

Si tienes un negocio, esta herramienta resulta particularmente útil para agilizar todos tus trámites online: desde compras públicas y gestión documental hasta la emisión de facturas y envío de correo electrónico.

 

Características de la firma electrónica

 

La firma electrónica debe cumplir con las siguientes características:

  • Identidad. Permite verificar y confirmar la identidad del emisor
  • Integridad. Para evitar que la información contenida en el documento electrónico se modifique luego de su firma
  • No repudio. El firmante no puede negar en ningún caso que ha firmado el documento
  • Confidencialidad. Solo el receptor puede leer el contenido del documento
  • Validez. Al estar amparada por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos
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¿Cómo verificar la validez de la firma electrónica?

 

Es muy importante dar la validez a las firmas electrónicas en los documentos emitidos, para que el receptor tenga certeza de su integridad y autenticidad. Para hacerlo, ten en cuenta que, según la ley, la firma debe cumplir las siguientes condiciones:

  • Debe ser de carácter individual, es decir, que debe identificar al firmante exclusivamente
  • Ser fácilmente verificable mediante los dispositivos de comprobación establecidos por esta ley y sus reglamentos
  • El método de creación y verificación utilizado debe ser confiable, seguro e inalterable, con esto, si la información del documento cambia, la firma quedará invalidada
  • Los datos con los que se crea la firma quedarán bajo control del titular

 

Si quieres saber más sobre cómo comprobar la validez de tus comprobantes físicos ante el SRI, te recomendamos leer este post.

 

¿Qué es el certificado de firma electrónica?

 

El certificado digital es el mensaje de datos que certifica el vínculo de una firma electrónica con el firmante, además de contener la información necesaria para firmar electrónicamente e identificar a su propietario con sus datos: nombre, claves (privada y pública), número único de serie, fechas de emisión y expiración, entre otros.

Este certificado lo puedes obtener en las diferentes entidades de certificación autorizadas por la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones (Arcotel).

El certificado de firma electrónica puede ser almacenado en dos tipos de contenedores: token y archivo. A continuación, te explicamos en qué consiste cada uno.

  • Archivo: se trata de un formato .P12 que se puede descargar en un servidor o en computador para realizar transacciones de forma masiva
  • Token: es un dispositivo USB que contiene la firma electrónica. Es ideal para firmar documentos sin necesidad de una conexión a Internet, brindando mayor dinamismo en las operaciones

 

¿Cómo solicitar o renovar tu firma electrónica?

 

Solicitar o renovar tu firma electrónica es un proceso sencillo y no te tomará demasiado tiempo, aquí te indicamos cómo hacerlo:

Requisitos

Antes de hacer el trámite para solicitar la firma electrónica, tienes que reunir estos requisitos:

Para persona natural necesitas

  • Cédula o pasaporte a color
  • Papeleta de votación actualizada
  • Certificado del Registro Único de Contribuyente (RUC)
  • Última factura de un servicio básico para comprobar la dirección de domicilio

 

Para persona jurídica (representante legal y/o pertenecientes a empresas) requieres

  • Cédula de ciudadanía o pasaporte a color del Representan Legal
  • Papeleta de votación a color actualizada del Representante Legal
  • Nombramiento del Representante Legal inscrito en el Registro Mercantil en formato PDF
  • Constitución de la compañía y Reforma de Estatutos en formato PDF
  • Certificado de RUC completo en PDF

 

En caso de ser funcionario público

  • Cédula o pasaporte a color

 

Paso a paso para obtener la firma electrónica

Luego de reunir los requisitos previos, es momento de continuar con el procedimiento virtual. A continuación, te contamos los pasos a seguir:

  1. Ingresa a la página web del Banco Central del Ecuador https://www.eci.bce.ec/
  2. Haz clic en la opción “Firma Electrónica” ⇒ “Solicitud de Certificado”
  3. Seguidamente, completa el formulario y adjunta los requisitos anteriormente mencionados en formato PDF

Una vez que la solicitud para la emisión de la firma electrónica haya sido aprobada, dirígete de manera personal a las oficinas de la Dirección General de Registro Civil de la ciudad donde solicitaste el servicio para realizar el pago correspondiente y así poder obtener tu firma electrónica.

¿Quieres saber cómo gestionar de forma rápida tu firma electrónica con Siigo|contífico? Te compartimos un post completo con todo lo que necesitas saber al respecto. ¡Haz clic aquí y no dejes de leerlo!

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Cuáles son las ventajas del uso de la firma electrónica para las empresas

Entre sus ventajas más importantes de la firma electrónica, podemos destacar:

Es 100% segura

Con la firma electrónica no tienes que preocuparte por posibles alteraciones o acciones fraudulentas, pues los documentos firmados electrónicamente no pueden ser modificados gracias a su sistema de protección digital.

Brinda mayor confidencialidad a los documentos

La información estipulada en el documento que firmas electrónicamente solo se conocerá por las personas que intervienen en el trámite que estás realizando. Asimismo, con la firma electrónica se garantiza la confidencialidad. El contenido del mensaje solo será conocido por quienes estén autorizados a ello.

Ahorras tiempo y dinero

Cuando tomas la decisión de optar por la firma electrónica en tu empresa, estás dándote la oportunidad de ahorrar casi un 80% en tus procesos; debido a que al cambiar el papel por la firma digital minimizas, en gran medida, costos por impresión, archivo y envío.

Mejoras la experiencia del usuario

Con la firma electrónica mejorarás tu servicio al cliente, permitiendo que el proceso de adquisición de bienes y servicios sea mucho más dinámico y el cliente te elija de nuevo gracias a la facilidad de los procesos, al respaldo que le das en la transacción y la transparencia en tu gestión administrativa.

Proteges al medio ambiente

Al no ser necesario el papel reduces notablemente el impacto ambiental a causa de la producción de CO₂ y la tala de árboles.

Firma electrónica en las facturas: ¿qué es y para qué sirve?

 

Ahora, con la obligatoriedad de la factura electrónica en el país, empresas y profesionales, sin duda, deben adquirir una firma electrónica. Esto garantiza que las facturas electrónicas emitidas son auténticas, que la información contenida no ha sido modificada ni manipulada y que el firmante está identificada correctamente.

Ten en cuenta que llevar este proceso resulta fundamental contar con un proveedor autorizado de software de facturación que se encargue de generar todas las facturas con este requisito. El Sistema de Facturación Electrónica Online de Siigo|contífico, por ejemplo, podrás firmar electrónicamente tus facturas y cumplir con todos los requisitos legales del SRI.

Para conocer más sobre el proceso de Facturación Electrónica en Ecuador y los requisitos para empezar a implementarlo en tu negocio, te invitamos a profundizar con este artículo.

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Son múltiples los documentos que a diario tienes que generar como emprendedor para asegurar el control de tu negocio y respaldar tus operaciones, por eso en Siigo|contífico te apoyamos en el proceso de adquisición de tu firma. ¿Quieres conocer cómo? ¡Recibe una asesoría gratuita haciendo clic aquí!

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